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办文掌握“五个正确” 公文处理是办公室秘书部门的传统工作，是一项最经常且工作量大要求规范的政务性工作，是秘书部门永恒的职能。古今中外，古往今来，一切统治阶级执政掌权都要使用公文这一手段和工具，都认识到公文的重要。正如《史记》所云：“存亡在所任，安危在出令”。这也说明公文办理过去是，现在和将来仍然是为执政掌权、实施领导服务的秘书部的重要任务。为了“规范、安全、优质、高效”办理公文，下面讲五个应该共识的问题： 一、正确认识公文 （一）什么是公文？ 中共中央办公厅于1996年5月3日修订的《中国共产党机关公文处理条例》的第一章第二条对公文的定义是：“公文是党政机关、社会团体、企事业单位实施领导处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。” （二）公文的六大作用。 一是行政法规作用。公文是党的政策和国家法律法规显物化表现。法规性公文是人们某些方面的行为规范和准则。法规性公文受国家权力的保证，因而强制执行，在有效的时间和范围内，人人遵守，违者必究。 如：《治安管理条例》、《计划生育条例》、《婚姻法》、《全国年节及纪念目放假办法》等等，都是通过国家主席令或国务院令或用通知颁布下发执行。 二是领导和指导作用。公文是机关的喉舌，代表机关发言。上级领导机关和业务指导部门通过公文对下级机关和部门起领导和指导作用。这类公文不是直接的法规，而是法规的具体化体现了党和国家政策法规精神，贯彻执行上级机关领导意图具有一定的权威性。 如：《中共中央国务院关于推进社会主义新农村建设的若干意见》、《中共湖南省委省政府关于进一步保障和改善民生的决定》等等，都是以公文为载体传达党和政府的意志意图和工作部署。 三是宣传和教育作用。针对典型情况或某一重大问题发出的决定、通告、通报、条例、规定等，都起到总结经验、吸取教训、提高认识、统一思想、振奋精神的作用。 如：表彰通报、批评通报、情况通报等。 四是联系和知照作用。不相隶属的机关和单位之间使用公文相互商洽工作、询问和答复问题、了解情况、或向有关部门请求批准等要使用公文。这是平行文，是要用有：函、便函、介绍信、周知性通知等。 五是依据和凭证作用。公文是机关工作的依据和凭证，下级对上级的请示、报告和意见与上级对下级的指示、批复、通知等，上下互为依据。 六是记载和备查作用。公文是现实社会事务的缩影，是社会历史的缩影。公文的原始草稿和正式文件整理归档，以便今后子孙后代考查研究。 （三）公文的四个特点。 一是鲜明的政治性。公文受制于国家政权性质、忠实地表达统治阶级的思想、意志。因而，公文本身就是政治的体现。 二是法定的权威性。公文是法定的作者在法定的范围内，行使职权而制作和发布的。因而具有法定的权威性和行政约束力。公文经一定的程序制定后，不再是秘书人员和领导个人的意见而是组织的意见，任何个人不得任意删改或推翻。个人意见可以保留但公文的内容必须坚决执行。（公文有特定的作者和读者） 三是效用的现实性。公文是办事的工具，针对性强，是根据实际工作需要、针对特定的事务或问题制发的，都是在特定的历史阶段产生效用。 四是特定的程式性。公文不同于其它书面形式的文章、它有自身特定的版式和格式。（以示庄重、严肃、权威） 从公文的六大作用、四大特点看出机关办公室办文是何等重要，从而提高我们对公文办理重要性的认识、自觉维护公文的严肃性和权威性，提高办文效率和公文的执行力，有利政令畅通。 二、正确使用法定公文文种 （一）注意党政机关法定公文文种的异同 1、中共中央办公厅颁发的党的机关公文处理条例中法定的文种有十四个，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。湖南省委办公厅增加了“工作要点”、“细则”，一共是十六个文种。 2、国务院颁发的《国家行政机关公文处理办法》中法定公文文种十三个，即：命令（令）、决定、议案、通知、通报、通告、公告、报告、请示、批复、函、会议纪要。 有九个相同的文种：决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。 有十一个不同的文种：决议、指示、公报、条例、规定、工作要点、细则、命令（令）、议案、通告、公告。 党的机关和政府行政机关为什么文种有十一个不同？这是由于党政机关的工作性质职责的不同。就是相同的文种，在具体作用和内容上又有差异，每个文种都有自己特定的适用范围，都担负着各自的责任。 应注意的是我们机关单位职能部门，对上对下既要对政府负责，又要对党委负责，还要对业务部门负责。这就要求我们注意公文文种的正确使用，应根据行文目的、机关职权、行文关系确定公文文种。对党的机关（组织）行文要用党的机关公文文种。对政府行政机关行文，要使用行政机关的公文文种。 （二）注意明辨近似文种，防止文种错用。 请