(电大期末考试必威体育精装版备考题库2180专科办公室管理.docVIP

《办公室管理》期末复习资料 三、简答题 1．文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。 答：(1)拟稿。(2)核稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。 (3)签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。(4)编号。已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。 (5)缮印。对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。 (6)校对，指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。 (7)用印，是指在完成的文件上加盖机关印章。 (8)登记。(9)分发。指对准备发出的文件：进行分装和发送。 2．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时间、地点时要注意什么? 答：(1)要获得上司的许可； (2)如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认 (3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等； (4)约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表』：。还应准备约会所需要的文件资料。 (5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会； (6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会； (?)公司有重大活动的那一天不宜安排约会； (8)地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要必威体育官网网址、是否需要就餐等因素。 3．来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么? ?答： (1)受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。 (1分) (2)及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。 (2分) (3)认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。 (2分) (4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。 (1分) (5)认真处理。处理信伺：应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。 (2分) (6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。 (2分) 4．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求? 答： (1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。 (2分) (2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告； (2分) (3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是……。” (2分) (4)一定要简短、扼要、流畅； ． (1分) (5)如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏； (2分) (6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。 (1分) 5．什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法? (1)受意是文员接受和领会上司意图。(3分) (2)一种是直接受意，另一种是间接受意。(3分) (3)文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。(9分) 6．公文的完全格式包括哪儿项?请写出这些项目。 (1)版头、发文字号、印刷顺序号。(3分) (2)密级、紧急程度。(1分) (3)签发人姓名。(1分)(4)公文标题。(1分)(5)主送机关．(1分) (6)正文、附件。(2分)(7)发文机关、成文日期、机关印章。(3分)(8)注释、阅读(发送)范围。(1分) (9)主题词。(1分)(10)抄送单位、印发说明．(1分) 7.单位印章主要有哪些?印章的刻制和使用有哪些规定? (1 )单 位 印章、套印章;