{新}20120620 竣工资料编制常见问题解释及补充说明.doc

竣工资料组卷常见问题解释及补充说明 一、组卷常见问题 （一）、资料不完整、不系统、不准确： 1. 缺铁验表5，缺建交表，缺竣工测量或系统测试资料，缺（桥梁）梁制安资料等。 2．部分或个别资料不是原件。 主体工程资料没有按小里程到大里程，没有按规范规定的施工工艺流程或规定顺序进行组卷。 3．隐蔽工程和交叉工程的施工资料提交不全。 4．没有按单位工程组卷。 5．桥，没有按墩组卷。 6．一个单位工程由两个及以上施工单位施工，竣工资料的组卷协调问题：如桥架梁资料没有交给桥施工单位，如（甲供物资设备）车站电梯没有纳入车站单位工程资料等。 7．材料、设备进场申报表资料不完整，编制不合理：附件不全，破套整理，不同单位工程材料、设备编在一起。不符合“自然形成规律和成套性的特点，保持卷内文件的有机联系。”要求。 8．材料、设备报验资料或缺合格证、检测报告（包括强制检定报告），技术说明文件。 9．主要进口设备，均要提供中文版合格证、测试报告、技术资料（说明书等）等，相关资料要汉化。 10. 施工小结，过于简单，没有按8个步骤写，没有撰写人、审核人签名，没有单位公章。 11．图标内容填写不全，没有相关人员姓名。建议指挥部参照以下图标式样（仅供参考）统一图标。 12．散装图纸没按要求裁边。 13．图纸不清晰。 14．散装图纸没有编号。 （二）、卷内目录及相关问题： 1．缺文件或图纸卷内目录。 2．盒面（纸）、软封皮、卷内目录三者的案卷标题主要内容（项目名称、单位工程名称、资料名称）不一致：档案盒内只有一册资料时，案卷标题主要内容应当一致；当为两册资料时，可在软封皮资料名称后加注册数，如第一册、第二册。 3．卷内目录内容与盒内文件对不上，页号对不上； 4．图纸卷内目录内容不够详细； 5．案卷标题名，建设项目名称简称没统一,命名不合理：或过长，或不清楚； 6．页码填写不符合8号文要求。 （三）、电子文件编制问题： 1．没有设置完整的专业、单位工程、卷(盒)三级文件夹。 2．没有做到与纸质文件“三个一致”： 内容不一致：如非彩色（或黑白件）扫描；一份多件，多份一件（图纸也存在此问题）；图纸缺签名。 文件名不一致：卷（盒）文件夹‘资料名称’与纸质案卷标题不一致，命名不规范或过长，或于简单，或模糊不清。 排序不一致：卷（盒）文件夹排序及其电子文件排序，与纸质卷（盒）排序及其卷内目录内容排序不一致。 3．单个电子文件容量太大：不利于档案信息化利用，一般要求：单个电子文件不超过10兆。 案卷标题内容不工整：项目名称或单位工程名称长短不一。 4.“卷内目录”电子文件没有放在单位工程文件夹下。要求一律为xls格式电子表格制作；每个单位工程通常只做一个电子表格文件，其中的每张工作表卷内目录序号内容应与相应卷文件夹下电子文件序号内容一一对应。 5．光盘问题：没有贴光盘背签或背签填写不合要求,没有用薄装透明硬塑料盒。 6．几点提示 （1） 电子文件正确编制的前提，一是纸质资料已按“齐全完整、内容准确、系统配套、整洁美观”要求完成编制，其次是正确理解电子文件与纸质文件“三个一致”，三是理解了电子文件编制内容要求。在整理纸质资料和排列确定卷内目录内容时，应考虑电子文件制作合理性、便利性，从档案信息化利用角度合理编制电子文件。 （2） 文字资料电子文件一律为pdf格式；图纸电子文件需要pdf、dwg两种格式。注意：pdf文件应清晰，没有乱码；图纸电子文件也要做到“三个一致”，图标不要遗漏签名等。 （3） 标段总承包工程局在完成电子文件审核后，先将电子文件资料拷贝到移动硬盘中，交由接收单位审核，完成电子文件和纸质文件整改后再刻盘。电子文件移交数量，一式三套，光盘两套，移动硬盘一套。 （4） 铁验表5、铁程检47、建交表等表格，按竣工文件组卷编排要求要做到综合卷中。变更设计文件中，不能缺少变更通知单。 二、8号文个别地方解释 1. “第六条……建设项目在招、投标和签订施工及监理合同、协议时，应列专门条款明确规定竣工文件的编制要求、内容、份数、交接时间以及整理归档责任。”：明确原件制作份数，该补的要补。 2. “齐全完整”：指定的资料要完整，依据是8号文、各种规范要求和铁路施工技术发展所必须增加的内容。 “各施工单位将施工过程中形成、积累的文件材料、图纸经过加工整理组成保管单位（即卷），组卷时要遵循文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系。”“系统配套”：一个单位工程内的施工资料、图纸等各项内容应配套完整。一个单位工程由多个工程局施工时，建设单位一定要按8号文要求协调好组卷工作；一个单位工程由同一工程局多个分公司施工时，工程局要做好协调好组卷工作。 3. “附件4 竣工文件整理方法和案卷质量要求” （1） 一、施工资料整理：组卷时，资料按新排序整理。 （2） 六、