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《办公室管理案例分析题
办公室管理
五、案例分析题
2006-1
1.为迎接兄单位和上级部门的卫生检查,……。局长要秘书小万写一份通知。于是他写了如下的通知:
会议通知
经局领导决定,兹定于4月2日上午9时在……。
问题一:小万错在哪里?应该怎样写这份会议通知?
过了几天,局里召开传达上级精神党员代表大会,……
问题二:作为大会组织者,小万错在哪里?针对这样的紧急情况,他应采取什么措施?
答:问题一:(1)会议通知缺少主题。(2)时间上缺少从几点到几点。(3)请哪些人出席不明确。(4)发放会议通知要交到会议出席者手上,可进行说明解释。(5)如本人不在,应请代收人(或秘书)签字,打电话确认是否出席。
问题二:(1)会前准备工作的每个细节问题都应认真对待。(2)小万没有认真校对材料。(3)最后也没能仔细审查所有会议材料,加以改正。(4)补救措施可以是:小万快步赶到走在最前面的一位带头离会的特邀代表身边,耳话了几句,又拿出底稿解释了一翻,作了自我检讨,终于扭转了尴尬局面。代表们按原来小组划分展开了讨论。
2.皇朝贸易公司总经理办公室的秘书是李丽,她聪明能干,……
皇朝贸易公司上下都非常沮丧,李丽更是懊恼无比,她想没有提醒总经理及时采取快速行动,也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向。令她百思不得其解的:罗浪斯公司是怎样获取德国代表团的情报的?他们是如何抢走年意的?
问题是:(1)罗浪公司是怎样获得德国代表团的购货合同的?
(2)秘书与亲朋好友谈话或闲聊时,是否可以不分场合、不分对象畅所欲言?
(3)企业的机密有哪些?
(4)秘书在日常工作中应该怎样做好必威体育官网网址工作?
答:(1)李丽在谈话中无意透露出的信息,给罗浪公司的陈珍妮抓住了机会,得到了这笔生意。
(2)即使是最好的朋友,也不可不分情况畅所欲言,何况是竞争对手,这是文秘人员的基本职业道德。
(3)企业的机密包括公司的生产流程、工艺技术、组织人事、资金运作、客户资料、流通渠道等。上司正在考虑、讨论而未作定论,未公开宣布的内容。上司的隐私、疾病和公司内发生的事故、人事争端、内部失窃、经济纠纷等。
(4)应做到不该说的不说,不该听的不听,不该记录的不记录,机密内容用专用记录本记并妥善保管,机密文件严密保管,自己的电脑设置密码等。
2006-7
3. 文员邓小姐第一天上班,上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了,邓小姐正忙着打电话,她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上,一边打电话,一边拿过笔签了字。打完电话,心不在焉地把所有的信都剪开了,其中一封信被剪掉了回信地址的一角,她也没有注意。她抽出所有的信纸,放在一边,而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来,只见上面写着:“亲爱的红:……”,她意识到拆错了信,匆匆看完了信,她把信又用胶水粘了起来(但是外表还是有些痕迹)。她又看了几封信,其中有一封急件,觉得应该由上司回信,于是,她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时,上司把写有美国地址的英文名片,让她打印一个寄往美国的信封,邓小姐按照以往写信的习惯,把收件人地址、姓名打印在信封的上面,把公司的地址打印在右下角。你认为邓小姐处理邮件是否正确,为什么?请讲出理由并说明正确的做法。4. 文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后,又遇到了负责宣传的张副经理,小曹又向他作了请示,结果两位领导的意见很不一致,小曹无所适从,两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些,支持过张,认为小曹有意与他作对;而张认为此业务是他引介的,小曹应先同他通气。请你分析小曹这样做对不对?错在哪里?面对这种情况小曹应该怎么办?新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了,为了不影响公司的工作,在征得上司的同意后,她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作,时间为一个月。陈小姐大专刚毕业,比较单纯,刘小姐把工作交代给她,并鼓励她努力干,准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。某一天,经理外出了,陈小姐正在公司打字,电话铃响了,陈小姐与来电者的对话如下:来电者:“是利达公司吗?”陈小姐:“是。”来电者:“你们经理在吗?”陈小姐:“不在。”来电者:“你们是生产塑胶手套的吗?”陈小姐:“是。”来电者:“你们的塑胶手套多少钱一打?”陈小姐:“1.8美元。”来电者:“1.6美元一打行不行?”陈小姐:“对不起,不行的。”说完,“啪”挂上了电话。上司回来后,陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期,上司提起他刚谈成一笔大生意,以1.4美元一打卖出了100万打。陈小姐突口而出:“啊呀,上星期有人问1.6美元一打行不行,我知道你的定价是1.8,就说不行的。”上司当即脸色一变说:“你被解雇了”陈小姐哭丧着脸说:“为什么?”上司说:“你犯了五个错。”陈小姐被解雇是因
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