浅析新档案整理方法..doc

新档案整理方法浅析 学院：公共管理学院 专业：档案学 学号：200910200990 姓名：陈晨 新档案整理方法浅析 【摘要】档案整理工作是整个档案管理工作的基础。随着社会的发展，传统的档案整理方法不能充分的适应档案管理工作的需要，新的档案管理方法应运而生。《归档文件整理规则》的颁布，标志着我国立卷改革取得了实质性突破，《规则》明确规定了文书档案整理工作改卷为件的做法，对档案整理工作产生了积极的影响。新档案管理方法具有其特点和优点，但也要充分看到其不足，在不断摸索和前进中探索出更适合档案管理工作和符合社会需求的档案管理方法。 【关键词】新档案整理方法 特点 优点 问题 档案整理工作概述 档案整理工作，是将处于零乱和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，使之系统起来的一项业务活动。 一般情况下，收集来的档案处于相对零乱、无组织状态，加上档案数量日益增加，成分越来越复杂，如果不加以整理，就会给日常管理和实际利用档案带来很大困难，只有整理好的档案，才能成为档案的保管、统计、检索和利用提供基本的单位和完整的体系，为准确地鉴定档案的价值提供全面、系统的依据。此外，档案经过整理，可以完整、系统地反映社会活动、历史事件和历史人物的本来面貌，充分发挥档案的凭证、参考作用，体现档案的利用价值。因此，档案整理工作是整个档案管理工作的基础，对其他档案工作环节有着很大的影响。 传统的档案整理方法是建国以来沿用的前苏联的档案整理方法。建国之初，前苏联在列宁领导下制订了一系列关于档案方面的政策法令，为我们新中国档案制度的建立提供了借鉴。在那个历史背景下，采用这种方法，使我们国家得以保护了大量的档案，这是值得肯定的，但随着计算机现代管理手段应用于公文处理和档案管理，它在分类组卷、整理装订和检索利用等方面明显出现繁琐、复杂和效率低的缺点，给档案人员带来了相当大的困难，业务部门也难以掌握。为了更科学地管理好档案，国家档案局于2000年12月发布了中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，这标志着我国立卷改革取得了实质性突破，《规则》明确规定了文书档案整理工作改卷为件的做法，对档案整理工作产生了积极的影响。 新档案整理方法出现的原因 1、传统档案整理方法的缺陷 （1）传统的立卷归档标准和方法复杂、模糊、繁琐，在分类、立卷、保管期限的划定上随意性较大，难以把握，从而使立卷质量难以保证。另外，这种立卷方法的许多环节，如编页号、装订等，完全是一种重复、枯燥的手工劳动，浪费大量人力物力资源。 （2）传统的立卷方法不易掌握，再加上机关档案专职人员较少，且又变动频繁，使档案行政管理部门不得不将工作重点放在重复、繁琐的业务指导和培训上，难以将本来就有限的人力物力投入到现代化管理、开发利用、执法监督工作中去，客观上制约了档案事业的发展。 （3）不利于档案的安全和必威体育官网网址。试想，利用者因需要卷内的某份文件而将整卷借出去，倘若丢失，损失的是多少件就不言自明；另外，若是涉密档案，即便不外借，利用者也只需要某一份文件，你也得将整卷调出，还得盯着不让看卷内其他文件； （4）不便于拾遗补漏时的插卷。有时归档文件的收集难免会有遗漏，装订后的案卷不便于增加、插入遗漏的文件，如拆卷再装订，既费时费力、劳民伤财又不利于档案的保护； （5）传统的归档方法以“卷”为单位，不便于统计。长期以来，统计档案数量一直以“卷”为单位，由于案卷的厚薄不一，卷内文件数量多少不同，“卷”和“件”之间并无固定的对应关系，也就反映不出档案的数量。 2、计算机技术应用于档案管理 （1）计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索方式，使传统整理方法的缺陷凸显得愈加明显，同时也为整理方法的改革提供了真正的契机。 （2）传统的立卷方法已成为现代化管理的障碍。装订起来的案卷，复印、缩微、扫描时十分不便，给档案管理的数字化和现代化造成了困难。再加上计算机强大的、多途径的检索能力，人为地将归档文件归类、组卷已无必要。 3、历史发展的必然 （1）社会发展的趋势。我国传统的档案整理方法，以“案卷”作为档案的基本保管单位。这与过去社会生产力水平低下、科技手段不发达的状况相适应的，也符合过分强调档案的安全和必威体育官网网址的时代背景。随着社会的发展和科技的进步，社会更重视工作的效益，计算机技术的应用使得新的档案管理方法更具有效率，更符合社会发展的趋势。 （2）档案工作发展的趋势。简化档案整理环节，深化档案信息的组织、检索和开发利用，是档案整理工作的发展趋势。新的档案整理方法改卷为件的做法，将文件的基本保管单位由一组文件简化为单件文件，对档案整理工作产生了积极影响。 新旧档案整理方法的对比。 传统