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办公室管理2013.01. 投稿：江儧儨 中央广播电视大学2012-2013学年度第一学期“开放专科”期末考试 办公室管理 试题 一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分） 1．下列情况中，( B .一般文件或图像资料)适宜用传真机发送。 2．请示是文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，向上词 请求批准。下面请求中(C．越级请示)是不当的。 3．以下关于办公室职能的说法，哪一种是正确的 (办公室管理具有集中性和整体性) 4．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？(审查功能) 5．文员如果误拆了非本公司的信，应该( )。 D．在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去 6．办公室人员在社交活动中应选择下列哪项合适的话题？( 有共同利益的话题) A．有共同利益的话题 B．夸耀你我的话题 C．贴己的话题 D．秘密的话题 7．在来信来访业务中，下列情况的信件，( )仍需继续承办。 A．问题复杂，调查处理的时间较长的信件 8．文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是( ) C．什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度 9．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的？( ) C．离开会议室接听电话 10．以下餐巾的使用方法正确的是(用来擦嘴唇嘴角)。 二、判断题（正确打“√”，错误打“×”。每小题1分，共10分） 11．小办公室的配置，打字、复印间应离上司办公室稍远一些。(√) 12.在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。(× ) 13．感谢信、祝贺信或吊唁信最好不用传真机发送。(√ ) 14.代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方粗效，因此文员应仔细核对 出席人数。(√) 15.如果两位来访者均未预约，应该按照先来后到的原则引见给上司。(× ) 16.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被 盗用冒领。(×) 17.上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。。(× ) 18.有效加强印象的说话要点中，应包括先说出结论部分内容。( √ ) 19.文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。(× ) 20.电子文件归档的鉴定，主要是归档前由领导在档案部门的协助下，对归档的电子文 件内容进行鉴定。( × ) 三、简答题（每小题10分，共20分） 21.办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方面？请简要说明。 答：一是为上司服务；二是为组织服务；三是为公众服务。 22.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。（3分） 人工提示系统的做法： 设置基本办公日程表、固定活动日期一览表（1分） 使用提示性备忘录（1分） 准备约会表（1分） 准备特殊提示卡（1分） 准备交往提示文件（1分） 四、设计题（每小题15分，共30分） 23.上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？ 答：(1)接受任务 (2)了解来宾、制订计划 (3)预订食宿 (4)欢迎来宾、商议日程 (5)礼节性拜访、宴请 (6)正式会谈 (7)签订协议书 (8)陪同参观游览 (9)互赠礼品 (10)欢送来宾、接待小结 24.某公司成立不久，业务就非常繁忙，电话不断，上司要求文员小胡设计一个电话记录单。小胡应该怎么设计？ 五、案例分析题I每小题15分，共30分） 五、案例分析题（每小题15分，共30分） 25.新上任的公司职员小马接受领导的指派到机场接一位重要客人，因为是第一次被指 派接受任务，小马特意向领导征询应该注意的事项。考虑到小马刚到单位不久，领导嘱咐小马对客人一定要热情、大方，礼貌方面更应多加注意，小马一一记在心里。见到客人，小马热情地走上前去，大声说着”欢迎、欢迎”，伸手就去接客人的行李，见客人要与自己握手并躲开小马接拿行李的手，才慌忙与对方握手，并执意要帮对方拿行李。来到车旁，顺势将行李放入汽车的行李箱，接着打开副驾驶舱门，引导客人落座，并说：