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城建档案的整理立卷与质量标准(西安市城市建设档案馆) 张炜 城建档案案卷质量的优劣直接关系着它的查阅利用和保管期限，为使城建档案能长期有效的保存下去和迅速准确的查阅利用，除了对城建档案的归档范围及其准确性（内在质量）必须进行要求外，还应对其组卷、著录、装订形式（外在质量）进行严格的要求。新的《建设工程文件归档整理规范》（部颁标准GB/T520328—2001以下简称规范）对城建档案的质量有着非常严格的要求。该规范做为城建档案专业第一部国家标准的颁布实施，为广大城建档案工作者提供了同一个质量标准，具有很强的可操作性，克服了档案工作者在工程竣工后进入竣工文件归档备案阶段时的茫然感。是广大施工技术人员和城建档案工作者的良师益友，希望大家能够认真学习贯彻落实。下面就规范的有关问题与大家共同学习探讨，以便在实际工作中能有一些指导作用。一 对归档文件的基本要求1 对文件材料原始性的要求 新颁布的《建设工程文件归档整理规范》第4.2.1条明确指出“归档的工程文件应为原件”这和我们西安市人大常委会2001年2月13日颁发的《西安市城市建设档案管理条例》第三章第十五条“档案材料应当是原件，其中建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、建筑工程施工许可证、国有土地使用证和其他工程前期管理性文件可以是副本或者复印件”是基本吻合的。有一些竣工图文件只有一件（特别是一些工程前期依据性文件）有关各部门都要求是原件，这样的矛盾怎样解决？《西安市城市建设档案管理条例》第二十五条规定“载有城市建设档案馆及其法定代表人印章或者签名的档案复制品，具有与档案原件同等效力。” 根据这一规定，凡是原件不足的，只要是将原件报送城建档案馆的、城建档案馆经过验证后可据其具体需求出具原件证明。有关部门根据条例都应认可，解决了因原件不足的矛盾。2 对书写材料的要求 规范第4.2.4规定工程文件应采用耐久性强的书写材料（碳素墨水或蓝黑墨水）不得使用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。这一规定主要是从档案保护学的角度考虑的，红墨水和纯蓝墨水亲水怕光，圆珠笔和复写纸易扩散，铅笔易磨损。所以规范在这一条文中使用了“不得”这一严格措辞。为了档案的永久性保存，请大家务必注意这一点。在工程起始就应向有关文件形成部门提出要求.3 纸张规格的要求 规范对工程文件中文字材料的大小也进行了限定，第4.2.6条规定“工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297X210mm），该条款在用词上用了首选词“宜”，它主要是考虑了行业之间和目前新旧规范大小规格还在进行交替过程中。那么遇到大小规格不一的文字材料怎么办？遇到类似问题可以灵活掌握，A4文件材料多应将小的文件材料拓裱成A4大小，小的（16K）多时，可将大于16K幅面的文件材料在留足档案内容保护距离的前提下，裁切成16K大小或者折叠成16K大小。 二、 工程文件的立卷 什么叫立卷？按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷叫立卷（规范2.0.12）（一） 工程文件材料的立卷原则 1 城市建设档案的立卷有别于其它类别档案的立卷，它具有文件材料庞杂、涉及面广和技术性强等特点，所以在立卷前要合理安排统筹兼顾，规范第5.1.1条规定“立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管利用”。什么是自然形成规律？比如说工程准备阶段文件材料，通常是按以下步骤进行的：第一步：工程在开工建设前，首先必须向有关部门提出项目建议书和可行性研究报告，经过专家论证后，报主管部门审批立项；第二步：工程立项后取得投资计划；第三步：工程在取得立项计划后进入定点征地阶段，首先必须拿到政府的建设用地批文、建设用地规划许可证、到规划部门定点、勘测部门进行土地界址测量、取得土地证。随着近几年经营城市理念的推广，土地的转让由隐形市场（企业与企业之间、农村与企业之间的暗地转让）向有形市场过渡（由政府土地管理部门统一对要出让的土地进行挂牌拍卖经营），那么在这一环节过程中就又产生了土地出让拍卖文件（规范里没有要求，但是根据需要应立卷保管）。第四步：在取得土地证后进入规划建审阶段，在这个阶段要取得规划许可证、建审图、建筑物实测成果表（通常把验线单和前边三个文件材料放在一起，这样便于利用）。第五步：办完规划手续后进行勘察设计。第六步：办理开工手续，开工前要对设计蓝图进行抗震设计审查、工程质量监督申报、工程的监理和招投标（含承包企业资质审查）、签定工程竣工档案报送协议书、取得施工许可证、开工报告。以上大致从基建工程程序把工程准备阶段文件的自然形成规律、先后顺序进行了总结，具体在每一步还应形成那些文件材料请参见《建设工程文件归档整理规范》附录A的内容，这里不在细述，工程文件组卷应保持卷内文件材料的有机联系，这里讲的意思是在上述每一步里所形成的文件，原则上不能分开