精选课件档案管理基础(第7章 档案的提供利用).ppt

第七章 档案的提供利用 提供利用是档案管理的最终目的，也是档案及档案人员自身价值实现的途径。 档案利用网络图谱： 档案利用工作的内容： 档案提供利用工作的基础条件 第二节 档案提供利用的方式 档案阅览服务 档案外借服务 档案展览 制作档案复制品 制发档案证明 档案咨询服务 档案的网络提供利用 * * 档案馆 User 1 User n User 2 … 利用请求 需求分析 检索档案 提取档案 意见反馈 利用档案 的要求 改善基础 设施条件 利用方式 选择 意见回复 1. 档案工作人员了解馆藏档案的基本情况，掌握各种检索工具的使用方法。 2. 档案工作人员调查、分析、预测社会需求，把握档案利用需求的趋势。 3. 策划、组织和建立多种提供档案的渠道，积极开展多样化服务。 4. 利用各种方式向用户介绍和报道馆藏，开展档案咨询服务工作。 5. 建立档案利用服务反馈机制，及时了解和掌握利用情况，及时进行答复。 1 2 完善的基础性工作 全方位立体化利用渠道 丰富馆藏； 档案信息系统化整理； 通过鉴定优化档案的质量； 档案修复及珍贵档案复制； 建立档案信息检索平台； 4 3 健全档案利用规则制度 适合档案利用硬件设施 直接利用； 平面或立体浏览； 新闻与广告宣传； 出版发行； 网络传播； 档案提供利用工作的要求 依法开展档案利用工作 主动开展档案利用工作 不断完善服务方式和手段 主动分析和跟踪，把握需求动向 积极进行业务建设，做到有备而来 及时开展档案利用工作 1 档案提供利用工作的形式： 向利用者提供档案原件的阅览、借出和网络利用； 向利用者提供档案复制品，编辑出版档案出版物， 在各种媒体上公布档案，制作档案缩微品和副本等； 向利用者提供档案信息加工成品，包括制发档案 证明、编写档案编研资料等； 2 档案提供利用工作的常用方式： 档案阅览服务； 档案外借服务； 档案展览； 制作档案复制品； 制发档案证明； 档案咨询服务； 档案的网络提供利用服务； 1 档案阅览服务的优点： 有利于保护档案； 可以提高档案利用效率； 可以节约利用服务成本； 2 档案阅览服务的注意事项： 选址适当（接近库房、环境安静、空间宽敞明亮等）； 分区合理（功能齐全、合理，布局美观大方）； 设备适用（应具备档案阅览所必需的各种设备）； 制度健全； 1 档案外借服务的限制： 权限的限制； 范围的限制； 严格审批手续； 规定归还期限； 对外借档案的保护措施； 1 档案展览的类型： 按展览的期限划分——长期性展览和短期展览； 按展出的内容划分——综合性展览和专题档案展览； 按展出的地点和方式划分——固定展览、巡回展览及网络展览； 2 档案展览的组织步骤： 确定主题； 精选材料； 设计格局； 保证档案安全； 1 档案复制品的类型： 副本——通过摄影、扫描、复印等方式整体克隆档案原件； 摘录——通过手抄、打字、复印等方式部分克隆档案原件； 2 制作档案复制品的优点： 减少档案原件的磨损，延长档案原件的寿命； 有效提高档案的利用效率； 可以避免档案原件可能的安全风险； 1 档案证明的制发流程： 制发手续——用户申请； 制发依据——档案原件； 制发方法——引述原文； 制发标志——加盖印章； 1 档案咨询服务的类型： 事实性咨询； 知识性咨询； 查询性咨询； 2 档案咨询服务的程序： 接收咨询（了解用户需求，确认自身条件）； 分析问题（准确把握意图，确定查找范围）； 查找档案（尽量详细查找，确保档案适用）； 答复咨询（选择合适方式，做到及时高效）； 建立咨询档案（积累资料，方面调查研究）； 1 档案网络提供利用的步骤： 选择形式、题目与制定计划； 数字化准备与信息鉴定； 网站设计与数据维护；