中華科技大學公文收發處理作業要點.doc

中華科技大學公文收發處理作業要點 96年1月17日95學年度第2學期第2次總務會議通過 96年2月12日95學年度第2學期第1次行政會議核備 98年6月29日97學年度第2學期第15次行政會議通過 一、目的 為有效處理本校公文，管制公文流程，提高公文品質，建立文書作業制度，俾各單位知所遵循，進而提升行政效率，特制定本作業要點。 二、依據 依據行政院秘書處93年12月1日修正公布之「公文處理手冊」及本校公文處理辦法制定之。 三、說明 (一)一般原則 1.公文之機密等級區分為： (1)絕對機密。 (2)極機密。 (3)機密。 (4)密。 公文之時間等級區分為： (1)最速件。 (2)速件。 (3)普通件。 以上由各單位依業務性質及實際需要，自行為區分辦理，若來文有時間性者(即特別件)， 8.各單位承辦經總收發掛號之文件，於結案後均應送還文書組歸檔。 9.機密文件由首長指定專人處理時，總收發應以機密件(案由欄內註明密不錄由)登記後送交該專人簽辦。該案陳經首長核定後暫存，俟機密等級註銷或復文時再交由文書組歸檔。如該機密文件屬極機密而由單位承辦時，俟結案後再由首長指定之專人保存。 10.來文之核定權責應由各單位主管依分層負責權責劃分表，落實分層負責精神，以提高行政效率。 11.各單位如有大批公文及信件須寄發時，須先洽請文書組會同辦理，儘量以零用金付現大宗交寄，再索取收據核銷。 12.各單位寄發之信件，須在信封面左下角註明寄發單位(以免因對方退回無交還)，，，權責單位 期程 作業流程 (二)發文流程 擬稿(會稿)→呈核→核判→登錄(編文號)→繕印→校對→用印→ 發文→歸檔。 權責單位 期程 作業流程 五、參考資料 依行政院文書處理手冊定之。 六、本要點經總務會議通過，送行政會議核定後，依行政程序陳請校長發布實施，修正時亦同。 1 登 錄 分 文 各單位 分 文 文書組 1日 文書組 1日 各單位 按公文時限 區分辦理 文書組 1日 文書組 7日 提 陳 收 文 歸檔 呈 核 核 判 登 錄 列 印 校 對 用 印 編文號 發 文 會 稿 各單位承 1日 辦人員 文書組 1日 校長 1日 文書組 1日 文書組 1日 秘書室 1日 文書組 1日 文書組 1日 擬 稿 歸 檔