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公文制作规范与原则
教育部是一個家族網絡,公文作為一種內外對話… 一、公文製作意涵: 專業、溝通、敬業、再學習。 二、公文寫作原則: 簡、淺、明、確。 三、公文寫作變革: 精益求精、與時俱進。 一、公文製作規範: 1.行政院「文書處理手冊」。 2.教育部92.8.21台秘管字第0920126270號 「教育部公文處理常見的問題與改進意見表」。 3.97年11月6日第74次副主管業務會報修正「教育部公文品質改進加強措施」。 4.98年4月9日第82次副主管業務會報通過「教育部公文製作加強注意事項」。 5.其他:捷成公文製作系統、立法委員質詢案、業務會報決議、監察案件系統等。 二、公文撰擬原則 (一)撰擬格式 依內容、繁簡及需要性分採: 一段式(主旨) 二段式(主旨、說明) 三段式(主旨、說明、辦法) 3.承辦人員於辦稿(為公文之草本)時, 應分別填列下列各點: (1)文別:「令」、「函」、「書函」、「箋函」、「公告」等。 (2)速別:希望受文機關辦理之速別。填「最速件」、「速件」,普通件不必填列。 (三)撰擬要領 1.依來文要求辦理或復文者,請在「主旨」內摘述事由。 2.擬辦復文或轉行之稿件,請將來文機關之發文日期及字號於說明中敘明,俾便查考。 3.承轉公文如有需要,請摘敘來文要點,無法摘敘時,可照規定列為附件。 (四)法令數字用法 中文數字:公告稿、令、總說明、對照表內條文及說明序號 阿拉伯數字:簽案、衝擊影響評估、法令條文內文、其他文稿 1.函與書函的使用時機 2.簽與簡簽的使用時機 3.授權單位主管代判文稿的使用 4.受文者書寫 5.副本收受者的書寫 6.會簽意見之彙整 7.公文夾之使用 8.稿末之署名 9.騎縫 (四)會議議程格式 (會議名稱)議程 <目錄> 壹、主席致詞…………………………………………………………1 貳、確認上次會議紀錄(連續性會議)………………………………1 參、報告事項……………………………………………… …………1 肆、討論事項 …………………………………………………………1 案由1、○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○案,提請討論。…………………………1 案由2、○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○案,提請討論。 …………………………2 伍、臨時動議 陸、主席指示 柒、散會 捌、附件……………………………………………………………………4 附件1 ………………………………………………………………… 4 附件2 ………………………………………………………………… 6 對立法委員(院)行文方式一覽表 十八、回復致 部長信函 (一)各單位於處理社會各界致部長信件,回函之內容如無利害關係使用「部長用箋」;如有政策決定意涵則用「部函」以為區分。 (二)有關致部長重要函件(係指部長室交辦之重要信函),除以紙本回復陳情人外,副本請確實抄送部長室。 (三)部長民意信箱函件,為配合節能減紙,即日起承辦同仁於系統回復結案後,勿須再列印紙本抄送部長室。 近年來,核稿實例中亦可歸納出「格式」、「錯漏字」、「漏銜」、「金額」、「文號」、「騎縫」、「會簽」、「阿拉伯數字」、「附件」等9類需補正之情形,新修正再加「具體擬議」、「文義邏輯」2項 。 一、格式-取錯文稿(含一文多稿、立法院質詢答復)、送刊公報用稿缺漏訛誤、陳核圈選人選表格不符規定、左邊裝訂、使用正確單位名之公文卷夾等。 同仁於公文文書製作時,舉凡用辭、用字如有疑義時,建議查閱本部網站重編國語辭典。(6/newDict/dict/index.html) 依據來文而擬稿,說明必須引述來文機關或個人及其日期、文號,經常有同仁漏列。 三、漏銜-簡簽末未具單位名稱、文稿缺機關銜名或部長銜名。 八、阿拉伯數字-公文橫書數字使用不符「公文書橫式書寫數字使用原則」規範。 引述法規條文用阿拉伯數字,如:依兒童福利法第44條規定:「違反第2條第2項規定者,處新台幣1千元以上3萬元以下罰鍰。」;但,法制作業(法規修正、制定)則採中文數字,如發布法規命令的「令」--修正「民法」第一百十一條條文。 10.具體擬議-重要政策簽案未能就不同擬議分析利弊得失及提出最適方案。 本部公文製作系統中「簡簽(存查文)」及「簽」之版面格式,已新增「聯絡電話」
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