房地产档案数字化外包浅议.doc

浅议房地产档案数字化外包 广州市房地产档案馆徐向云 通讯地址：广州市豪贤路193号7楼广州市房地产档案馆 邮政编码：510030 联系电话 020电子信箱：1021620941@ 内容摘要：近几年来,房地产档案利用居高不下,为了满足人民群众的需求,房地产档案数字化外包成为重要手段。该文结合工作实际，着重论述了房地产档案数字化外包的重要性和必要性，分析了目前房地产档案数字化外包工作中存在的问题及相关对策。 关键词：房地产档案 数字化 外包 实践 问题 对策 档案数字化外包是将一些传统上由组织内部人员负责的非核心业务如纸质档案的整理、修裱、扫描、装订等以外加工方式包给专业、高效的服务提供商，以充分利用组织外部最优秀的专业化资源，从而降低成本、提高效率、增强自身的竞争力的一种管理策略。 而房地产档案数字化外包，指的是房地产档案形成部门或档案保管部门采取数字化外包的方式，对房地产档案的纸质载体进行部分非核心业务处理的管理策略。 1、房地产档案数字化外包的重要性和必要性 1.1有利于保护实体档案 房地产档案记录了历史上大量房地产权、产籍方面的信息，大部分需永久保存，档案实体的重要性显而易见，而房地产档案数字化外包属于流水线作业，快速高效，能迅速将大批量的档案实体进行规范化整理、扫描，从而产生规范的档案实体和影像数据。一般情况下，档案利用的形式将变成影像数据的调阅。所以，数字化外包，能做到在短时间内，生成大量影像数据，迅速使档案实体调出的频率明显下降，从而在一定程度上保护了实体档案。 1.2有利于提高房地产业的工作效益和管理水平 房地产档案数字化外包的直接成果就是档案影像，档案影像的对外利用，减少了档案实体重复调出等不必要的重复劳动，节省了房地产买卖、移转各项业务的时间，同时，为档案远程利用提供了条件，解决了档案利用的时间和空间限制，直接促进了房地产业的蓬勃发展。 1.3有利于促进房地产领域的发展 近十年来，广州市房地产档案馆年归档量由30万卷增长至50万卷，馆藏档案由2003年的150万卷增长至近650万卷，档案利用量也是连年翻番。在此背景下，传统的调阅档案实体的利用方式显然已不合适宜，而内部人员数量有限，工作量有限，无法满足利用需求，在一定程度上制约了房地产业的发展。采取数字化外包的管理策略是顺应以及促进房地产领域发展的现实需求。 2、房地产档案数字化外包的工作实践及实践中存在的问题 2.1房地产档案数字化外包的工作实践 房地产档案数字化外包工作主要由前期工作、项目管理、后期维护和备份等内容组成。 2.1.1档案数字化外包的前期工作 ⑴制定外包业务需求是外包工作前期准备的重要环节。在此之前，需要作充分的前期调研工作，根据外包经费，核算单价、预计完成的数量、完成期限、数字化档案种类的选定、外包场地选择、管理岗位的设置等等。编制的需求方案，既要符合实际，又要具有前瞻性和全面性。在需求方案中，应对服务承建商的资质、外包服务价格（页／单价）、需完成档案数量（折合A4页）、完成期限（年）、指定档案种类、场地选择、硬件设备及耗材的型号与规格、数据加工各环节的质量检查标准、著录要求、图片文件保存格式、档案数字化软件设计、档案完成时限、文件备份要求等做出详细的规定。以此需求方案为依据，以招投标或谈判等方式寻找能响应需求的服务承建商。 ⑵制定项目合同，明确外包项目中双方的责任和权利。确认服务承建商后，需签订项目合同。合同要以需求方案为基础，对承建商的服务内容作出详细的规定，如工作目标、合作时间、服务内容（包括现场监控）、双方权利、责任划分、违约责任、售后服务等。另外，建设方与承建商、承建商与参与项目的公司员工需分别签订必威体育官网网址协议。 ⑶制定详细合理的加工流程，以及档案数字化规范。根据《纸质档案数字化技术规范》等标准和相关地方标准，制定出档案数据采集标准、著录细则、加工流程等，以便外包单位有章可循。广州市房地产档案馆已制定《广州市国土资源和房屋管理局房地产档案数字化工作规则》，对数据采集标准、著录细则、整理装订规范等已做了明确规定。且经过几年的探索，已积累了丰富的经验，档案数字化流程划分已十分精细，大致可分为：申请、出库、签收、封皮信息录入、拆卷、排序、编制页码、扫描、二次扫描、图像处理、数据挂接、扫描数据质检、内部质检、修改、著录标引、打印目录、装订、质量检验、修改、还档、数据备份等。 2.1.2数字化过程中的项目管理。 ⑴进行安全教育。应对承建商所有参与本项目的员工进行安全教育，包括档案安全、数据安全、消防安全等，从以上三方面出发，对公司员工严格要求。 ⑵进行业务指导。公司员工流动频繁，素质参差不齐，为保证数字化成果质量稳定，加工现场的业务指导必须贯穿项目的始终。 ⑶进行质量检查。项目管理成员由项目建设