宏的应用及大管理..doc

第12章 输入数据 使读者能够掌握激活单元格的方法，并能够在单元格中正确地输入文本、数字及其他特殊的数据；学会定制输入数据的有效性，并能够在输入错误或超出范围的数据时显示错误信息；掌握几种快速输入数据的方式。 12.1 激活单元格 在一个新的工作表中，只有活动的单元格才能向其中输入数据，例如：A1单元格被粗边框包围，与别的单元格有所不同，表明单元格A1已被激活，是活动单元格。 12.1.1 使用鼠标激活单元格 鼠标在单元格中移动，将鼠标指针指向任意一个单元格，单击鼠标左键就可以使这个单元格成为活动单元格。由于Excel的工作表由超过256列*65536行组成，屏幕上只能看到工作表的一小部分。如果要将激活的单元格不在屏幕上显示，可以使用垂直滚动条和水平滚动条调整使其出现在窗口内。操作方法如下： 用鼠标单击垂直滚动条顶部或底部的滚动箭头，使工作表每次向上或向下移动一行。或用鼠标拖动滚动条，快速移到工作表的某个位置。拖动滚动条时，会自动出现“滚动提示”指示已移到的行，也可通过左键点击滚动条的方法查看当前所处的行； 再用鼠标单击水平滚动条两端的滚动箭头，使工作表向左或向右移动一列。或用鼠标拖动滚动条，可以快速移到工作表的某个位置。查看当前所处在列的方法与上面相同。 当某个单元格被活时，该单元格所处的行和列的标号都将“突出”显示如图1所示。 12.1.2 使用键盘激活单元格 当在进行数据输入，有时使用键盘来激活单元格可能比鼠标更方便，但是你一定要先清楚这些按键的功能。 选中单元格 12.2 单元格或单元格区域的选择 在使用Excel进行工作的时候，有时需要选择一个单元格或一定区域范围的单元格。 12.2.1 选择连续的单元格 1．使用鼠标选中单元格区域 如果想使用鼠标选择一个单元格区域，方法如下： 鼠标单击要定义区域左上角的单元格，此时鼠标指针为形状； 按住鼠标左键并拖动鼠标到要定义区域的右下角； 松开鼠标左键盘，选择的区域将反白显示。其中，只有第一个单元格维持正常显示，表明它为当前活动的单元格（如图2中A7单元格），其他均被置为黑色，如图2所示。若想取消选择，则用鼠标单击工作表中任一单元格，或者按任一箭头键盘。 2．使用键盘选中单元格区域 如果想使用键盘来选择单元格区域，操作方法如下： 1．移动箭头键盘到想选择区域左上角的单元格； 2．按Shift键，同时移动箭头键来选择范围； 12.2.2 选择不连续单元格区域的方法 1．使用鼠标选择不连续的单元格区域 用鼠标选择不连续的单元格区域，操作方法是： 1．单击并拖动鼠标选择第一个单元格区域； 2．按Ctrl键，再选择另一个单元格区域。 2．使用键盘选择不连续的单元格区域 用键盘选择不连续的单元格区域，操作方法是： 1．按住Shift键，同时移动箭头键选择第一个单元格区域； 2．按Shift+F8键，此时状态栏中出现“ADD”字样； 3．移动箭头键到下一个想选择区域左上角的单元格； 4．按Shift键和箭头键选择第二个区域。 选择区域结果如图2所示： 选中不连续的单元格区域 12.3 数据输入 选定单元格之后，就可以在单元格中输入文本、数字、时间或公式等内容了。 12.3.1 输入文本 大部分工作表都包含文本项，它们通常用于命名行或列。文本包含汉字、英文字母、数字、空格以及其他合法的键盘能键入的符号，文本通常不参与计算。Excel 2000每个单元格最多可容纳的字符数是32000个。缺省情况下，在单元格中按左边对齐。 1．输入文本 要想在工作表中输入文本可以按下面的步骤： 单击想要输入文本的单元格，将其激活； 输入任何想要输入的文本； 如果想要把当前活动的单元格分隔为多个单独的行，则可以用Alt+Enter键； 当当前单元格输入完毕后，可以用下列方法离开该单元格： 按回车键移动到下一个单元格； 按Tab键移动到右边的单元格； 按方向键，可向任意方向移动； 使用鼠标单击任何想要移动到的单元格； 单击编辑栏上的按钮，单击按钮则会取消本次输入。 2．超长文本的处理 当输入的的文本超过了列的宽度时，Excel会让文本自动的进入右边的列，如图3所示。 文本超宽时自动进入右边的列 如果相邻的单元格内有内容，则会按照列的宽度显示尽可能多的字符，而其余的字符不再显示，如图4，这并不意味那些文本被删除了，只要改变了列宽或采用前面介绍的折行的方式格式化该单元格之后，就会看到全部的内容。调整列宽的方法在以后的章节再进行详细介绍。 文本超宽时如果右边不空则多余的字符不显示 3．修改正在输入的文本 当文本出现在活动单元格和编辑栏中，按Back space键和Del键可以删除插入的字符。 如果把一个数字作为字符，例如：学号等。只要在输入的数字的左上角加上一个单撇号（如“‘001”），