浅谈公共信息系统工程监理档案管理..doc

政府信息资源政策与法规课程作业 浅谈公共信息系统工程监理档案管理 姓名：晋彦杰 学号：2009201040101 目录 1公共信息系统工程监理档案 1 1.1公共信息系统工程与信息系统工程监理 1 1.2公共信息系统工程监理档案的含义 1 1.3公共信息系统工程监理档案管理的重要性 2 2公共信息系统工程监理档案管理的流程概述 2 2.1收集 2 2.2整理 2 2.3鉴定 3 2.4保管 3 2.5利用 4 3结语 4 参考文献 4 浅谈公共信息系统工程监理档案管理 【摘要】公共信息系统工程具有投资大、关乎公众利益、监理工作要求高的特点，针对公共信息系统工程监理档案未受到足够重视这一事实，笔者从档案管理人员的角度阐述了公共信息系统工程档案的含义及其重要性，研究了信息系统工程监理档案管理工作的流程和每一阶段的作用，以期档案管理工作能在公共信息系统工程的建设中发挥更多的作用。 【关键词】公共信息系统工程监理 档案管理 1公共信息系统工程监理档案 1.1公共信息系统工程与信息系统工程监理 公共信息系统工程是指用于公共管理和公共服务的各类业务信息网络系统信息应用系统和信息资源开发等项目的新建改建和扩建工程, 是工程延期、索赔、质量、安全事故原因分析及责任追究的重要凭证, 是工程技术人员和各有关部门实施工程管理、制定技术标准和规范的重要参考资料。 2公共信息系统工程监理档案管理的流程概述 2.1收集 档案收集工作是档案管理过程中的第一项业务工作，是奠定档案工作物质基础的重要的起始环节。收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。 首先，要建立归档制度，包括归档时间、归档范围、归档案卷的质量要求等。如公共信息系统工程项目建设过程中形成的应归档文件材料，应当在工程项目完成后三个月内归档工程项目实施周期长的可分阶段、按单项归档。其次，推行国家或行业标准，如《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《电子文件归档与管理规范》等有关标准规范，确保收集的档案格式规范、真实有效。最后，还要尽量扩大收集范围，使能够反映工程监理过程的资料全部归档。 总之，监理档案的收集要遵循及时、准确、完整、全面的原则。监理人员每天不管工地现场的工作多忙，当天的监理日记，应该当天完成，监理公司定期和不定期地到施工地进行检查，督促监理人员按照规定和要求及时做好监理档案，为信息系统工程留下真实可靠的档案资料。 2.2整理 档案整理工作是档案利用、发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设，是档案管理过程中最为复杂、难度较大的一项业务工作。 信息系统工程监理档案是整个信息系统工程档案的一个部分，它与系统项目业主档案、承建单位档案共同构成一个完整工程项目档案整体。信息系统工程监理档案管理应纳入整个工程项目的计划、组织、招投标、设计、施工、监理、验收等各个环节，覆盖合同、质量、经费管理等各个方面，确保公共信息系统工程监理档案工作与公共信息系统工程项目建设保持同步。 关于信息系统工程监理档案内部的再分类。按监理档案的性质可分为，合同文件类、设计文件类、施工文件类、业主指示类、施工管理及监理类、规程规范设备仪器类等。按监理工作的流程可分为，监理总控类、监理实施类、监理回复类、监理内部类。其中，监理总控类包括集成合同及附件、监理单位案、监理合同、监理任务书、监理说明书、监理规划、监理实施细则、监理总结报告、施工技术方案、总体方案以及有关规定、办法、规程等文件；监理实施类包括监理咨询报告、招标计划、合同变更指令、计划变更表、变更申请表、进度监理总计划、网络进度计划、月施工进度计划表、进度实施情况表、监理工程项目完成工程量汇总表、工程暂停令、开工令、复工令、返工令、施工进度的记录和统计、施工进度纠偏监理记录、质量监理保证计划、质量监理阶段报表、质量事故报告、抽查复查记录、质量等级评定报告、质量跟踪反馈单、投资监理计划、项目总状况报告表、项目投资完成情况报表、计量结单、索赔单、工程造价分析报告、沟通记录表、监理日报、监理周报、监理月报、专题监理报告、监理会议纪要、监理通知单、专题监理报告、初验报告、验收报告、总结报告、验收鉴定书及其他监理实施文件；监理回复类包括招标文件评价记录、投标文件评价记录、开标过程确认表、工程合同评审表、工程技术文档审核表、质量保证资料检查记录、工程开工报审表、工程延期申请表、费用索赔申请表、分包单位资格申请表、软件开发文档审核表、工程设计方案审核表、设备开箱检验报告、项目付款阶段验收报告、工程款支付申请表、工程款支付建议书、索赔处理意见、项目各阶段培训检查记录、报验申请表、提交资料回复单及其他监理意见