高级行政文秘职业化课程[精选].ppt

1、企业行政文秘的工作内容（1） 　 企业行政文秘的工作内容（2） 企业行政文秘的工作内容（3） 企业行政文秘的工作内容（4） 初级秘书：协助上司的工作 主要工作如下： 接听电话、上传下达； 使用办公软件:打字、制表、作幻灯； 使用各类办公用具(传真、复印、电脑)； 使用互联网； 管理档案、文件等； 接待； 其它事务性的简单工作； 中级秘书：分担上司的工作 主要工作如下： 起草公文、文件及其它需要的文字工作； 沟通协调各种关系； 管理上司工作日程； 组织、召集相关的会议； 收集相关信息资料等 ； 公司内、外的简单事务的处理； 语言要求 高级秘书：管理、参谋、支持上司工作 主要工作如下： 管理上司的工作时间； 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质； 1、秘书的定义 l．广义的概念；“秘书是领导人的事务与信息助手。”这里的广义，包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数，又含复数--领导集体；　2．狭义的概念。“秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。”这里着重排除了私人秘书。?我们定义为“秘书是领导工作的参谋和助手” 行政文秘侧重于商业环境中的公务活动（商务秘书） ? 二、什么是沟通 ？ 为了设定的目标，把信息，思想和情感在个人或群体间传递，并达成共同认识的过程。 实质 ： 如何理解别人 让别人理解你的过程 注意：沟通不一定是直来直去 明明白白 效果比有道理重要 三、沟通的特性 1、目的性 2、方向性 3、互动性 四、沟通的种类及形式 几种沟通形式的优劣分析 解读身体语言的含义 六、沟通的方法 一、常见的时间管理误区 事务性、重复性工作太多 打扰（电话或没有预约客人） 没有目标、次序和计划 缺乏自律 资料不完整或有所延误 文书工作不能一次到位 文件越积越厚 工作没有效率 二、时间管理的目标： 加强工作效果 提高工作效率 三、时间管理的三原则 第1招：时间预算表 第2招：跳出时间的陷阱 第3招：区分掌控的时间 第4招：每日工作计划表 第5招：保持自己的韵律并与他人协调 第6招：今日事、今日毕 第7招：找出最佳工作时间 第8招：养成良好的工作（生活）习惯 第9招：同时做两、三件事情 第10招：决不轻易“迟到” 第11招：没定期限就不叫工作 第12招：整理工作环境 第13招：各种文件只看一次 第14招：没有淘汰就不叫档案管理 第15招：学会使用外脑 第16招：集合零碎时间做大事 第17招：勇敢说“不” 第18招：休息是为了走更远的路 2、经验与技巧 ?周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务； ?在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给上司留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务； ?根据上司习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息； ?对于上司的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与上司核对日程，保证秘书与上司日程表内容一致； ?不要代替领导做决定，在上司的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理； ?控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程； ?掌握近期要回避的人物； 一、会议的重要性 大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高 二、会议的组织与管理 会前的准备工作 会间的组织服务 会后的跟踪处理 三、如何担任会议主持人 1 、会议主持人负责控制整个会议进程。 2、会议主持人在会议开始前,应该清点参会人员名单 ； 向与会人员通报此次会议的会议目的； 会议的具体议程； 明确说明此次会议的注意事项和会议纪律； 3、会议主持人在会议过程中，应该控制讨论的方向和时间，促成会议目标的实现； 1、什么是档案管理 档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教、等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 档案管理： 文档管理：文档管理是以管理规范为主，对文档进行有效管理的解决手段。它主要提供对文档的分类、整理、存储、更新及使用的统一解决和管理办法。