文控室资料管理控制程序..doc

文控室资料管理控制程序 1.0目的： 为了对公司质量管理体系有关的文件与资料进行控制，确保文件为必威体育精装版有效版本而制订本程序。 2.0范围： 适合于和质量管理体系有关的所有文件与资料，包括： 2.1质量管理体系文件：质量手册、程序文件、作业指导书。 2.2工程资料：各类工程图纸、样板。 2.3软件资料：电脑内所有资料及电子档保管的资料。 2.4外来文件资料：包括客户及供应商提供的样板书、技术参数、图面/规范、行业/国家/国际标准，订购合同。 3.0定义： 3.1受控文件：指受文件变更管制及较机密的文件。 3.2非受控文件：不受文件变更管制的文件。 3.3外来文件：外部提供或本工厂从外部取得的文件，如：客户的规范图纸、国家国际标准、 同行业标准、委外检测报告、环评报告、各种法律法规、标准汇编。 3.4电子档文件：以电脑软、硬盘形式报告的文件、工程资料。 4.0职责： 4.1文控中心：负责管理体系文件打印、登录、发行、更换、存档、销毁、借阅及外部 文件的管制。 4.2管理部网络工程师：负责电子档文件的管控。 4.3冲压/塑胶/线材部-工程课：负责工程资料的制订。 4.4业务部：负责和客户有关的外来文件的使用管理，客户资料保存。 4.5管理代表：负责质量手册编写、审核，程序文件的规划、审核、批准，及三、四阶文件的批准发行；外来文件管制的确认，电子档文件管控督导。 4.6总经理：负责一阶文件的核准。 5.0内容： 5. 1文件控制作业流程图： 流 程 图 权责 相关文件及使用表单 相关部门 管理代表 责任人 文控中心 相关部门 文控中心 内审小组 文控中心 相关部门 “文件申请单” “文件发放/回收总览表” “模治图分发管制一览表” “内部质量环境审核控制程序” 5.2文件制订、审核： 5.2.1一、二阶文件制订、审核：一、二阶文件统一由管理代表根据ISO9001：2000及ISO14001：2004的精神，结合工作的实际，注重管理实效制订，文件控制中心编号。 5.2.2其他文件由相关部门制订，部门主管审核，部门自己打印，交文件控制中心编号。 5.2.3如果该文件内容涉及到其他部门，则文件的审核也应由其他部门主管共同参加讨论。 5.2.4一、二阶文件统一格式，其它文件形式不限。 5.3文件编号方式： 5.3.1部门编号方式：部门编号统一为两个或三个英文字母，以中文拼音为主： 管理部 品质部 PMC部 注塑部 冲压部 装配部 针座部 光磨部 线割部 业务部 机械部 文控中心 工程部 财务部 GL PZ PMC ZS CY ZP ZZ GM XG YW JX WK GC CW 5.3.2文件编号： 一阶文件-质量手册：QM-01 二阶文件-程序文件：QP-01-22（流水号） 三阶文件-作业指导书/检验指导书/各种规定规范标准等： WI-部门编号-流水号（001-999）例如，线材生产课某三阶文件编号：WI-XCSC-001 四阶文件-表格（表单、记录）： FM-部门编号-流水号（001-999），如是全厂共用表单，部门编号统一以管理部门别编号，生产共用到的表单，部门编号以生产部别编号。 外来文件：编号统一为WL-部门编号-流水号（001-999） 备注：因公司原印刷一些表格，为避免浪费，暂时使用，延用原编号，再印刷一律按上述规定执行。 5.3文件格式、文件版本/版次、页次、编写/审核/批准等规定： 5.3.1质量手册：正文统一用“小四”“宋体”，抬头栏以“宋体”；版本版次统一从B.0开始编，每换十次版次换版本，如B.10再变为C.0；页次1/45，前面1表示第1页，后45表示共45页，文件修订记录表不含盖在总页数内；编写/审核由管理代表执行，批准由总经理执行。 5.3.2程序文件：正文统一用“小四”“宋体”，抬头栏以“宋体”；版本版次统一从B.0开始编，每换十次版次换版本，如B.10再变为C.0；页次例如：1/5，前面1表示第1页，后5表示共5页，文件修订记录表含盖在总页数内；责任人编写，部门主管审核，管理代表批准，执行。 5.3.3作业指导书：形式不限，格式不限，字体不限。但作业指导书上必须有：文件名称、文件编号、版本版次、页次、编写人、核准人（或审核人、批准人）。现场作业指导书鼓励使用图片形式;管理代表批准（或核准）执行。 5.3.4表格：版本统一B.0开始编，每换十次版次换版