(学校荣誉档案的收集与整理.docVIP

学校荣誉档案的收集与整理 学校档案是国家档案全宗的重要组成部分，是永久贮藏档案资源的基地，是反映学校发展历史的真实记录，它既是学校各项工作的查考凭证，也是教学管理工作的参考依据，更是学校进行科研活动不可缺少的资料。它随着学校的建立而产生，形成于学校一切活动之中，并伴随着学校的发展而逐渐积累。 学校档案以各种形式和载体将教学、科研、党政管理等活动的过程和人们思想活动的成果记录下来，为存贮并维护好它们的完整与安全，实行统一集中管理是学校档案工作基本原则的核心，这样既完善了档案资料的收集整理，又便于开展利用工作，使档案资源充分发挥其信息作用。学校档案工作是管理学校档案和提供学校档案信息为学校和社会服务的一项业务工作，为满足学校和社会利用档案的需要，通过收藏和提供档案材料这种特定方式，为教学、科研、党政管理等各项工作服务。 目前，学校档案主要分为党群、行政、教学、科研、出版、外事、基本建设、仪器设备、财会、声像等十几大类，为丰富馆（室）藏档案，完整反映学校历史面貌，许多学校己开展了实物档案和荣誉档案的收集整理。由于学校工作的特殊性，荣誉档案相对于其他机关、企业来说是多产户，它在参与社会各项工作的活动中均会或多或少获得各种类别的荣誉，从而产生了大量的荣誉档案。就荣誉档案而言它又分为文书和实物两类，它也是学校各项活动的历史记录，它全面而真实地记载和反映了学校的兴衰荣辱。这门类档案以其历史的真实性、原始性、直观性和生动形象性等特点，反映着学校的发展史、荣誉史。学校可充分利用这些反映学校兴衰荣辱的实物写照举办展览，开展各项宣传教育活动，由于它的特殊性必定具有超强的说服力和感染力；另外还可建立学校荣誉陈列室，针对教职工，特别是对学生进行校史与德育教育，树立爱校、勤学上进的思想有着深远的现实意义和历史意义。所以，建立健全学校荣誉档案的管理制度，科学管理荣誉档案应当列为学校档案收集整理的重要内容。 学校荣誉档案从载体上应分为文书类与实物类。其文书类：如获奖文件、先进材料等等；实物类：如奖杯、奖章、锦旗、证书等等。因为它们从形式上属于不同载体，从保管与利用的角度看，两类档案分开立卷保管较为合适：一、便于档案的整理；二、便于档案的保管；三、便于档案的利用。下面就学校荣誉档案的收集与整理工作谈谈认识与做法： 一、学校荣誉档案的收集 收集工作是档案管理工程的基础，学校荣誉档案的文书类档案资料一般是通过文件下发，所以很大部分是收集整理存贮在学校的综合档案管理部门，而荣誉档案的实物有很大部分分散存放在有关业务部门，如综合类获奖奖品存放在学校办公室，工会组织参加活动的获奖奖品存放在工会，团委组织参加活动获奖奖品保管在团委，其他部门参加活动获奖奖品也相应保管在本部门，教职工和学生参加各种活动获奖材料不言而喻是由归个人保存。这种分散式管理形式首先不符合档案管理要求，也不利于安全保管，更不利于工作上的利用，根据档案集中统一管理的原则与要求，变荣誉档案管理分散为集中是最佳选择和任务。随着教育现代化的发展，学校档案信息化建设也日新月异。为满足社会及学校各项工作对档案信息的需求和要求，档案管理工作的完善，档案信息的齐全，现代化手段管理已是档案工作发展的趋势；而实现学校档案的完整与安全，必须实现档案工作的规范化、标准化、现代化管理。学校要集中统一管理好荣誉档案的文书与实物两类档案资源，应建立健全好管理制度，明确收集范围，将具有保存价值并反映学校历史全貌的，凡属学校各项工作获奖的各类文书、奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书等等，均收集归档由综合档案部门集中统一管理，这样既丰富了学校馆（室）藏档案资源，又维护了档案的完整与安全。 １、收集范围 学校荣誉档案是学校在进行党政管理、教学、科研、外事、工团等工作活动中直接形成的，它是记录学校发展成就的历史见证。其收集范围主要有以下几个方面： （１）上级政府颁发给学校的荣誉类； （２）学校在教学、科研等活动中政府与社会团体颁发的荣誉类； （３）上级工会、团组织等开展各项竞赛活动获奖类； （４）兄弟单位、团体赠送的锦旗、牌匾等； （５）教职工个人在进行教学、科研、管理等工作中获得的奖项； （６）学生个人参加各项活动获得的奖项。 其中教职工，学生个人获奖的奖杯、奖状、奖章、证书等等，其原件仍由个人保管，学校综合档案管理部门采取征集复印件或拍摄照片进行保存。 ２、收集方法 为丰富学校馆（室）藏档案，应抓好档案的收集工作，主要开展好定期收集与平时收集两项工作，综合档案管理部门首先要抓好平时收集和登记工作，同时应及时掌握各种获奖信息，以便有的放矢，使收集归档材料完整，全面反映学校所获荣誉的情况。其次是建立档案收集网络，健全各年级