前台文员管理规定解读.doc

前台文员管理规定 目的 前台文员是企业对外形象最直接的窗口。做好前台形象、客户接待及对外宣传等工作，有利于提升企业形象，传播企业文化。为了充分发挥前台接待的作用，特制定如下规定。 范围 适用于规范前台文员的工作制度。 权责单位 由行政管理部统一管理。 定义 前台文员主要是指在公司前台负责接待及相关工作的岗位。 4.1前台文员的组织架构 4.1.1人员的配置 晋江前台文员编制2人（以下简称：文员一、文员二）、以及展厅行政专员1人。 4.1.2上班时间 A 文员一： 8:00-12:00；14:00-18:00。 B 文员二： 12:00-20:00（早晚班可由前台文员自行调节）。 C 展厅行政专员：8：00-12:00；14:00-18:00。与前台文员轮休。前台文员休息时，需至前台支援。 4.2行政管理部行政主管职责 行政主管负责前台文员培训及监督指导工作。 4.3前台文员职责 4.3.1负责寄件及快件签收并制作《寄件费用月报表》。 4.3.2负责酒店预定并制作《酒店费用月报表》。 A 集团及生产事业部酒店预订：由晋江前台文员负责预订。 B 零售事业部酒店预订：由厦门行政专员负责预订。 4.3.3负责机票预定并制作《机票费用月报表》。 A集团及生产事业部机票预订：周一至周五特定由展厅专员进行预订，展厅专员休息的情况下由前台文员操作。 B 零售事业部机票预订：由厦门行政专员负责预订。 4.3.4负责电话接听、前台接待、办公楼人员管控。 4.3.5负责复印室的管理。 4.3.6 负责雨伞架的管理。 4.3.7其他工作。 作业内容 5.1 工作内容及操作流程 5.1.1快件签收操作 总原则：无论公司或私人快件须保证由收件人亲自签收（特殊人员除外）,保证快件收发的准确性。 A 收件流程 前台文员在接收到快件时签收并分析此邮件是否属公司快件。属于公司快件前台文员应保留好底单并登记到《前台收件登记表》后统一锁到复印室。前台文员放置好各类快件后以RTX的形式通知收件人，收件人确认快件并签名，若属“到付”需请收件人在底单背后签字并补提交《寄件申请单》以便快递月结时使用。(备注：董事长快件第一时间内转交董事长助理代为签收,总裁、执行总裁及其家人快件由秘书代为签收。)前台文员交接班时应做好快件数目清点工作，实行“谁在岗谁保管，谁丢失谁负责”原则。 5.1.2发邮件流程 A前台文员根据收到的OA《寄件申请单》流程进行快递寄件，无见到流程不能予以寄件，紧急情况下经与部门主管确认后允许先寄件后补单，但寄件后次日9：00前前台文员需收到获批的流程，若次日无补单的，前台文员可再次提醒，提醒后次日9:00前依然无见到相关流程的，快递费用直接从其工资中扣除。 B 快递费用结算原则“谁提单，费用属谁”，除流程中特别备注费用所属部门外。 C 前台文员需将所有寄件物品登记进《前台寄件登记表》，登记内容需含寄件人部门、寄件人、快递单号、寄件地址、费用、费用所属部门（月结时默认以该信息为核算依据），是否有流程、经办人等，以备快递月结及出现纠纷查单号使用。收好“寄方付”底单并将寄件费用完善至表格处，底单按部门分好。 D 规定时间（上午10点，下午5点，具体时间需根据各快递员进厂时间而定）通知寄件人将物品送至前台，以减短前台物品存放时间。 5.1.3快递费用月结 A 各快递公司会定时将月结费用票据送至前台处，前台文员将此月结费与日常登记的到付（寄付）费用进行对账，保证账务统一准确后送至各申请部门请部门经理（董事办请董事长助理、总裁办请秘书）签字确认后，做付款通知单进行付款（顺丰快递付款单需于每月8日前送至财务）。付款后需追踪费用审批情况，确保每月15日前对顺丰，月底25日前对圆通、DHL、顺鑫等快递公司付款到位。 5.1.4机票订制及报销管理 A 机票订购 出差人员若需预订机票应在OA《出差申请单》，业务部门在CRM上预订机票申请一栏内填写完整的机票预订信息并保证审批完成此流程的时间在机票预订时间的三天前（工作日）至前台文员处（即已审批完成《出差申请单》和CRM需提前三个工作日）至前台文员处），逾期前台将不予以预订.若有特殊情况无法提前三个工作日完成申请审批的，需提报签呈经总裁同意，前台方可进行预订。具体预定流程参照《员工出差机票和酒店预定管理规定》5.2条执行。 B 机票费用报销 前台文员负责对已到位的机票进行报销，并时时关注机票备用金余额情况，若备用金低于2000元安全值时，需及时追踪机票款报销。机票报销流程参照《员工出差机票和酒店预定管理规定》5.5.1条款执行。 5.1.5 酒店预订与月结规定 A 7天连锁酒店为我司定点合作的酒店，入住费用由公司统一进行付款，是出差人员首选的入住酒店。出差人员进行市外出差应填写完整