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人事档案管理 省档案局教育处 赵冬梅 人事档案 人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。 一、人事档案管理的特殊性 １991年中组部、国家档案局制定的《干部档案工作条例》第四条规定“干部档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由干部主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。” 1992年《企业职工档案管理工作规定》第三条规定“企业职工档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。” 从上述规定来看，人事档案的管理工作是采取条块结合的档案工作管理体制，作为条的人事主管部门负责平时具体的人事档案工作的领导与指导，作为块的档案行政管理部门则在最终起着宏观管理、监督指导和协调作用。 人事档案的具体管理者不同于其他类型档案管理者的特殊性在于，传统上视为档案部门的档案馆、档案室除了接收和保管记录对象已经死亡的干部、职工档案外， 一般不直接管理人事档案。 《干部档案工作条例》第六条规定干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上（含县）机关、单位的干部档案要按照干部管理权限集中统一管理；县以下机关、单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。干部档案被纳入综合档案室管理的单位，其干部档案要固定专人管理，业务工作要接受本单位组织人事部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。 《企业职工档案管理工作规定》第五条规定职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。 为了妥善管理没有在国有单位工作或学习的人员即流动人员的人事档案，1996年中组部、人事部制定的《流动人员人 事档案管理暂行规定》第四条规定流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。“ 该《暂行规定》第六条规定尚未建立人才流动服务机构的地区，流动人员人事档案仍由原人事档案管理单位管理。 二、明确人事档案所有权和使用权 由于人事档案的内容记载着公民个人的情况，而其实体由各单位人 事主管部门进行管理，人事档案的记载内容和管理者存在着不一致，故长期以来人们在人事档案的所有权问题上有着不同程度的模糊认识。有的认为人事档案属于公 民个人所有，有的认为属国家所有，有的认为属于国家或单位所有。 三、人事档案的开放性问题 开放不是无条件的绝对开放，人事档案有其特殊的一面，人事档案部分内容涉及国家机密，也有部分内容可能关系到个人隐私。 人事档案公开的理论依据 1、理论基础——公民知情权 2、法律依据——宪法（第2条） 3、法规保障——《政府信息公开条例》（第33条） 人事档案公开的现实依据 1、国外先例 2、国内试点 3、现实要求 四、现行的人事档案管理自身存在的问题 （一）现行人事档案管理的分散性问题。 （二）在计划经济背景下产生的人事档案管理过多的注重保管而对人事档案的开发利用却相对较为不足。 （三）人事记录材料的收集、补充没有形成制度化，对材料的评价也没有具体标准。 内容上，立卷不够规范，案卷质量不高 1、档案材料内容填写前后不一。（“三龄一历”——年龄、工龄、党龄、学历） 2、档案用纸规格不一。 3、材料归类不准确。 4、档案材料短缺。 人事档案管理 人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。 人事档案管理部门的职责 1、保管人事档案，为国家积累档案史料； 2、收集、鉴定和整理人事档案材料； 3、办理人事档案的查阅、借用和转递； 4、登记员工的职务、工资和工作变动情况； 5、为组织、人事工作提供人才信息； 6、做好人事档案的安全、必威体育官网网址、保护工作； 7、定期向档案馆（室）移交死亡员工的档案。 管 理 目 的 　　第一，保守档案机密。 　　第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。 　　第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的