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荔灣区档案综合管理达标升级工作指引
荔湾区档案综合管理达标升级工作指引
为了统一规范地做好我区档案综合达标升级 ,根据《广东省机关档案综合管理升级考核标准》的要求,制定本指引,为达标工作及“见证材料”的收集整理提供参考。
一、行政管理
(一)成立综合档案室、配备适应工作的档案人员,明确职责范围。(要求正式行文,见附件1)
(二)档案干部素质。(提供档案员学历和参加市岗位培训证书复印件)
(三)档案工作列入领导议事日程,要明确有领导分管,归口办公室管理。(提供领导分工的文件或会议记录,领导为正常开展档案工作而解决问题的实例)
(四)提供近3年来档案工作计划、总结,并把档案工作纳入本单位的年度工作计划、总结的文字材料。
(五)建立本单位档案工作网络,明确各门类档案由谁负责收集、整理。(见附件2)
(六)建立各项档案工作制度
1、制定本单位档案综合管理实施细则。(见附件3)
2、制定档案的分类编号,按照《标准》要求,结合本单位实际制定本单位档案分类编号方案。(见附件4)
3、制定档案查阅利用制度,并用镜框装好挂在阅览室墙上。(见附件5)
4、制定档案库房制度,并用镜框装好挂在库房墙上。(见附件6)
5、制定档案人员岗位责任制及考核办法,并用镜框装好挂在阅览室的墙上。(见附件7),
6、制定必威体育官网网址和鉴定销毁制度。(见附件8)
7、制定文书、基建、设备、会计、声像、实物及本单位业务档案归档制度及保管期限,内容包括:归档范围、归档时间、归档要求。(见附件9)
(七)提供档案员近几年在档案工作或其它工作方面受过的表彰、奖励材料。
二、基础业务
(一)文件材料的立卷归档:
1、按《标准》的要求,做好各门类档案的收集、整理、装订、编目工作。(实地考核)
2、各类档案编有符合要求的检索目录,档案装具、目录要规范统一,符合国家和省的规定。(实地考核)
3、用森蓝档案管理软件,对各门类档案目录进行著录,达到检索方便快捷。(实地考核)
(二)档案的保管
1、保持档案库房的整洁,做好“八防”工作。(设置温湿度记录仪,并每天做好温湿度登记。见附件10)
2、按照《全宗卷规范》建立全宗卷,按7方面内容收集资料,以“件”为单位放入全宗卷盒。(全宗卷规范见附件11)
七个方面内容有:
⑴档案的收集(档案交接文据、移交目录等);
⑵档案整理(整理工作方案、档案分类方案及保管期限、整理工作小结等);
⑶档案鉴定(鉴定小组名单、销毁档案的请示与批复、清册等);
⑷档案保管(档案安全检查记录、抢救与修复情况报告等);
⑸档案统计(档案收进、移出登记,档案基本情况和利用统计等);
⑹档案利用(全宗指南、档案利用事例等);
⑺档案管理新技术的应用(计算机辅助管理等情况的文字说明材料)。
(四)档案的统计
建立档案管理台帐,主要包括各类档案数量(库藏)、档案人员、档案设备、档案的收入移出统计及档案利用效果登记表。
(五)档案的鉴定
1、成立本单位档案鉴定小组。(正式行文见附件12)
2、开展档案鉴定工作要提供鉴定报告、清册等。
三、室库设施
(一)专用室库
1、省特级标准:库房、阅览、办公室三分开,并且布局合理,便于开展工作,库房配有空调、去湿机,温湿度按国家规定标准恒温恒湿;
2、省一级标准:有专用库房,阅览、办公室可以合一,库房配有空调、去湿机,温湿度按国家规定标准恒温恒湿。
3、省二级标准:没有独立的库房,但档案必须有规范档案箱柜存放。
(二)档案箱柜按《考核标准》要求有充足的档案箱柜且规范统一。档案箱柜要编箱号指引卡,制作库房档案资料存放地点示意图并用镜框装好挂在库房墙上。
四、开发利用
(一)编研工作
1、编写本单位历年组织沿革、大事记。(见附件13)
2、编有本单位历年基础数字汇编。(见附件14)
3、编写本单位全宗指南,时间是从本单位成立以来到近一两年。(具体要求见附件15)
4、编写5个以上档案利用事例,实例要突出,并写明什么时间,利用了什么档案,解决了什么问题,获得了什么效益(见附件16)
5、达省特级的单位,根据本单位业务工作,编写五种以上编研材料,具体要求:选择题材要切实际、一般反映本单位的中心工作、有特色的、有成效的工作介绍或某种科研成果的探索、调研等方面的文章。
(二)提供利用:
做好《档案借阅及利用效果登记表》。(见附件17)
五、档案综合管理达标申报材料:
1、关于申请档案综合管理达标升级的请示(函);(报一份)
2、广东省机关档案综合管理升级申报表(一式三份);
3、广东省机关档案综合管理升级考核评分表(报一份);
4、本单位开展档案综合管理情况汇报(报一份)。
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