业务规划与档案管理-国立东华大学总务处.ppt

* * 謝謝 聆聽 * * 您服務的機關庫房是長什麼模樣?左邊?中間?還是右邊? 如何讓您的機關檔案管理從倉庫變成檔案庫房,進而演變成理想的知識寶庫,這是您最主要的任務. 要達成的這個目標,您就需要擬計畫按部就班地完成各項檔案工作. * 為什麼要編列檔案管理計畫呢?理由如畫面所示. * 行政院主計處於90年2月，依據前揭預算法第33條規定，訂頒「中央政府中程計畫預算編製辦法」，揭示政府策略計畫體系包含「長程願景規劃」、「(部會)中程發展策略及相關個案規劃」與「年度施政規劃」三大層級。(詳閱圖1) * 先談規劃的類別與層級,依規劃環境之不確定性程度與內容焦點區分，可區分為策略規劃、方案規劃及作業規劃，發展出的文件例如：策略、方案、作業計畫。 * * ※方案管理包含方案的規劃分析、決策、執行，然後加以追蹤考核與評估，決定是否需要修正原先方案或採取必要的糾正行動；為進行方案執行之考核與評估，應建立管理資訊系統，進行方案執行過程監督與成果評估，並累積方案規劃、評估與相關執行經驗，以利知識管理與資訊應用。 ※Harold Kerzner認為，為有效完成工作，方案管理者必須「設定目標」、「建立計畫」、「整合資源」、「配置人力」、「進行管制與問題指導」、「提供執行誘因」、「創新替選行動」及「保持彈性」；成功的方案管理，應於特定的時間與成本限制之下，有效應用分配的資源，以達成原定成效目標與期待的執行水準。 * 計畫內容重點係對活動內容的陳述 產出的是貨品或服務 對於影響及效果要做事後評估 * 方案---Program 分支方案-----Project 工作要領---tasks或activities 這是專案管理最重要的概念---工作分解結構(WBS) 對於較複雜的統合性方案，於進行方案分析與設計之前，須配合主要目標、中程行動策略及各層次方案目標，研擬方案結構（program structure），以引導方案規劃、整合及其評估運作。方案結構可顯示主目標、行動策略、各層次主方案、分支方案間之關係及所含內容要項。 * * * * * * * 我國檔案法施行以來，重視檔案管理品質的機關多半會依法訂定中程策略計畫，或進行行動方案之選擇性規劃，以推動檔案業務。然而，從機關檔案管理金檔獎之評獎經驗，可以歸納發現一些機關的檔案管理計畫常見這些問題。 * * * * 行動方案之制定宜採取創新思考及必要的規劃原則與標準，運用六W(WHY、HOW、WHAT、WHEN、WHO、WHERE) 要領，並符合「SMART」標準，亦即「具體」（Specific）、「可衡量」（Measurable）、「可達成」（Attainable）、「切題」（Relevant）及「有完成期限」（Timetabled）。 * ※為改善方案設計，美國前副總統高爾於其領導的聯邦政府再造過程，要求各部會之方案規劃應符合這些基準。 ※方案規劃過程，亦應引導方案之創新性研析及不同目標、方案間資源之有效調整分配，以解決前述策略性課題。而方案之設計，包括新興、修訂及試辦方案之規劃。 ※新興方案設計之要領如次：參見教材講義P.16~P.17 ＊透過替選方案分析(alternatives analysis)途徑，思考及產生新興替選方案。 ＊可善用循環的評估途徑(cyclic approach)與創新思考，並有效運用「腦力激盪」、「CASPAR」檢核表、Attributes Listing、「從現場對話中，得到新構想」、「設計並組合不同的服務方法」、「統合綜效，進行第三種選擇」、「考量彈性消化或解決意外狀況之應變方案」及「小規模試辦」（small experiment）等方法，透過數個循環的方案構想、方案形成、組合、評選與重新組合之交替過程，整合不同方案之特色與優點，以形成最佳方案。惟規劃作業應依規定，排除經常性及未達經費門檻要求的計畫項目。 ＊運用六W要領。 ＊採取必要的規劃原則與標準。 ＊方案設計宜注意「目標」與「手段」間之關聯性(relevance)，其間應彼此密切配合。 ＊配合需要與優先課題，選擇具體的干預方式與過程，並創新干預作法。 ＊加強方案行銷。 ＊進行服務系統及相關空間之規劃配置，並具體顯示工作數量、頻率與分年實施計畫。 ＊配合預算新制與工作需求，強化成本分析，並考量機關年度財力負擔及計畫效果。 ＊推動計畫所需的組織調整、人力資源及財務需求，應納入方案之資源規劃重點。 * * * * * * * * * * * * 我國方案內容 依據 行政院所屬各機關中長程個案計畫編審要點第6點規定 架構 計畫緣起。(依據、未來環境預測 、問題評析) 計畫目標。(目標說明、達成目標之限制、預期績效指標及評估基準) 現行相關政策及方案之檢討。 執行策略及方法。(主要工作項目、分期(年)執行策略、