房地产公司档案管理流程题库.doc

房地产公司档案管理流程 1、流程概况 流程目的 规范公司档案管理，确保档案管理权责清晰、归档及时、内容完整、保存规范，为公司经营管理留存充分、有效的证据，保证质量管理体系有效运行。 流程范围 适用于档案的收集、整理、分类、利用、归档和处理。 定义 档案：公司日常经营管理工作中形成的具有保存和利用价值的重要资料。 流程主导及 参与小组 综合管理部、财务部、业务部门 部门 职??责 综合管理部 1、负责制订全公司档案管理规范； 2、设立专职档案管理人员，建立安全、必威体育官网网址的公司档案室； 3、以合同连续编号和以加盖印章为关键控制点，在合同生效的同时收集合同（或协议）、及作为合同附件的招标、投标、评标、定标、中标等资料。确保合同（或协议）存档的及时性和完整性； 4、根据公司各项业务进程，编制应归档资料目录，在项目竣工验收后及时收集《土地使用证》、《建设工程规划证》、《商品房预售证》、《建设工程施工许可证》、《竣工备案证》、《大产权证》原件，并接收相关的设计图纸、设计变更、阶段付款、签证变更、预结算资料等等，确保公司档案的完整性； 5、在员工调动和离职时，监督办理相关资料交接手续； 6、负责接收各部门零星文件资料（如：行政类、经营管理类文件）； 7、负责整理、保存、借阅登记和集中处理公司档案。 财务部 1、??指定兼职财务档案管理人员，建立安全、必威体育官网网址的财务档案室； 2、??以收、付款为关键控制点，在收、付的同时收集合同（或协议）以及相关经济资料； 3、??按照（98）财会字第32号《会计档案管理办法》和XXX公司会计档案管理相关规定，开展会计档案立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。 业务部门 1、??按照公司权责手册和流程文件开展具体业务，与合作方（或客户）协商一致后，拟制合同（或协议）文本，向综合管理部申请合同编号，然后提交相关部门审核会签； 2、??将经审批的合同文本交合作方（或客户）签章，然后向综合管理部申请加盖XXX置业公章； 3、??合同签章生效后，业务部门负责将合同文本及附件交由合作方装订成册； 4、??负责将装订成册的合同分发到相关执行部门，并办理合同交底手续； 5、??按照公司权责手册和流程文件办理付款和签证变更等手续； 6、??负责本部门文件资料（含工作标准、工作计划、合同与协议、联系函件、工作成果、付款资料和绩效评价等等）的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档，以支持日常业务工作的开展。 7、向综合管理部移交本部门应送存的项目管理档案和零星文件资料。 ? 2、文件归档范围、移交时间及保管期限 序号 类???别 文??件??范??围 保管期限 责任部门 移交时间规定 密级 1 行政管理、文书类文件 公司筹备期的可行性研究报告、申请、批复等 永久 综合管理部 完成即移交归档 1级 2 公司设立、转制、变更、机构设置资料及营业执照等 永久 综合管理部 完成即移交归档 1级 3 公司验资报告 永久 财务管理部 完成即移交归档 1级 4 公司资质证 永久 项目发展部 完成即移交归档 1级 5 法人代表、经营管理负责人任职批文、简历等 永久 综合管理部 完成即移交归档 1级 6 公司税务登记证、财政登记证、法人代码证等 永久 财务管理部 完成即移交归档 1级 7 公司年检资信材料包括工商年检、税收缴纳、年度审计、资产评估、信用评估等 永久 财务管理部 完成即移交归档 1级 8 公司领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层）构成及机构设置材料等 永久 综合管理部 完成即移交归档 1级 9 董事会、股东会、监事会会议纪要等 永久 综合管理部 次年3月至6月移交归档 1级 10 综合性行政事务：公司事务公开，文秘、机要、必威体育官网网址、信访工作、印鉴管理资料等 长期 综合管理部 次年3月至6月移交归档 1级 11 法律事务、公证工作资料等 长期 风险管理部 次年3月至6月移交归档 1级 12 审计报告等 永久 股份公司的审计部 完成即移交归档 1级 13 员工人事管理（档案），劳动合同等 长期 综合管理部 完成即移交归档 1级 14 劳动工资和社会保险，员工福利、职务任免，职称评聘资料等 长期 综合管理部 次年3月至6月移交归档 1级 15 员工教育与培训工作、外事工作资料等 长期 综合管理部 次年3月至6月移交归档 2级 16 医疗卫生、治安保卫、综合治理、防范自然灾害资料等 短期 综合管理部 次年3月至6月移交归档 2级 17 党群工作类文件 企业文化和精神文明建设、职工代表大会、工会工作、共青团工作、专业学会、协会工作、群众团体活动资料等 长期 工会、团委、党委 次年3月至6月移交归档 3级