《记录管理控制程序.docVIP

记录管理控制程序 编号： GIT-QP-02 版次： A/0 1.0目的 本程序对质量管理体系所要求的记录规定了标识、收集、编目、借阅、贮存、防护、归档和处理等控制的要求，从而为公司运营进行服务、满足公司产品质量要求和质量管理体系的有效运行提供信息和证据。 2.0适用范围 本程序适用于公司质量管理体系要求的质量记录，质量记录分为业务用表和业务用表以外的其它质量记录，后者称之为质量体系运行记录。 3.0职责 3.1公司公室负责对体系运行质量记录进行总体控制，确保本系统所产生的体系运行质量记录得到收集、标识和保存。 3.1.1 编制记录并制定统一标识、规定保存期限，对公司记录进行归口管理和控制，列出公司《记录清单》 3.1.2 公司质量管理体系策划、运行所需求的记录，如管理评审、内部审核、质量跟踪信息、有关数据分析及纠正和预防措施等有关记录。 3.2各职能部门负责人批准本部门编制的记录格式，并报公司办公室备案，同时设专人担任资料员，负责收集、整理、保管本部门的记录。 3.3各部门负责相关质量记录的 收集、传递、编目、贮存、保管、归档。 4.0工作程序 4.1记录范围 4.1.1按使用要求，记录分成两大类： 质量管理体系运行中要求的记录，如管理评审、内部审核等过程中所要求的记录；产品设计生产过程中为保证产品质量要求的记录，如产品生产的过程控制和质量检查等。 4.1.2记录可以是文字（包括表格等），也可以是电脑软件和各种媒体。 4.2记录工作流程 4.3记录的标识编号 记录的标识编号按《文件管理控制程序》文件执行。 4.4记录填写要求 4.4.1 记录以书面文字和表格形式为主，也可采用其他媒体形式，如：照片、磁盘、光碟、计算机软件等。 4.4.2 所有的质量记录均应及时、真实、完整、准确；字迹清晰、书写规范、基本内容齐全，能分清种类和名称，每份记录均应有记录人员签名及日期，一般采用钢笔、签字笔或圆珠笔填写。 4.4.3 所有的质量记录中的内容和数据均不允许随意涂改，若因笔误或计算错误要修改原数据，应用横线划去原数据，在其上方写上更改后的数据，并在更改后签名确认，更改内容应清晰并能识别原记录。 4.5 记录保存、保护 4.5.1各部门必须把本部门所有记录分类，依日期顺序收集整理好，存放于通风、干燥的地方，所有记录保持清楚、文字记录字迹清晰。并按规定的期限保存记录，对应归档的记录，主动交办公室保存归档； 4.5.2 公司办公室所编《记录清单》，将公司所有与记录有关的记录汇总，包括名称、编号、版本、保存期、使用部门等内容，交管理者代表审批，并汇集备案记录的原始样本（空白）。各部门将本部门使用的记录清单作为部门岗位作业的附录，并汇总本部门的记录原始样本（空白）； 4.5.3 公司办公室将半年结束前检查一次各部门记录的使用、管理情况。 4.6 记录发放、借阅和复制 4.6.1 各部门填写《文件收发登记表》，向公司办公室领用所需记录空白表； 4.6.2 各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复制者要经有关部门负责人批准，并填写《文件借阅登记簿》，由记录管理人员登记备案。 4.7 记录的销毁处理 记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由公司档案管理人员列出文件销毁清单，交部门领导审阅，公司分管领导批准，由授权人执行销毁。 5.0相关文件 《文件管理控制程序》 6 附件和记录 6.1 质量记录管理总清单 6.2 环境记录管理总清单 6.3 记录管理清单 6.4 记录索引目录 6.5 记录借阅登记表 6.6 过期记录销毁记录 记录管理清单 序号 记 录 名 称 编号 记录人 保管人 保管期限 备注 编制： 批准： 年 月 日 记录索引目录 序号 记 录 名 称 编 号 备 注 记录借阅登记表 序号 记 录 名 称 编 号 借阅人 批准人 借