Excel 最初级制作方法.docx

这里的方法，主要针对 Microsoft office的 Excel。WPS的Excel 大同小异，有些细节不一样的。主要是针对学校的文案工作，大多数的表格制作，都是名字信息统计之类的。 以下图为例， 讲解下制作全程。********************************************************新建一个Excel之后， 原始格式这种的。可以直接在文本框输入内容，这是最原始的表格， 举例如下：这种表格，打印出来，是没有表格边框和格子线的： 打印预览：如果想打印出表格边框和 格子线的话， 操作如下：圈出表格的范围， 以上图为例，表格的内容直到F3，圈出A1到F3的范围，方法是：左键点A1的文本框， 按住键盘Shift键 不松手， 再鼠标左键点F3的文本框；2. 再选择显示表格边框和格子线： 具体位置在： “开始”下 字体的下方 有个虚线格子的标志，左键打开，选择“所有框线”；选好之后， 打印预览，是这种：这种表格， 只是单纯一个表格，没有表头之类的东西。要想在表格上方 加入文本表头之类的，操作如下：1. 更改页面格式，最上方的工具栏，“视图”—-----选择第二行的第二个选项 “页面布局” ， 这样的话，表格的显示会呈分页式， 表格的上方有个 “单击可添加页眉”，这里是输入表头的，文字、数字 都可以。 页眉里面 输入汉字后，打印预览如下：页眉里面的字、表格文本框里面的字， 都可以调整大小和格式； 提醒一下，表格文本框的大小是固定的，如果表格文本框里面的字，调的太大，会超出文本框； 页眉的字体，太大的话， 也会向下延伸，和 表格覆盖。比如：页眉表头的字体太大，向下覆盖了表格；表格文本框里， 名字长短不一样，软件默认的自动调整，会变成这样，很乱。2. 需要手动调整 表格的位置、 表格各文本框的大小。 ①调整表格位置。 页眉表头的字体大小确定之后，这个位置和范围是不能动的；所以，只能将表格整体向下移动。 页面的左侧，有个标尺指示，鼠标放在“1”的最左侧，会有个 上下“↑”的标志， 按住鼠标左键不松，上下拖动， 可以移动表格的位置； ↓ ② 调整表格内文本框的大小。 鼠标放在“A、B”之间的界限上，会有个“┼”标志，鼠标左键按住不松，左右拖动，可以改变下方 一竖列的所有文本框的横向大小。这样调整之后，打印预览出来， 表格实际是没有在正中间的，对于我这种强迫症来说，表格一定要放在正中间才行。③. 调整表格整体位置。 方法同上面第②点，鼠标放在“A”列最左侧，会有个“ ﹤—﹥ ”的标志，向右拖动，将表格拖动至 纸张的正中间。这里的操作，有个不好的地方： Excel默认情况下， 页眉会和表格一起移动，结果就是：表格在正中间了，但页眉却偏到右边去了。④. 调整页眉的位置。 选“页面布局”----- “页面设置”工具栏的横向 最右下角，有个很小的“◢”标志，点开之后，选“页眉/页脚”，最下面的“与页边框对齐” 前面的小钩钩 不点， “确定”。这样的话， 页眉就回到正中间了。 打印预览如下：表格的制作过程，基本就这些。不难。下面：说一下， 不同的Excel之间，信息复制的操作。一. 第一步，是原始表格 信息的提取。 学校有专人统计信息，制成原始表格。里面的信息量很大，涉及人数，一般都是4、5百人以上。 ① 分类提取信息。学校有9个年级，需要每个年级分开制表。 点“数据”---“筛选”，这样之后，每一竖列的第一个 文本框，有个下拉箭头，在“年级”那一栏，下拉之后，出现菜单，选择自己需要的 一类信息。这张原始信息表格里面，一年级的有38个人。信息提取出来了，要复制到新的Excel里面。按照我们最初的目的， 只需要将所有人的名字，制成花名册就行了，其他的信息都不要。至于，新表格，是做成 几行、几列的， 就看个人喜好了 。 如果是软件默认的字体大小的话， 一页纸，表格默认有 50横行左右。如果调整字体的大小的话， 横向的行数，肯定会减少。 以我上面的表格为例，页眉表头的字体是 “宋体28号”，文本框字体是“宋体20号”，再调整表格的整体位置下移，这样的话，表格最多有 25 横行左右。那么，上面提取的38个人的名字，肯定不可能放在一竖列里面， 至少做成 两竖列的。（当然，也可以三竖列， 按照这个字体大小，最多可以4竖列）。最初我是一个一个名字，挨个负责，来回切换，很没效率。后来想起，可以批量复制的。以 两竖列 为例。 38个人名字， 两竖列，每列19个名字。可以直接复制19个的名字。 ① 提前复制信息。 圈定“2—20号”的名字。鼠标左键点“2号文本框内的名字” ， ，点了之后，然后键盘“Shift”键 按住不松手， 再鼠标左键 点击 “20号文本框”， ，圈出所需的名字之后，右键“复制”。这里的信息比较少，