浅谈电子档案与纸质档案的价值和作用的比较..doc

《电子文件管理》期考 浅谈电子档案与纸质档案的价值和作用的比较 班级： 学号： 姓名： 【摘 要】无纸化办公推动了电子档案的加速产生，认识和了解电子档案与纸质档案的价值和作用的区别将帮助于日后电子档案的利用。电子档案与纸质档案有本质的区别，但是它们的价值和作用大同小异。 【关键词】电子档案 纸质档案 比较 早在2001年2月12日时中国公路网就刊登过一则关于《美国政府将在2003年实现无纸化办公》的新闻。这则新闻声称美国将根据《政府纸张消除法案》，尽可能在2003年10月以前实现政府办公无纸作业，让公民与政府的互动关系电子化。美国马里兰州计划到2002年，政府服务的50％实现电子化，到2004年达到80％。其他州也有类似的计划。在未来两年内美国政府还将维持低风险、以民众为主的网上服务活动，然后经过积累经验、整合和机构改革三个阶段后，到2006年，美各级政府将从网上接收3.33亿份来自企业和民间的申请和报告，并在网上推出1.4万种网上申请服务。而在国内2009年掀起的拍摄仪扫描风波，因扫描速度的提升，大大的促进了无纸化办公进程，提高业务流程的效率。 由上可见，无纸化办公早已成为一种发展趋势。随着结绳记事、刻木为契、甲骨刻辞、金石铭文、简牍典册、缣帛卷书、铁卷金册记载方式的过去，到历代的纸墨文书的确定，办公文件的载体的确定经历了很长的一段历程，现如今计算机的应用产生的电子记录给纸质文件的办公给出了极大的考验，并呈现着取代的发展趋势。在未来，以计算机为基础产生的电子记录将有可能完全取代纸质文件，电子记录形式的档案即电子档案将成为档案的主要记载方式。了解电子档案与纸质档案价值和作用的联系与区别将成为日后电子档案利用的先决条件。 一、电子档案与纸质档案的本质区别 计算机的应用已经完全融入人们的工作生活中，电子记录随时随地的产生于生活的方方面面，人类保存的档案逐渐以电子档案为主。了解什么是电子记录是保存档案记录的关键。电子记录(electronic record)是表示人们使用计算机信息生成、存储、传输中形成的电子信息或数字信息,包括EDI、电子邮件、计算机服务器和终端设备生成和储存的任何电子文档(包括计算机自动系统自动生成和人工生成记录、文件),其范围小于数据电文,专指经计算机处理生成的数字信息,而不包括电报、电传和传真等传统的电子信息传载方式。简单的说就是电子记录是指以代码的形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。从它的概念可以看得出，电子记录的形式是多样的，不仅载体多样，连内容也可以是多样的。它的多样来源于其根源，电子记录依托于计算机技术产生，计算机载体的多样性及其信息内容形式的多样性决定了电子记录的多样性。电子记录是人们为了提高工作效率而利用计算机办公产而产生的。依托于计算机使电子记录具有了计算机信息内容特有的性质，即电子记录的更改、补充、销毁不留痕迹。虽然计算机应用已经很广泛但电子记录的这一本质特性成为了电子文件归档的最大障碍，其原因是电子记录的这一特性考验着电子记录的真实性。 了解档案的人都知道，档案是原始的、真实的数据记录，而电子记录在这两个性质的要求上却是很难保证。如文字的修改可以随意的删除添加，即便做了防护技术但只要技术出色的人总会有办法进行修改，即使是一段视频或图片也有可能被进行过剪切拼接或PS处理。而纸质档案则不同，只要你在上面进行过修改就会留下痕迹，即便你认为它是一份打印的文件只要你通过从新打印一份来进行修改，但是在打印时间上所使用的纸张或油墨上及其他一些细别方面仍然是有所区别的。电子档案的表现形式是多种多样的，它可以是文字、图片、音频、视频等文件，而纸质档案则大多都是文字材料，间或有一些图片。电子档案所记录的内容与方式比纸质档案更详实丰富。 二、电子档案在保存利用上与纸张档案的区别 档案的保存主要是控制库房的温度与湿度，以及库房清洁等。如北京的皇史宬通过利用“石室金匮”的原理建立的相对地面高出几米，墙壁厚度可达6米的建筑很好的控制了室内的温度与湿度，保管效果也不错。但这些应该只是相对于纸质档案而言，电子档案需要关注更多的方面。凡事通过计算机技术存储的信息都是通过磁性原理来达成，所以在保存运输电子档案时就要注意到防磁干扰和防震干扰、防高温干扰等，这些方面是电子档案保存的很大危害。电子档案的内容形式并不是单一进而存储载体并非单一，在管理保存时就要分类进行针对保管。电子记录不具有直接阅读性，都是依赖于计算机的应用，在如今计算机应用更新如此快的前提下要保证电子档案的可阅读性面临很大的挑战。相对的，纸质档案的可直接阅读性则显示出了很大的便利。除此之外，在计算机技术出现已超过百年的时间里我们很少能够见到保存了上百年的电子档案，但是保存了上千年的纸质档