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现代秘书应具备的公关职能 毕业论文 (中央广播电视大学) 摘要:秘书工作与公关工作的进一步融合，使秘书具备一些公关职能成为一种必要。本文阐述了秘书应具备的公关职能，提出了秘书人员在工作中应注意的事项和应具备的素质和能力，点明了秘书具备公关职能的意义。 一、秘书工作与公关工作在现代社会的融合 当今社会，信息、知识、技术的更新和发展不断加快，经济的全球化、政治的多极化、文化的多元化和信息的网络化成为这个社会的主要特征。人与人之间交往的频繁，社会组织和社会活动的开放化，已成为这个社会的趋势，这种新的变化在慢慢改变着秘书人员的工作模式。秘书不再仅仅是领导的参谋和办事人员，应成为领导全方位的助手，他们工作的范围和对象已经发生了变化，在不同情况下扮演着不同的角色。从工作范围来看，由过去注重内部沟通转为现在注重外部沟通，从而使公共关系作为一种沟通手段走进秘书工作的范围。从工作对象来看，也发生了很大的变化。秘书人员的主要工作对象包括领导者和领导工作所指向的组织和公众。随着我国干部队伍的知识化、年轻化、专业化，许多领导干部从过去习惯于跟着文件转变为“议大事、懂全局、管本行”，更加注重组织的社会形象、知名度和美誉度，从过去习惯依赖上级到具有强烈的合作意识、积极与外部组织建立发展各种横向联系;从习惯于在封闭的圈子里指挥，到“走出去”到社会中了解情况、解决问题等。这就要求社会组织不断增强透明度，加强与公众的沟通。从秘书人员自身来看也发生了变化。秘书角色已具有多重性，不再是单一的中文型、行政型秘书，而是向文理兼备、具备广博的知识、会多种现代化办公技能的、善于处理公共关系的人才型秘书转变。 此外，秘书与公共关系本来就有着天然的联系。从职能上看，沟通、协调组织与各方面的联系是公共关系的基本职责，也是秘书中介作用、协调功能的具体体现。从管理方面看，秘书工作侧重于协助领导进行内部行政管理和文案工作。从性质作用上看，秘书人员和公关人员都是领导在管理和经营活动中的助手和参谋，都是领导者与内部公众、外部公众之间沟通联系的桥梁，都是一个社会组织的“窗口”与“门面”。从人员素养上来看，秘书人员与公关人员有诸多相同相近之处，比如，都注重品德修养，维护组织和公共的利益;都讲究礼仪，有树立公众形象意识;在知识结构方面，都要具备管理学、心理学、广告学、经济学、写作学、传播学等知识基础;在能力结构方面，都要具有调查研究、综合分析、对外联络、组织会议、协助管理等能力。 从秘书工作的变化和秘书与公关的关系可以看出，现代社会，秘书工作已经面临许多新的问题与困难，他们必须承担一部分公关工作，公共关系已经成为秘书人员必须具备的一种工作能力。 二、秘书在工作中应具备的公关职能 (一)沟通信息，为领导建立良好的威信。信息无论是对组织还是对领导，其重要意义是不言而喻的。对组织而言，组织的社会环境是不断变化的，社会组织要适应环境，就必须和周围环境建立广泛的联系，观察预测了解环境的变化，从而及时合理地制定或调整组织的政策和目标，并适时准确地与自己的公众沟通信息，参与各种社会交往活动，创造一个“天时、地利、人和”的社会环境。对领导而言，沟通信息是为领导科学决策提供可靠依据，是领导与社会、群众等各种组织交流的前提，是为领导创造良好形象打基础。秘书人员在工作中沟通信息要注意信息的广泛性，要注重领导与组织内部信息的沟通，更要注重及时了解各类公众对组织和领导机构的态度以及行为的变化，及时了解组织宣传的效果，这样及时发现存在的问题，以便及时改进。 (二)实施传播的职能，增强组织和领导的知名度和美誉度。对社会组织而言，组织之间的竞争日趋激烈，要想在激烈的竞争中立于不败之地，就必须通过公关工作中的传播与宣传，使本组织的优质产品、优良服务、优秀的组织形象得到公众的了解和支持。秘书人员在不同时期，都要协助领导做好本组织的宣传工作，提高本组织的知名度和美誉度。要把组织取得的新成绩、新成果、新工艺和服务的新方式等情况及时地传播给公众、扩大社会影响力，就要适时地策划一些传播活动，比如会展、广告宣传、庆典、座谈会、记者招待会等等。另外要为领导做好宣传工作，树立领导可信、可敬、可亲的良好形象。秘书经常跟随领导组织出席各种会议，参加各种仪式，有时代替领导出席，秘书的仪表、形象代表着领导机关的形象，展示着领导机关的作风。所以，秘书本人应该具备热情的服务态度，良好的精神风貌，得体的言谈举止，规范的礼仪装束。秘书要为领导做好宣传工作。组织的领导，其政绩大小、是非功过，群众是有“知情权、参与权、监督权”的。因此，当领导已经做出了一定的贡献却不为人所知时，秘书应当征得领导和各部门的同意后，组织一些必要的宣传活动，这样公众就会对领导更加理解和支持。 (三)协调关系的职能，使领导与组织内外形