金蝶K3系统岗位操作说明[精选].doc

K3岗位操作说明 根据公司管理需要，结合购买K3系统模块能够实现的功能及公司高级蓝图流程，现对本公司K3系统操作人员的岗位职责作出以下说明。 一、采购业务操作岗位（“供应链-采购管理”及“应付款管理”模块） 职责：采购业务岗位操作人员在系统上主要是对供应商资料的维护及负责“供应链”模块的“采购管理”模块、“应付款管理”模块的操作。 具体操作： 采购业务单据操作流程 1、对于供应商资料的维护，系统操作人员可以通过登录系统，打开“系统设置”→“基础资料”→ “公共资料”→ “供应商”来对供应商资料做新增、禁用及修改等处理操作； 2、采购业务谈成，公司和供应商签订合同后，采购业务录入人员可以登录系统，打开“供应链”→“采购管理”→“采购订单”模块做新增采购订单（注：根据公司业务流程，把采购订单替换采购合同，所以不需做采购合同）处理，如需修改、审核及删除采购订单，可进入“供应链”→“采购管理”→“采购订单” →“采购订单-维护”界面，选中需修改、审核及删除采购订单做相应的处理； 3、采购业务员采购订单录完，并审核后，可进入“供应链”→“采购管理”→“采购订单” →“采购订单-维护”界面，选中审核后的采购订单，点击“下推”按钮生成收料通知单，并点击“保存”按钮，对收料通知单进行保存，做收料通知单的好处是启到采购部门及仓库部门的沟通作用，让仓库人员做好收货的准备，等到货物实际到达仓库后，仓库人员就可以根据收料通知单下推生成外购入库单（注意：由于公司目前仓库人员还没有启用系统，所以收料通知单可以不需要做，等公司仓库人员启用系统后，再使用收料通知单），如需修改、审核及删除收料通知单，可进入“供应链”→“采购管理”→“收料通知” →“收料通知单-维护”界面，选中需修改、审核及删除收料通知单做相应的处理； 4、当货物实际入仓库后，仓库操作人员可进入“供应链”→“采购管理”→“采购订单” →“采购订单-维护”界面，选中审核后的采购订单，点击“下推”按钮生成外购入库单，如果做了收料通知单的话也可以进入“供应链”→“采购管理”→“收料通知” →“收料通知单-维护”界面，选中审核后的收料通知单，点击“下推”按钮生成外购入库单，并点击“保存”按钮（注意：正常的操作流程是仓库操作人员收到货物后生成外购入库单，但是由于公司目前仓库人员还没有启用系统，所以外购入库单由业助通过采购订单下推生成，等公司仓库人员启用系统后，再由仓库人员根据收料通知单下推生成外购入库单），如需修改、审核及删除外购入库单，可进入“供应链”→“采购管理”→“外购入库” →“外购入库单-维护”界面，选中需修改、审核及删除外购入库单做相应的处理； 5、业助生成外购入库单后，采购人员就可以进入“供应链”→“采购管理”→“外购入库” →“外购入库单-维护”界面，选中审核后的外购入库单，点击“下推”按钮生成采购发票，并点击“保存”按钮，“采购管理”模块生成发票后，系统就会自动传到“应付款管理”模块，所以“应付款管理”模块不需在生成采购发票（注意：由于分公司的货物都是向同阳集团公司购入，而财务对于分公司向集团公司购货账务处理是挂往来，而不是挂应付账款，所以，分公司生成外购入库单后，不需要在生成采购发票，但是分公司、集团公司向自己的供应商购货，需生成采购发票），如需修改、审核及删除采购发票，可进入“供应链”→“采购管理”→“采购发票” →“采购发票-维护”界面，选中需修改、审核及删除采购发票做相应的处理； 6、业助生成采购发票后，业助就可以进入“供应链”→“采购管理”→“采购发票” →“采购发票-维护”界面，选中审核后的采购发票，点击“勾稽”按钮进行外购入库单和采购发票的勾稽，此勾稽动作一定要做，如果不进行勾稽，那么采购发票就不能生成凭证（注意：此勾稽动作只限于需要做采购发票的公司，如：同阳集团），勾稽操作做完后，整个采购系统也就走完了； 7、如果业助想要查看库存报表，可打开“供应链”→“采购管理”→“库存查询”或“报表分析”界面来选择报表查询。 二、销售业务操作岗位（“供应链-销售管理”及“应收款管理”模块） 销售业务单据操作流程 职责：销售业务岗位操作人员在系统上主要是对客户资料的维护及负责“供应链”模块的“销售管理”模块、“应收款管理”模块的操作。 具体操作： 1、对于客户资料的维护，销售业务录单人员可以通过登录系统，打开“系统设置”→“基础资料”→“公共资料”→“客户”来对客户资料做新增、禁用及修改等处理操作； 2、销售业务谈成，公司和客户签订合同后，销售业务录入人员可以登录系统，打开“供应链”→“销售管理”→“销售订单”模块做新增销售订单（注：根据公司业务流程，把销售订单替换销售合同，所以不需做销售合同）处理，如需修改、审核及删除