合同管理信息化实施与应用[精选].doc

合同管理信息化实施与应用 郝修伟 （山东华聚能源股份有限公司法律事务室，山东济宁 273500） 合同是企业经营管理基础工作的重要内容,提高合同管理水平,规范合同签订和履行,能够有效地防范风险、优化管理、降低成本、提高效益B/S结构体系，降低投资成本。高效能的B/S架构，客户端能运行IE浏览器即可进行操作，没有任何程序更新的问题。由于合同管理系统根据登录人所拥有的角色动态进行操作权限分配，这为多人分时共享一台计算机提供了可能,可节约企业投资。 2、面向工作流的处理流程，大幅提升办公效率及质量 合同管理系统能自动地将适当的合同处理事务在适当的时候传递给适当的人实施工作流管理，大幅提升了办公效率。基于VPN系统，突破了空间的限制，对于经常不在办公室工作的企业管理者，为移动办公创造了条件，能随时签批相关文件、获得业务数据和统计报表，提高管理者的决策水平； 3、采用先进成熟的技术，注重系统安全性 采用微软公司先进的技术、SQL Server大型数据库技术及Windows 2000 Server操作系统平台，使系统的集成度及质量更高，同时在系统部署及后期管理上有较为方便。 采用档案管理领域对电子文件进行管理的新理念，使电子表单的安全管理水平进一步提高。而且为其它系统进行数据共享提供了一个较好的基础。 对于关键业务的处理，采用ActiveX控件技术进行封装，增强源代码的安全性及业务逻辑处理的安全性。 在《电子签名法》在保障下，采用电子印章，有效维护了电子合同的法律效力，同时对电子合同的真实、完整、有效性提供的保障。 四、信息化系统功能 1、权限管理功能 支持无限级别和矩阵式组织权限管理，不再受有限级别权限的影响， 可以真实模拟公司的组织结构；细分权限至每个模块的每个操作，提供自定义角色权限管理功能，系统按用户角色配置权限。 2、业务协同功能 无限级别权限的业务审批流程；实现了审批流程的灵活定义，不管是合同的签订、费用的审批以及关键进展或重要文件的批复都可以通过该流程，用户可根据具体情况提交给相应的审批人员，实现跨部门、跨空间的发文和告知沟通工作。 3.项目管理功能 从项目的角度进行合同管理，特别适用于招投标项目、工程建设项目、科研课题项目的合同管理，从整体上监督项目合同进度。 4.合同管理功能 合同管理是本系统的主线，全面贯穿系统中的所有功能模块。 1）签约方管理 签约方管理详细记录签约方的基本情况以及相应资质或信誉证明等资料，为合同审批、费用结算提供参考。 2）文档管理 文档管理包括合同文件、合同发票、用章管理、表单附件、公文通知等文档的管理和流转。 3）预算管理 管理项目立项及审价后确定的项目预算明细，作为费用报销或拨款的参考和限制条件。项目审价后确定的经费预算明细，一个项目根据合同变更情况，调整合同结算安排结算细节，合同进展等情况。商品与合同相关的商品情况，从商品列表中选择相应的商品，查看其标准售价或买价，设置好相应的采购或销售数量，并按照现价进行商品价格调整，这样，就可以非常详细地将合同商品情况记录下来，如果需要还可以将它与合同信息一起输出报表 合同管理的流程实质上是以合同流转过程为管理线路的。在合同的流转过程中伴随着各级工作人员的大量的实际手工操作及资金流、信息流的运动。每一项工作因合同到来而发起，因合同转出而结束。合同管理系统将合同的流转过程与相伴随的资金流、信息流有机的结合成一个完整的统一体，将整个合同管理归纳为一个全程、全网的闭环工作流程，并在此基础上建立一个完全基于工作流的工作管理体系。采用基于工作流的管理方式的合同管理系统，能实现合同管理工作流转的自动化，以及对合同流转过程的实时监控与跟踪。 2、整合电子印章技术 在合同的电子化管理中，实现电子合同的真实性、完整性及有效性的维护是至关重要的一个环节。从维护企业既有的投资利益考虑，拟将电子印章技术与合同管理系统进行整合。这种整合主要是完成合同书写、加盖电子印章、合同管理系统操作三者在界面上的高度融合。 3、基于元数据的电子文件管理 除电子合同真实性、完整性及有效性的维护可由电子印章维护外，对于合同管理过程中所使用的签定审批单等各种电子化的表单，它的真实性、完整性及有效性的维护也是系统重点考虑的方面。基于元数据的电子文件管理方式，是档案管理中维护电子文件真实性、完整性及有效性的有效管理模式。它便于实现文档管理的自动化，并能有效对各类知识和信息有序地进行存储，可按权限进行查询利用等。 4、基于VPN系统，突破了空间的限制，对于经常不在办公室工作的企业管理人员，为移动办公创造了条件。