如何编写中小企业员工手册..doc

中小企业员工手册的“四步走”方法 陈兴华 “员工手册”，简单的说就是能够让员工快速了解公司并能规范员工日常行为的小册子，它有两项基 本功能：一是使刚进入公司的“准员工”能够快速了解公司的历史、文化、运作模式、员工管理政策、日 常行为规范等，快速成长为公司“合格员工”，二是规范员工日常行为，强化行业或公司的特殊要求，提 升公司整体的运作效率。对于中小企业来说，如果能够有效地发挥“员工手册”的功效，一方面可以缩减 培训成本与员工管理成本，另一方面还可以促使员工降低失误率与事故率，从而提高员工的工作效率与效 果，另外，在一定程度上还可以提高员工对企业文化的认同度，降低流失率，从而，降低员工招聘的成本。 然而，“员工手册”的编制往往需要以规范的人力资源管理体系和明晰的企业文化为基础，而目前我国大 部分中小企的人力资源管理体系还不够规范，企业文化也处在混沌的状态，在这种状况下，中小企业如何 编制适合自身并不失操作性的“员工手册”呢？笔者在对指导中小企业编制“员工手册”经验进行总结的 基础上，提出中小企业编制员工手册的“一定框架”、“二填内容”、“三审语言”、“四审合法”的“四步走” 方法。 一、“一定框架” “一定框架”，即确定“员工手册”内容的基本框架。一般来说，一个完整的员工手册其基本框架应 该包括五个部分：第一部分是“写在前面的话”，第二部分是“公司概述”，第三部分是“行为规范”和“特 殊的职业要求”，第四部分是“员工管理制度”，第五部分是“附则”。对中小企业来说，就可以直接将这 个基本架构作为员工手册的主要内容，然后，在这主框架的基础上，确定各个主框架项目的次级框架。 1.“写在前面的话”部分的次级框架 这部分的内容通常是以公司的最高行政长官名义签发，其主要的目的是“欢迎员工、激发员工学习手 册的热情”，因而，其次级框架通常包括以下几个方面：（1）欢迎词，（2）员工可通过员工手册获得什么， （3）祝语与希望，（4）签名。最近两年中小企业在编制员工手册的时候，虽然都会包含这部分的内容， 但是，在次级框架确定时却经常出现偏差，往往把“总则”作为次级框架的一个项目。例如，一家有员工 800 多人的不锈钢架制造企业，其“写在前面的话”的次级框架的项目在包括“欢迎词”外，还包含有“本 手册的编写目的，本手册的指导思想、适应范围以及希望员工遵守手册”等项目。以这样“写在前面的话” 开篇的员工手册从形式上来说不伦不类，从效果上来说会使员工产生反感，从而，影响员工对手册的学习 效果、对员工手册的内化、对员工手册的执行。因此，建议中小企业在编写员工手册时，严格按照“欢迎 词、员工学习员工手册的收获、祝语与希望及签名”的次级框架进行编写。 2.“公司概述” “公司概述”部分的目的就是让员工快速了解公司、快速融入公司。这部分的次级框架通常包括以下 几个方面：（1）公司的价值观、（2）战略目标、（3）公司业务概况介绍、（4）公司组织架构、（5）公司发 展历史、（6）企业文化等项目。大型企业的员工手册都非常重视这部分的内容，然而，许多中小企业却往 往忽视这部分内容。笔者诊断过的中小企业中有近 60%的员工手册没有这部分内容，导致这一现象出现的 根本原因是许多中小企业没有明确的价值观、发展目标等，也没有意识到这部分内容对加入员工了解公司、 融入公司及树立公司形象的意义。因此，建议中小企业在编写员工手册时，务必将“公司概述”作为员工 手册主框架的一项内容，但在确定这个主项目的次级框架时，可以根据企业的实际灵活处理，如果公司目 前尚没有明确的价值管或发展战略目标，没有提炼出明确的企业文化，暂时可以将“公司业务介绍、发展 历史及组织架构等”作为“公司概述”的次级框架，同时，着手明确公司价值观、战略目标及提炼企业文 化的行动。 3.“行为规范”和“特殊的职业要求” 这一部分是员工手册中的一项重要内容，通过这种行为规范或特殊的职业要求，可以提升公司员工整 体的职业素养，进而提升员工的工作效率与公司的业绩。这部分的次级框架通常包括以下内容：（1）公司 日常行为规范、（2）公司日常工作中的行为规范、（3）对外业务交往中的行为规范、（4）行业特殊职业要 求（例如食品行业对卫生行为的要求等）。目前，部分行业的中小企业比较重视这部分内容，例如酒店行 业、连锁专卖行业、保险行业等，但许多制造企业对这部分却重视不足。因此，建议中小企业在编制员工 手册时，不要考虑自身属于什么样的行业、不管目前具备不具备相关的制度，都要将这部分作为员工手册 主框架的一项主要项目，目前没有相关制度的公司务必马上组织相关人员进行开发，因为，缺少这部分的 员工手册肯定不会是成熟有效的员工手册。 4.“员工管理制度” 这部分是目前中小企业的员工手册中最重视的部分，通过