(秘书职业资格五级复习提纲.docVIP

第一章 会议管理 第一节 会前筹备 一、发送会议通知 （一）相关知识 1、会议的构成要素 会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。通常有2人以上共同参与。 会议的要素即会议的组成因素，它可分为： （1）会议基本要素：即所有会议必有的要素。包括会议目的、召开时间、会议地点、组织者、主持者、与会者、主题、议题、日程等 （2）会议选择要素：即可供选择的、并非为所有会议所共有的要素。包括会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文书材料、专用设备工具、各种耗材等。 2、会议的主要种类 （1）按组织类型分为：内部会议和外部会议、正式会议和非正式会议。 （2）按时间方面的规定性分为：定期和不定期。 （3）按出席对象分为：联席会（由若干单位共同召集并参加）、内部会、代表会、群众会等。 （4）按功能性质分为： 法定性会议（指组织按照法规召开的具有法定效力的会议，一般有审议报告和决定重大事项的职能）； 决策性会议（指组织和企业的领导人员对工作中的重大问题集体讨论作出决定的会议，必有决议、决定）； 执行性会议（分配工作、布置任务，执行政策）； 告知性会议（发布会、说明会）； 学术性会议（为研讨和传播学术问题而召开的会议，如研讨会、论证会、审定会等）； 协调会商性会议（指以协调商议事项为主要内容的会议）； 显示性会议（报告性、谈判性、动员性、纪念性等。 （5）按议题性质分为：专业性（解决专门领域问题）、专题性、综合性等。 （6）按规模大小分为：特大性（万人以上，一般在体育馆、露天广场举行）； 大型（千人以上，一般在礼堂、会堂举行）； 中型（百人以上，一般在会议室、礼堂举行） 小型（数人到数十人，一般在会议室召开） （7）按会议采用的方式手段分为：常规会、广播会、电话会、电视会等。 （8）按与会者的国籍及议题的范围分为：国内会议和国际会议等。 3、公司常见会议的种类与作用 （1）经理例会 由本企业的经理们参加，研究经营管理中重大事项的办公会议。 （2）部门员工例会 指某一部门定期召开，由本部门全体员工参加的会议。 （3）股东会 股东会是公司企业必不可少的一个组织机构，也是公司企业必须召开的一种会议类型 召开股东大会，应当将会议召开的时间、地点和审议事项于会议召开二十日前通知各股东；临时股东大会应当于会议召开十五日前通知各股东；发行无记名股票的，应当于会议召开前三十日公告会议召开的时间、地点和审议事项；股东如果不能出席大会，可以委托代理人出席。 （4）董事会：由公司设置，由股东推选的董事组成，是法定的常设经营决策和业务执行机关。 董事会会议一般每年度至少召开两次。为了保证会议的成功，应当在董事会会议召开10日前通知全体董事。 （5）公司年会 年终举行，不仅总结表彰，还可开展庆祝活动。 （6）客户咨询会 邀请企业的客户代表、合作单位代表参加 （7）产品展销定货会 企业经营中经常使用的一种有效手段，一般是由销售部门负责操办。 （8）业务洽谈会 是企业提高经济效益的关键。 （9）新产品新闻发布会 4、会议通知内容 会议通知是以召开某次会议的有关事项为内容的文字信息。包括会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议议题、地点、联络信息、报到事宜及有关要求。除此之外，还应包括： （1）会议相关材料 （2）回复时应需要的信封及邮票等 （3）有关的票证 （4）会议的地点、交通工具及线路等 （二）工作程序 1、发送会议通知的方法 （1）口头通知和书面通知 （2）正式通知和非正式通知 2、发送会议通知的程序 （1）明确会议通知发送对象和联系方式、填写会议通知并准备好相关附件、选择会议通知信息传递方式、确认会议通知书是否送达（或送回和处理回执单） （2）如有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份。 （3）书面通知的地址、邮编一定要填写正确。 （4）需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复。 （5）对于经常参加某类会议的部分人员，可用计算机打印出标签或准备多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新。 （6）不管以什么方式发出的会议通知，都应抓住确认回复环节，以确保会议信息能够按时、完整的传达给与会者。 （7）可将会中使用的有关票证（入场卷、代表证、汽车通行证、等）与会议通知一并发出。 （8）如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一分说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具、线路。 （9）会议通知样本要作为档案收存。 （三）注意事项 1、会议通知的确认 （1）确认会议通知发送对象 （2）确认发送的回复环节 （3）确认会议通