宝迪教育档案管理系统使用手册..doc

宝 迪 教 育 档 案 管 理 系 统 使 用 手 册 打印 打印，指用户根据自己的需要把系统中著录的条目或档案的封面打印出来，存档或利用。系统中的打印分为：一般打印和检索打印。 一般打印 操作如下： 在主界面目录树上选择相应的档案分类目录，点击任务栏的“打印”，或在菜单“检索打印”下选择“报表打印”，或双击主界面目录树进入相应档案分类的“档案数据管理”，点击左边的“打印按钮，弹出打印条件设置界面（如图4.1.2-16），设好打印条件就可以直接把内容打印出来，也可以先预览再打印出来。如果用户觉得打印数据的位置不合适，用户可以根据自己的需要在打印界面左边的“打印纸张位置”区域，调整数据的打印位置。 （图4.1.2-16） 检索打印（可选择打印） 系统中的检索打印是在用户检索完成后，把所需数据打印出来，在检索状态下用户可以选择“打印”（如图4.1.2-16），在打印条目时，如果用户不想打印检索的全部条目，可以从中先选择要打印的条目，再点击“打印”，这样就可只打印出选中的条目。在检索打印中用户同样可以把数据直接打印出来，也可以先预览再打印，如果需要套打可在“套打”（不打印表格只打印数据）前打勾。 选择多条目打印，先双击主界面对应目录树，进入全目录管理方式，点击右键有：全部选中、全部取消、反向选中。如果有（1－20）二十条数据，要打印其中的（7－17）十一条数据，按住“shift键”，点击第7条数据，然后继续按住“shift键”不放，点击第17条数据，即选中（7－17）十一条数据，再按“打印”即可，这样就可只打印出选中的条目。 打印预览 系统在一般打印和检索打印中都有打印预览功能，用户在打印预览时可以选择不同的预览方式，可以翻页进行查看数据、打印设置、报表保存、打开报表、查看报表页数、返回重新选择打印数据、退出等操作（如图4.1.2-17）。 （图4.1.2-17） 打印机设置：用户用该功能可以设置打印范围（页数范围，如：用户可以设置只打印1-3页等），设置打印份数等（如图4.1.2-18）。 （图4.1.2-18） 报表保存：是把要打印数据以文件的形式保存，如果用户下次还是要打印相同的数据，可直接打开保存的报表文件打印即可。 打开报表：打开已经保存的报表。 ● 打印纸张位置设置 用户在打印时，如果打印数据在纸上的位置有偏差。用户可以在打印时进行位置调整设置方法： 如果用户打印时发现数据在纸上的位置偏上“5毫米”，用户可在位置调整处的“下移”位置输入“5”毫米。 如果用户打印时发现数据在纸上的位置偏下“5毫米”，用户可以位置调整处的“上移”位置输入“5”毫米。 如果用户打印时发现数据在纸上的位置偏左“5毫米”，用户可在位置调整处的“右移”位置输入“5”毫米。 如果用户打印时发现数据在纸上的位置偏右“5毫米”，用户可在位置调整处的“左称”位置输入“5”毫米。 删除 是指删除系统中的一条或多条记录。 操作步骤如下： 进入管理类卷内目录管理。选择一条或多条记录（在“选中”栏内单击需删除的条目数据，在选中栏内有“√”说明已选中），点击“删除”按钮（图4.1.2-19），系统会提示用户是否确认删除并列出要删除的全部记录。如果用户要删除单条记录可在相应的档案分类目录下选择该条目，然后在主界面工具栏上点击“删除”按钮或在菜单栏“数据编辑”下选择“删除记录”，即删除了选中的该条记录。 （图 4.1.2-19） 警示：用户执行本操作时一定要慎重，删除的数据不可再恢复。 撤销（选中） 撤销用户选中的所有条目。 首尾（记录） 用户使用该功能，可直接查到该档案分类的首条记录或尾条记录。 退出 退出该档案分类目录的数据管理。 显示选中 只列出用户当前选中的记录。 保留选中 选中的记录一直保持选中状态，用户可以对选中的这些记录进行连续的操作，包括:查看、修改、打印、检索等。 复制录入 可以复制一条记录到下一录入框中进行修改录入，提高录入效率。 在复制录入“□”内打上“ü”，勾选一条记录，然后点击“录入”，即可进行修改录入。 4.1.3管理类归档文件目录 学校管理归档文件是适应计算机管理档案的需要，即改革后的文件归档方式，也就是单件归档，是指需要归档的文件不用立卷，直接以单份文件为单位的归档方法。系统中对归档文件的登记项主要有：档号、全宗号、全宗名称、文件题名、文件编号、责任者、年度、类别、件号、保管期限、文件页数、机构、密级、文件时间、人名、电子文件、备注。 其中必录项（在软件录入时录入界面带“*”标记的项）为：文件题名、年度、类别、件号、保管期限、密级、文件页数。 归档文件目录的管理的操作，用户可参照办学条件卷内目录的管理的操作。 4.2 会计档案 会计档案是指机关企事业单位在经济管理和各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存下来的会