房地产公司行文管理办法全解.doc

行文管理办法 为规范公司各种文件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，特制定本规定。本规定自签发之日起施行，各部门、下属公司参照执行。 一、主要内容 公司的行文管理主要包含发文管理及收文管理。 （一）发文 发文，是指公司对外发出的文件。公司发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。 其中，一般事务性文件包括：通知、说明等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等； （二）收文 收文，是指公司本部收到的各类文件，按来文方向分，分为外部收文及内部收文。 外部收文，指的是公司以外来文，包括上级机关、主管单位的信函、公文、传真等；内部收文，指的是下属企业的请示件、方案等。 （三）收发文管理 公司下发的公文由综合部统筹管理，人资部门、各独立法人企业有权自行向上、向下发送公文，涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由综合部以公司名义发文。公文字号由综合部统一编制（详见附件1）。 公司收到的外来文及内部呈报件都交由综合部进行收文办理。公司外来文件和内部文的收文编号，由综合部按年份依流水号一文一号编制。 二、收、发文处理程序与要求 （一）发文处理程序（详细流程见附件3） 1、申请 一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。 公文及各种规章制度的发文，应事先向分管副总经理提出口头申请。 2、拟稿 各类文件拟稿承办部门： （1）公司总部对外文件、重要会议纪要由综合部负责拟稿； （2）各下属公司对外文件由下属公司自行负责拟稿； （3）职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿。 （4）公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。 格式要求 各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。具体发文格式如下： （1）文号格式 ①文号格式以发文单位+[年份]+XXX号为标准; ②XXX号要求三位数，按发文时间先后依次编号，例如001、002； ③文号字体格式要求：仿宋三号体字。 （2）标题及正文格式要求 ①标题：宋体小二字体，加粗，居中对齐； ②抬头单位：抬头单位要于标题下空一行顶格写，单位必须用全称; ③正文：仿宋_GB2312三号字体，抬头单位顶格，正文另起一行空四格写（首行缩进2字符）； ④落款：末尾落款日期靠右排版，格式以“二〇一三年二月十九日”为例。如需注明联系人，落款日期后起X行（根据排版美观需求自行定夺，联系人名字若为两字，两字中间空两格，名字与联系电话之间空两格）靠左空四格（2字符）写； ⑤抄送：如有抄送单位，于正文最末端排版，字号仿宋_GB2312四号。抄送单位需核实单位全称后依照上、平、下级顺序编排 ⑥页面设置：页边距为上、下各2厘米，左、右各2.5厘米；行间距为28-30磅（可根据页面排版需要，在此范围内调整行间距）；如需插入页码，阿拉伯数字，页面底端（页脚）居中排版； ⑦范例(详见附件2) （3）会稿签发 文稿拟就后，拟搞人应填《福州市文化旅游发展有限公司发文稿纸》(详见附件5)办理会稿签发手续。 首先交部门经理及综合部主任会稿。经部门经理审查修改，综合部主任会稿后的文稿，送公司分管副总经理核稿，公司重要会议纪要、各种规章制度要由领导班子成员会审。 其次进行会签、发送。文稿审核会签后，按权限呈送公司领导审定批准签发。公司行政公文、一般事务性文件可由法人授权领导班子成员签发，重要会议纪要、规章制度、重要文件、报市政府文件由法人签发。 经领导审阅签发的文件承办部门将发文原稿（含发文稿纸）送综合部存档，发文日期以领导签发日期为准。综合部经校对、登记后负责进行打印、盖章、装订。 （4）文件签收 综合部根据发文内容确定文件发送范围，并交由专人进行文件发送。公司向外发出的文件，均需由收件单位及个人填写《行政发文签收表》，其中，发至各所属企业的，由企业法人签收，发至外单位的，由其办公室接收人签收。 （二）收文的处理（详细流程见附件3） 综合部根据收文类型，相应填写办理单：只需领导传阅知悉的填写《收文传阅单》(详见附件6)；需进行办理的外部收文填写《外部收文办理单》(详见附件7)；需进行批示办理的内部收文填写《内部收文呈报单》(详见附件8)。 附件： 附件1：《公司文号编制规则》 附件2：《行文格式范例》 附件3：《发文管理流程》 附件4：《收文管理流程》 附件5：《福州市文化旅游发展有限公司发文稿纸》 附件6：《收文传阅单》 附件7：《外部收文办理单》 附件8：《内部收文呈报单》  福州市文化旅游发展有限公司 二〇一四年四月二十一日 附件1： 福州市文化旅游发展有限公司行文文号编制规则 为确保公司行文规范管理，公司各职能