Excel常用功能及操作技巧.pptx

Excel常用功能与操作技巧 亿色出品 内部分享目录常用功能常用功能1—条件格式作用：根据预定的条件，设置一定的格式，从而达到提醒或者警示作用。主要用在突出某些特定设置（包括边框、文字颜色、字体、趋势、图形等）单元格，便于理解和更加可视化。使用方式：1、系统给定的快捷功能，如突出显示、（重复项）、项目选取（标识前10项）、数据条（展示趋势）等2、可以按一定规则写函数，达到自己想要的格式，如斑马线、周六日自动标识等（详见演示文档）常用功能2—定位/填充使用方式1：“开始”---”查找和选择”---”定位条件”---选择空值---输 入框输入上一级内容---Ctrl+Enter使用方式2（快捷键）：F5 ---”定位条件”---选择空值---输入框输入上一级内容---Ctrl+Enter作用：在表格中快速填充跟上一级内容相同的项目常用功能3—数据透视表数据透视表（Pivot Table）是一种交互式的表，主要进行分类统计计算。如求和、计数、平均数、最大（小）值、方差等。所进行的计算跟数据透视表中的排列有关。可以动态地改变它们的版面布置，也可以重新安排行号、列标和页字段。每一次改变版面布置时，数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据。另外，如果原始数据发生更改，则可以更新（刷新）数据透视表。使用方式：“插入”---”数据透视表”要点：1、查看和更新数据源：“选项”---”更改数据源”2、刷新数据透视表：“选项”---”刷新”或“选中数据透视表”----鼠标右键----刷新3、可按数值排序：“选项”---”刷新”或“选中数据透视表”----鼠标右键----排序4、可使用切片器：“选项”---”插入切片器”（主要用于动态选择相关字段）5、可对透视表进行布局：“设计”---”报表布局”（可展示成矩形表格形态）6、快速提取相应的明细： 双击数据透视表任何一个数据单元格，即可展示对应的明细常用功能4—分列作用：将一个单元格内容分成单独的列进行展示，目的是为了更好的分类。要求：每行的单元格内容要有一定的规律，各类型内容之间有明显的的标识， 如空格、”-”、（）等。使用方式：“数据”---”分列”---按步骤操作常用功能5—删除重复项作用：将一个表格中行内容有重复的删去，避免重复计算注意：可有选择的删除，使用时要多加小心使用方式：“数据”---”删除重复项”---按步骤操作常用功能6—数据有效性作用：1、人为制定一定规则，防止在单元格中输入无效数据；2、强制要求从给定的下拉框中选择内容输入。提示：1、要求输入的格式需要说明清楚，避免误解（总是报错而无法输入）2、下拉框设置时可借助函数（如IF等）设置有关联性的选项使用方式：“数据”---”数据有效性”---按目标操作常用函数常用函数--概述函数的结构一般由函数名称和函数参数组成。 但个别函数没有参数，如now( )、rand( )、day( )等参数有特定的含义，固定的位置，用半角逗号隔开参数可以是常量、引用、计算式或其他函数如何插入函数“公式”—“插入函数”点击编辑栏边的“fx”在编辑栏内直接输“=”插入函数 提示：在excel里，你只要在单元格输入“=”后，在输入函数的前几个字母，excel就会自动匹配出相应的函数及函数的功能，我们只要双击下就可以插入了。如右图：常用函数1--IFIF（判断条件，正确时返回值，否则/错误返回值）：用于执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果 如 : IF(A1=B1,“是”,“否”) ，指如果A1=B1，则返回“是”，否则如A1 ≠ B1，则返回“否”提示：编辑函数时，如果参数是文本格式，则需在参数的前后添加英文输入法下的双引号应用技巧：--查找重复值 先将要判断的数据（如A列）按升序或降序排列，然后再在辅助列如B列输入公式（如右）：=IF(A1=A2,1,0)，则返回结果为1即为重复值--经常和AND或OR函数组合使用 =IF(AND(X,Y),A,B)，即如果同时满足条件X和Y，则返回A， 否则返回B; 函数OR类似，条件X、Y满足其中一个则返回A，否则（都不满足）则返回B相关函数--IFERROR IFERROR（表达式，出现错误时返回的结果）：用于判断表达式是否为一个错误值，若是则显示我们在函数里输入的错误显示值，如果是正确值常用函数2—求和系列SUMIF（条件范围，条件，计算求和的范围） SUMIFS（计算求