EXCEL学习培训-工作中的EXCEL.pptx

EXEL常用功能技巧及函数交流学习江苏XXXX有限公司江苏XXXX纤维股份有限公司财务部-张立斌目录数据输入制作表格数据处理格式设置EXCEL主要用途源数据表制作制作图表图表制作美化制表—数据输入技巧1—单元格中换行 进入单元格录入状态，光标移动到要换行位置，然后按住键盘上空格旁边的Alt，敲回车键Enter就是换行。演示制表—数据输入技巧2—数据填充 比如我们要输入连续的数字，我们可以在单元格中先输入一个数字，然后把鼠标放在单元格右下角，鼠标变为黑色十字时，我们按住鼠标向下拖动。填充的内容不仅可以为数值，还可以是单元格格式、日期、星期以及其他部分有规律内容。演示制表—数据输入技巧3—多区域同时录入相同数据 例如，我要在下面表格中的黄色区域录入相同的内容“一车间”，按住Ctrl选中所有黄色区域，输入内容后再次按住Ctrl敲击回车Enter！。演示制表—数据输入技巧4—选择性粘贴 我们常用到复制粘贴功能，但有时候我们只想粘贴单元格中的数值、公式或单元格格式，这个时候我们就会用到选择性粘贴。并且选择性粘贴还有运算、转置等其他功能。如下图演示：演示制表—数据输入技巧5—F4键妙用 如果如需要插入一个新工作表，可以选择当前工作表，右键工作表标签－选择插入－新工作表；如果要插入更多的，可以按F4,插入第二个，再按插入第三个……　另外，大部分对表格的操作都可以重复：常用于设置格式、插入/删除行列等。演示制表—数据输入技巧6—定位条件应用 例如：下图数量一列有三个单元格缺失数据，为空白单元格，假设这三个数据均为30吨，如何快速的填写上去。方法：如下演示图。演示制表—数据输入技巧7—条件格式应用 在工作中经常会遇到这样的情况，做出来的表格很多的数据，很难直观的看出数据所反映的问题。如下图，我想看哪个月哪个车间的品质比较好一些，那个车间品质稳定一些。 这个时候我们就可以用条件格式来解决这个问题，见后面演示图。条件格式应用演示数据有效性常用功能1、单元格内容输入限制 工作中在已做好的表格填数据时，偶尔会犯一些低级错误，比如：身份证号码、电话号码等位数输错，又如：让其他人填表时候，其不按照格式要求填写。 EXCEL的数据有效性中的单元格内容限制功能可以尽可能的减少我们这些错误。 下面我们来看一个例子。 我要限制身份证号码的文本长度为18位，限制入职日期只能为日期格式且不能超过2015-10-01数据有效性常用功能2、数据有效性制作下拉菜单 很多人看到下面的下拉菜单时，都以为是电脑高手用程序做出来的。其实这只是数据有效性的一个实用性技巧。 下面我们来一期学习下，怎么来制作这个下拉菜单。数据有效性常用功能3、数据有效性防止重复录入? 我们在进行数据录入时，由于录入数据量较大，可能会发生重复录入，比如录入材料编码、员工信息、合同编号等。 为了防止类似数据的录入重复，可以对录入数据信息的区域设置提示或者禁止录入重复的内容。请看如下演示，防止B列中员工工号的重复录入。数据有效性防止重复录入演示数据有效性常用功能4、数据有效性自动切换输入法 在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，利用数据有效性，可以让输入法智能化地调整。 选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。 要默认输入英文的话，在选择时候选“关闭（英文模式）”即可。 操作过程见下面演示。数据有效性智能切换输入法制表—数据处理知识点1、分列?在工作中，我们经常需要将一些已有的数据进行分列，如将“年/月/日”的数据按照“年”、“月”、“日”分别录入三行，实现其他查看的需要，通过Excel能够快速实现数据分列而减少手动输入的繁琐，尤其是当数据数量庞大时。分列演示知识点1、分列制表—数据处理知识点2、分类汇总?想把某一物品或者商品，分类汇总，但是数据太多，手动操作不仅慢，也容易出错，那么如何快速的汇总呢。出现这种情况的时候，分类汇总的功能就可以用上了。如下图，我想按照供应商对数量和金额进行分类汇总。具体操作见演示图。分类汇总演示制表—数据处理知识点3、数据透视表?数据透视表是一种交互式的表，可以进行某些计算，如求和与计数等。所进行的计算与数据跟数据透视表中的排列有关。之所以称为数据透视表，是因为可以动态地改变它们的版面布置，以便按照不同方式分析数据，也可以重新安排行号、列标和页字段。每一次改变版面布置时，数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据。另外，如果原始数据发生更改，则可以更新数据透视表。下面演示一个简单的数据透视表应用。数据透视表演示数据透视表演示图表制作及美化1、线柱图制作示例：如下图已完成的线柱图示例图表制作及美化