高教版秘书基础第三章 信息与秘书工作教学课件[精选].ppt

第三章 信息与秘书工作 第一节 信息及其在秘书工作中的作用 各级领导的决策，愈来愈依赖于大量的信息收集和综合处理，信息工作已成为秘书和秘书部门的一项十分重要的工作，信息工作对秘书活动具有举足轻重的作用。 一、信息的概念与特征 1、信息的含义 （1）信息是客观世界中各种事物运动状态的反映 （2）信息又是事物之间相互联系、相互作用的直接或间接的表征 （3）信息是经过传递再现客观事物的状态 2、信息的分类 （1）按信息源的性质：自然信息、社会信息（政治信息、经济信息、文化信息、教育信息、军事信息、科技信息、体育信息） （2）按信息的表现形式：语言信息、文字信息、数据信息、图像信息 （3）按信息来源的方向：横向信息、纵向信息或外部信息、内部信息 （4）按信息的稳定状态：静态信息、动态信息 （5）按信息存在或作用时间：长时信息、短时信息 就一般秘书部门来说，通常习惯将信息分为：综合信息、专题信息、固定信息、流动信息、基本信息、派生信息、客观信息、特殊信息 3、信息的主要特征 开发性、共享性、无限性、时效性 二、现代社会信息工作的基本特征 1、信息载体多样化 现代社会记录和储存信息的载体，一方面向多样化发展，另一方面日趋缩微化 2、信息传递迅速化 3、信息社会化、全球化 三、信息工作在秘书活动中的作用 1、辅助领导科学决策必须依靠信息 信息是决策的依据，是决策的必要条件，没有信息，就没有科学决策。 进行预测和确定目标、拟定决策方案、决策方案的选优、决策方案的实施、修正等，其客观依据都是信息。 2、起草文件必须依靠信息 秘书撰拟公文，就是运用信息为机关服务 3、信访咨询工作需要依靠信息 4、做好日常管理工作必须依靠信息 学会“听话” 王菲，现担任北京华达公司总经理秘书。周末了，她的好朋友李芳来找她玩。 “大律师，最近又去哪里风光了？”一落座，王菲便给李芳开了个玩笑。 “什么风光啊，我刚从广州回来，鑫银公司现在的员工和公司管理层正在闹矛盾呢，他们让我去做他们的法律顾问。这趟累死我了。” “为什么呢？”王菲似乎对这个问题很感兴趣。 “也没什么大事，就是员工认为公司没有说明任何原因就要裁掉他们，感觉被公司骗了，扬言要告上法庭。唉，都是金融危机惹的祸！”李芳漫不经心的回答。 “噢，不过有你这大律师出马，还有解不开的问题么？” 等送走李芳，王菲立刻忙了起来，原来华达公司与广州鑫银公司一直有大笔业务往来，王秘书从李芳的口中发现了不祥的预兆。于是，她马上上网有哪些信誉好的足球投注网站查询了关于这一事件的更为详尽的资料，确认无误后，立即将这个消息报告给了总经理。总经理很重视，马上派出周副总带人过去实地查看，发现鑫银公司实际上已经资不抵债，大幅裁员也可能只是权宜之计，最终难逃破产命运。据此，总经理决定停止向鑫银公司继续发货，以免收不回货款，造成巨大损失。果然，过了两个月，鑫银公司申请破产。王秘书发现的这个信息，让公司避免了巨大的损失，总经理专门召开表彰大会，号召公司的全体员工向王秘书学习。 写总结的秘诀18/14 某处办公室秘书郝兰，这几天一直愁眉不展，走路也是一副冥思苦想的样子。原来，处里年底要召开总结会，处长要郝兰为他写一份工作总结。 郝秘书知道总结很难写，要总结出成绩和经验，也要指出问题和教训，还要指出努力和改进方向，要写出深度。以前，年终总结一般都是汪秘书写的，汪秘书写得不错，每次都得到处长的表扬。今年处长有意锻炼新人，就把这个在全处露脸的光荣差事交给了她。 郝秘书这几天已经写了好几稿了，在电脑上写了删，删了写，总觉得稿子写得没有深度，要么像一本流水账，要么像蜻蜓点水，思路也不大清楚。连自己都觉得不满意，怎么能交给处长呢？肯定要挨批评。郝秘书只好去找汪秘书取经，郝秘书说：“汪姐，您得帮帮我，您总结写得那么好，是不是有什么秘诀？我怎么也写不好，没法跟处长交差啊！”汪秘书笑道：“你不是秘书专业毕业的高材生么？怎么天下还有难倒我们郝大秘书的事？”郝秘书说：“我都急死了，您还有心开玩笑。其实，总结 应该包括的内容、惯用的格式，我都清楚，但不知道为什么，就是写不出要深度的东西来。”汪秘书收起笑容，很正经的拿出一个小本子，放在郝秘书的手上说：“秘诀都在这里。”郝秘书打开一看，小本子里记录的都是这一年里发生的大事，有好事，有坏事，有详细的事情经过，也有数据，有的地方还有汪秘书自己的感受，内容非常丰富。郝秘书明白了，之所以她写的文章没有深度，像流水账，像蜻