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如何提高会议效率 根据一项调查结果：美国上班族每周平均参加十个会议，约占每周工作时间一到一天半，经理人每周有一半以上时间在开会，上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的。在我们公司，翻开每个人的日程表，都会看到很多会议安排，特别是各级管理人员，会议更频繁，有时候甚至是“赶场”——一下午连续开三个会对部门经理来说并不很罕见。 [ 转自铁血社区 / ] 这么多会，花了如此多的管理成本，效率如何？有没有真正解决问题？会议决议有没有执行？执行效果如何？这些方面做得如何，体现出一个公司的管理水平，反映了一个公司奈幕 以亲身经验，列举一些会议组织和会议效果方面的不足： 1、? 发了会议通知才发现与会者时间不能统一，导致反复发通知。 2、? 发通知之后没有跟催、提醒，导致会上见不到人。 3、? 与会者收到通知以后不重视，不能参加不事先请假。 4、? 与会者本来想参加，但到开会时间因为正忙其它事忘记参会或者迟到。 [ 转自铁血社区 / ] 5、? 投影设备调不好，大家坐着干等。 6、? 参会人员太多，七嘴八舌，经常偏离主题，导致时间无限延长，最后草草收场。这种情况在与会者中没有绝对权威的时候尤甚。 7、? 参会者对议题背景不了解，导致会上花大量时间解释背景，如果背景复杂，一时难以解释清楚，往往出现上面第5个问题中描述的情况。 8、? 会前没有相对成熟的方案，寄希望于会上大家讨论出解决方案，而实际情况是往往因为时间紧迫，讨论出的并不是最优方案。 9、? 会前没有沟通，等会议开始了开始讨论了才发现与会者不能代表本部门做出决定或承诺——更有甚者，会议结束会议纪要发出之后才反映出这个问题。 10、? 会上得出的决议缺乏可执行性，职责、流程没有确定，导致要么会后没有人执行，要么执行过程中再反映出一堆问题，执行不下去。 [ 转自铁血社区 / ] 所有这些问题，严重影响了会议的效率和效果，结果就是：开过会之后即使是高层参加问题仍然没有真正解决。更大的危害是影响工作气氛，消磨了员工的意志。 如何提高会议效率和效果的课题每个公司、每个发展阶段都会存在，差别在于优秀公司做得好一些。那我们怎么样才能做得更好一些呢？提出一些想法供大家参考。 让我们先分析一下会议都涉及哪些人。一般来说，与会人员包括三种人：组织者、参会者、秘书。 其中，组织者应该是受问题困扰的人，解决问题需求最强烈的人，解决问题的责任人。他的职责是：反映问题、提出方案、确认参会人员、会议主持、决议责任落实。 参会者是组织者请来解决问题的，他的职责应该是：参会之前充分了解背景，了解问题核心，带着自己的意见参会。会上充分表达自己的想法，如果认同会议决议，会后就要坚决执行。 秘书辅助组织者组织会议，职责包括确定会议时间、地点、发通知、跟催参会人员等，可能还包括会议记录。如果小型会议没有秘书，这些工作就应该由组织者承担。 [ 转自铁血社区 / ] 会议成功的前提是当组织者宣布会议开始的时候，参会者都能按时到会议地点，投影设备都能正常运转。这一点如何实现？让我们首先看看秘书该干什么： 1、? 根据组织者提供的参会人员名单，打电话协调时间，预定会议室。 2、? 发会议通知，明确参会人员、时间、地点。 3、? 通知发出之后适当时间打电话确认参会人员都收到了通知而且保证能参加。 4、? 会议前适当时间再通过QQ或电话提醒参会者，例如开会之前十分钟。如果是从西丽赶来的，应该在班车开车时间之前提醒。 5、? 会前调整好投影设备，留出故障解决时间。 [ 转自铁血社区 / ] 6、? 会议时间到了之后确认人是否到齐，答应到没到的，打电话跟催。 这些看起来似乎都很简单，但并不是每个秘书、每次会议组织都做到了。举个简单例子，第二条中说到会议通知中明确参会人员，好像很简单，但实际就发生过这样的例子：到了会议时间，人还没来，打电话一问，回答说据他对邮件的理解这个会议不需要他参加。所以此处要求应该是：不仅仅默认邮件的“收件人”是参会人员，而是通知里再明确一遍参会人员名单。 有的人说了，每个会议都这样，岂不是要把秘书累死？这里需要提出的两点是： 一、这是优秀秘书的基本素质； 二、如果每次会议都这样做了，准时、有问题及时反馈的工作气氛就会慢慢养成。 好了，现在人已经到齐，投影已经打出来，下面会议进程能否顺利？会议能否成功的关键在于组织者。组织者是会议的核心，他对问题最了解，最希望解决问题。那组织者如何做才能达到目的呢？关键在于会前的准备和沟通。充分的准备和沟通决定会议的效率和效果，极端情况是：会前达成一致，会议没有必要开了，达到了“无会胜有会”的理想境界。 [ 转自铁血社区 / ] 组织者首先要摒弃通过会议本身找到解决方案的幻想。换句话说，如果会前没有一个初步的、尽量详