oeeice办公软件操作过程中的几个小技巧(２).doc

Office办公软件操作过程中的几个小技巧 1.页面设置。大家在写材料过程中，免不了每次都要进行页面设置，如果我们将经常用的规格设为默认，在以后的应用过程中就免去这一重复过程。 具体操作是：打开一个空白文档——鼠标左键双击标尺上没有刻度的部分（技巧1）——页面设置——将页边距、纸张、版式、文档网格按自己的要求设置好后，不要确定而是点击默认，系统会提醒——是否更改页面设置——点击是后退出，再关闭空白文档及可（不需保存）。 这里有一组页而设置的数据供大家参考：纸张是A4时，页边距上是3.7cm、下是3.5cm、左是2.8cm、右是2.6cm；页码一般选择奇偶页不遇；网格是指定行和字符风格，每行43个字符、每页22行。 2.版本功能。在文件下拉菜单中有一个叫版本的选项，不知道大家是否也使用，不烦可以试一试，作用还是很大的。一是可以在一个文档内跟踪查看文档修改历史；二是可以应用于长期报送大致相同的材料。比如我们在撰写工作报告或是按月报送工作进度，如果我们每修改1次或每上报1次材料就保存1个文档，一段时间后，文件夹里都是文档，要找其中一个很不方便，如果我们应用版本就可以将其保存为1个文档。 具体操作：第一次稿件完稿后——在文件下拉菜单中找到版本选项打开——在关闭时自动保存项目前的小方框中打上钩——再点现在保存——在保存版本对话框中输入名称，然后确定。以后对此文档的每一次修改，都直接保存在相同的文档里，你想查什么时间的修改都可以。 3.选择性粘贴。在编辑下拉菜单中有一个叫选择性粘贴的选项，在实际工作中也经常用到，比如我们在网上看到一篇好的文章，想要把它下载到word文档中，如果我们复制后直接粘贴，就会将一些网络格式一起复制，此时，我们就用到选择性粘贴。 具体操作：复制好相关内容后，不要直接粘贴，而是在编辑下拉菜单中找到选择性粘贴选项，点击后在弹出的对话框中选择无格式文本，然后确定。(如果你粘贴的文章内容太多，文章中出现的空格、回车等符号会直接影响文章的排版，此时我们就使用替换功能解决。具体操作是在查找和替换对话框中，查找内容部门输入[^1^13^32^t]{2,},在替换为内输入^p,在高级选项上选择使用通配符，然后执行全部替换) 4.显示比例的自由扩放。在进行电脑操作过程中，大家经常会选择不同的显示比例，以便于视觉良好，但系统给出的比例只有500％、200％、150％、100％、75％等整数，选择大了超出屏幕范围，选择小了看起来不舒服，很难找到理想的比例，这时我们就可以用快捷键ctrl来解决。 具体操作：按住键盘上的ctrl键不放，向前或向后滚动鼠标的滚动轮，当你感觉可以时停止就行。 5.页码设置。当前，多数材料中的页码都用4号半角白体阿拉伯数码标识（times new roman）,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码距左空1字。 具体操作：在插入下拉菜单中选择页码，然后选择格式中的单行数字，确定（确定），这时文档中的页码就会按照页面设置中奇偶页不遇的要求显示出来。分别选择一个奇偶数字双击进行设置。将光标移至数字前或后，按住shift键输入减号，将页码数字选定后移到线段中间，数字前后各输入一个空格，全选后选择半角白体4号，再移动1字位置。 6.当前系统日期快捷键。当文档结尾要输入当前日期，我们可以选择插入菜单中的时期和时间，然后选择所需要的格式，也可以用快捷键alt+shift+d（前提条件是系统日期必须与当前日期一致）。 7.修订功能。在工具下拉菜单中有一个叫修订的选项，主要作用是跟踪审阅，当我们草拟好一份材料后，需要通过邮件发送给多位领导审核，如果使用修订功能，当材料再次返回时就能够明显看到领导的修改，而不需要对原稿进行一一核对。 具体操作：材料结稿后，点击工具菜单中的修订选项后保存，当修改后的材料返回来的时间，改动过的地方都会有不同的标注，只要根据内容选择接受或拒绝修改就行。 8.常用字体的提取。在撰写文稿中我们经常用到的字体有方正小标宋、黑体、仿宋、楷体几种，每次用时都要进行选择不方便，我们可以将其提取到桌面上，直接点击。至于字号选择可用快捷键ctrl+[（变小）、ctrl+]（变大）完成，也可以先选中编辑部分，起用快捷键ctrl+shift＋p来设置。 具体操作：在工具下拉菜单中找到自定义选项（鼠标左键双击桌面空白处，菜单以下），在命令选项的类别框中找到字体，右边命令框中就显示出系统中的所有字体，选择你需要的字体后按住鼠标左键，直接将字体拖到桌面上。 9.选定和移动。在word文档中，经常要选定一定范围的内容，有些方法快捷可行。一是一行文字的选定。将光标移到要选定的行首，当指针变为向右的箭头时击左键。二是一段文字的选定。同样将光标移到该段第一行行首，当指