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办公室管理形成性考核册答案 作业1 1.一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格,内容基本相同的填在一行中。 办公室实务工作一览表 序号国内一般性国外一般性国内企业(含外企) 1[文书撰写]按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、集会内容 2[文书制作]复印资料。打印文稿及表格 3[文书处理]在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。 4[档案管理]档案管理。 5[集会组织]摆设集会事务,并做集会记录或纲要。记录上司指令及会谈、集会内容。 6[查询拜访研究]协助上司准备书面的财务报告、研究报告。 7[信息资料]准备好公司要公开的资料;收集及整理各类信息 8[信访工作]替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。 9[接待工作]接待来访宾客;接待宾客和员工的来访。 10 [协调工作]以小通达往来维持和外界的杰出大众关系。 11 [督查工作]督导一般职员或速记员。 12 [日程摆设]替上司定约会并做好记录; 13 [日常事务] 阅览并分类信件通讯事务、小通达; 14 [办公室管理]办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品 15 [其他临时以速记记下上司交待的事变;执行上司交办事变 交办的事变-] 16替上司申报交纳所得税及办理退税。 17出行办事,如银行、邮局等。 公用易耗品主要包括哪些? 办公用易耗品主要有: (1)信皮儿、纸张; (2)软盘、光盘等; (3)铅笔; (4)圆珠笔; ⑸签字笔或钢笔; (6)修正液或修正带; (7)印盒; (8)各类小型机器,如订书机(包括订书针)、打孔机、装订机(包括装订线)、日期 号码机、切纸机、计较机、拆信器、碎纸机等; (9)小刀; (10)日历等; (11)其他,如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大 头针、纸夹等。 三、简要阐述文员工作的3个步骤,相互关系如何? 文员工作分为3个步骤:计划、实施和检查。 (1)计划的步骤,要充实了解行将起头的工作内容,并思考以什么方法进行效率会最 佳。 (2)实施的步骤,要注意:同时检查是不是按照当初所拟定的挨次进行;上司所指示的 工作不论是哪一种,都要正确地实施;配合上司预期的期限。 (3)检查的步骤,要阐发计划和实绩的差异,并把以进步行过的工作或别人做过的工 作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较阐发。 其次,说明3个步骤之间的关系。 三者的关系为: 先作计划,付诸实施,然后检查结果,盘绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的 过程开展。三者相互联系形成一个循环。 文员起首要仔细制定计划,然后根据这个计划去实施,并严格检查其结果,使得这个结 果对下一次的计划有所帮助和启示。 四、按照“优先挨次”处理工作原则,虚拟一份半天或一天工作(或家务)计划书。 本题的例子请同学们见教材第30页。同学们可以参照教材上的例子,自己制定一份计 划书,不要抄袭。 五、从下列文员工作方法中,任意选择一种或两种,谈谈你的工作体会或对此工作方 法的认识。 1.请示方法和报告方法; 2.计划方法和总结方法; 3.受意方法; 4.传达方法; 5.提供意见方法; 6.变通方法和挡驾方法; 7.分工方法与合作方法。 受意就是文员接受和领会上司的意向。可以分为直接受意(即领会上司在集会发言、文 件批示、工作部署或与文员谈话时,直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等,易 于文员判断和领会)和间接受意(即上司在平时随便交谈的情况下,或与其他人员谈话种就 某一问题、某项工作发表的意见和看法等)。 受意方法要注意: (1)善于领会上司意向,不要曲解上司意向; (2)备好记录本,记录下指示要点; (3)注意倾听,用心判断指示的用意; (4)必要时可以提出问题,直至了然意向为止,但不要打断谈话; ⑸如有不同意见,可以公开提出,但要言之成理,并要注意体式格局、态度; (6)接受指示后,要不失机机地贯彻实施。 结合实际谈体会。 我曾经经历过一件事情,使我充实认识到,在受意时,充实做好记录的重要性。 才起头工作时,我到一家房地产公司当文员。某一天,总经理把我叫到办公室让我写一 份公司的简介,内容要包括四个部分——公司的汗青、公司的现状、公司的硬件和软件配备、 公司取得的成就。当时,我没有经验,没有带上记录本,记录下指示的要点;过后,又怕显 得自己没有能力,而没有去请示总经理。只好凭自己前脑中的记忆写,结果写出来的简介根 本就不行。后来,我再次向总经理扣问,并备好了记录本做好了记录,根据总经理的授意, 才写出了各方满意的公司简介。 从这个事情中,我体会到了在受意时,做好记录的重要性。 注意:同学们在回答这道题的时候,可以只选择其中一个标题问题进行回答。但是要注意按 照以上的思路作答;而且要注意结合教材,联系实际作答。既要简要