会计档案的整理.ppt-襄阳市档案局.pptVIP

会计档案的整理 会计档案的概念 会计档案 是指机关团体、企事业单位或其他经济组织在经济管理活动中产生的会计凭证、会计账簿、财务报告等其他会计核算专业材料。它是记录和反映单位经济业务活动的重要史料和证据，是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一。 会计档案的整理部门 会计档案的整理部门 根据《会计档案管理办法》第六条规定：“各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。”此条款就明确规定了会计档案应由本部门的财务室进行整理归档。综合档案室的档案员一般不具体进行会计档案的整理，只进行必要的指导和组织接收。 会计档案的归档时间 当年形成的会计档案，可暂由会计机构保管一年，期满之后，由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。 会计档案的整理原则 会计档案整理必须遵循会计档案自然形成的规律，保持会计档案材料之间的历史联系，区分会计档案的保管价值，便于科学管理和查找利用。 在整理中，原则上会计凭证、会计账簿的封装不能拆开重新装订。同时，又必须考虑到作为档案来管理，必须具备一套科学管理的原则。 会计档案的整理方法 （一）会计文件材料的归档范围 （二）会计档案的分类 （三）会计档案的整理 （四）会计档案案卷目录的填写 （五）会计档案卷内目录格式 （六）会计档案盒项目及填写方法 （一）会计文件材料的归档范围 主要包括会计凭证（原始凭证、记账凭证和汇总凭证，其他会计凭证）、会计账簿（日记账，明细账、总账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿）、财务报告（月、季度会计报表，年度会计报表及文字说明）及其他会计核算专业材料（会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册、银行对账单等）。 (二)会计档案的分类 会计档案的分类 要从每个单位的实际出发，会计部门将当年度的会计凭证、会计账簿、财务报告及其他会计核算专业材料收集齐全、完整，然后按照凭证、账簿、财务报告等几种主要形式进行分类。常用的分类方法主要有以下四种。 1、类型－年度分类法。 首先，将本单位的会计文件材料按凭证（包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它凭证）、帐簿（包括总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿）、财务报告（包括报表、附表、附注及文字说明书、其他财务报告）、其他（包括银行存款余额调节表、银行对帐单、其他应当保存的会计专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册）四类分开。 其次，将同一类别内的会计核算专业材料分为各年度。这种分类方法的优点是按会计核算专业材料的类型操作，简便易行，容易掌握，分类方法与排架方法一致。这类分类方法适用于一般单位的预算会计。 （三）会计档案的整理 各单位的财务会计部门（或会计人员）按照归档的要求，负责会计材料的立卷。会计材料是按照会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计核算四大类分别组卷。 会计文件材料整理 1．凭证的整理 （1）会计凭证的组卷。会计凭证按记帐凭证（后附原始凭证）顺序（即时间顺序），根据凭证数量的多少分为若干本，每本为一卷（2厘米左右为宜），按照多则分，少则合的基本整理方法，按日、旬、月整理装订成卷。装订时要去掉金属物，编上页号，加上封面和封底。装订后，填写封面和脊背。 （2）填写会计凭证封面:会计凭证一般按月立卷，每本凭证为一卷。记账凭证附件做到整齐、结实、美观。要认真逐项填写凭证封面。 会计凭证封面 会计凭证封面项目 封面项目包括单位名称、会计凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、记帐凭证数、附件数、会计凭证总数、会计主管、装订人、装订时间、备注。 封面项目的填写方法: 单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。如襄阳市档案局。不得简称“本局”。 会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转帐会计凭证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算外会计凭证”等。 时间：填写本册会计凭证的起止年月日。 册数：填写会计凭证的册数。 册次：填写本册会计凭证的序号。 记帐凭证起止号：填写本册记帐凭证起号和止号。 记帐凭证数：填写记帐凭证的张数。 附件数：填写本册会计凭证的附件张数。 会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数。 会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。 装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。 装订时间：填写该本会计凭证装订结束的时间。 备注：填写该本凭证需要说明的事项。 （2）会计凭证盒项目及填写