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信息时代档案管理如何转型 　　摘要：随着信息技术的发展，信息化管理已经融入到各行各业，使我们有了更高效的管理手段和全新的工作方式。在档案管理上，我们也从传统的档案管理向档案信息化管理发展，并为档案的知识管理打下了良好的基础，本人就目前档案工作现状，对现有档案如何实现信息化，提出自己的看法。 　　关键词：档案管理；信息化管理；转型 　　档案文件是组织机构业务活动的记录。文件的生成、处理、利用过程中产生丢失、失真、失密、滞后等疏漏可能给组织带来难以估计的损失。档案在单位的组织管理、科研生产中发挥了保障和支撑的作用，随着信息技术的普及和应用，电子文件管理成为档案管理的新生事物，也为档案管理提供了新的机遇和挑战。 　　一、信息时代档案理念的变化 　　在档案学研究领域内，近期对电子文件管理的研究不断深入。电子文件作为依赖计算机系统存取的新型文件，具有传统的纸质文件所不具备的鲜明特性，如信息的非人工识读性、载体的可转换性、信息的易变性等。这些特性一方面使其存储、传输、利用上更便利；另一方面也影响了其社会功能的发挥，如法律凭证性。我国的档案学者提出电子文件要遵循前端控制、全程管理的原则。从业务流程重组理论出发，研究出一系列具有操作性的程序、工具和方法。使得档案管理上升了一个新的高度：即把文档作为知识管理的手段之一，把电子文件管理作为实现知识管理的前提和基础，知识管理是电子文件管理的发展方向。 　　二、信息化的现状与档案管理的位置 　　目前传统的档案文件管理已经相当成熟。现有档案文件从发展阶段来看，在信息技术的发展带动下，档案的信息化管理已形成一定的规模，在档案管理中发挥了巨大的作用，但还达不到当前对电子文件管理的要求。而随着单位局域网的使用，各类管理业务随之向信息化推进，如计划管理系统、办公系统、人力资源管理系统、财务管理系统、仪器设备管理系统等等，由于这些软件的开发只关注于本业务的管理范畴，或受当时技术发展时期认识的局限性，没有从档案文件管理的生命全周期考虑，也没有从知识管理的角度来统筹设计，因此，工作中的各类管理信息系统还没有实现信息的整合、交互和共享，使得各类信息形成一个一个的管理孤岛，对今后电子文档的统一管理、保存、控制等都带来不便。 　　三、强化档案信息化管理的重要性 　　重视企业档案信息管理，不仅体现在企业领导的讲话和文件制度中，更应体现在实际工作中，体现在企业适应新知识经济时代的有效机制中，体现在新的企业档案信息管理方法中，体现在加强企业档案信息开发的行动中。并在实施档案信息化管理时，注意以下方面： 　　1.要改变各业务系统“各自为政”的局面，电子文件管理模式必须经历从“分散”到“统一”的上升过程。实践证明，集中不但有利于电子文件信息的长期保存，还可以有效地解决目前普遍存在的档案信息孤岛问题，最大化实现信息资源的共享和传递。这是很多企业当前面临的信息技术的革命，也是企业面临的管理性的革命。这种革命是深层次的，涉及到方方面面，从建立企业全部电子文件档案管理，实现企业全息数字化管理的角度看，我们还处于起步阶段，还需循序渐进地逐步推进。 　　2.档案管理形态要与单位管理形态相适应。档案管理按形态划分有档案实体管理、档案信息管理与档案信息资源管理。采取哪种管理形态应与单位的管理体系相适应，不宜盲目追求档案信息化管理。原有的信息化基础、设计和生产水平等，是建立档案管理形态要考虑的。当然我们最终的追求目标，还是要实现档案的信息资源管理，实现知识的增值。 　　3.档案管理手段要与单位技术形态相适应。档案管理中的手工管理、计算机辅助管理、档案信息网络管理是档案管理运用现代技术的不同阶段，企业档案管理手段应紧跟企业信息化的步伐，但不能脱离企业技术管理形态盲目追求档案管理手段的更新。 　　四、实现档案信息化管理的途径 　　（一）树立全面质量管理理念下的档案管理新意识 　　现代管理学认为，如果不对工作过程进行监督和评估，提高质量管理是不可能的，全面质量管理理论也将“关注过程”作为重要内容。为了确保产品档案的质量，就要实行全面的、全过程的、全员参与的管理。由于归档材料具有来源分散、种类多、载体多，归档工作具有环节多，以及部门归档的数量和各门类档案的收集整理存在难度差异等特点，从文件的形成到归档，客观上、主观上都存在着复杂和多方面的质量因素。所以对档案质量的要求，既指产品档案本身的质量，也包括工作的质量，因此，通过对文件管理过程的控制，使每个环节的工作质量都符合标准要求。归档的过程，不但是档案人员和部门的一项管理，也涉及单位的各部门和文件形成者。 　　（二）完善制度，建立规范，合理配置资源 　　根据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则，参照国家有关标准，制定本单位电子文件归档管理制度。