分 类 标 引PPT.ppt

模板来自于 * 模板来自于 * 分 类 标 引 任 务 安 排 前 期 集 体 讨 论（ 轮 廓 ） 查 资 料 韩 XX(06) 李 XX(09) 任 XX(13) PPT 制 作 （组长）徐 XX(25) 惠 XX(07) 后 期 集 体 讨 论（ 细 节 ） 演 讲 肖 XX(24) 目录 一、档案分类标引含义及工作程序 二、档案分类标引规则 三、辨别分类表类目涵义的方法 四、分类索引技巧 五、案例 一、档案分类标引的含义及工作程序 （一）分类标引的含义 是指按照档案的内容性质将其纳入分类表体系的过程。 （也就是从分类表中选取档案内容性质相符的分类号作为检索标识的过程。） 一、档案分类标引的含义及工作程序 一、档案分类标引含义及工作程序 研读《分类表》 判定类别 审校 标引分类号 分析档案主题 （方法） 标引人员在标引工作开始时，应系统研讨 《分类表》的编制说明、主表、附表，了解 该表的编制目的、适用范围、分类原则、 体系结构、标识符号、类目注释， 辨清上位类、同位类、下位类 等 关系，深入透彻地掌握其使用方法。 主题内容——通过案卷或文件的题名确定。 分析题名时，考虑立档单位——性质、职能 和任务，确定主题内容。 如果仍不能确定档案主题时——浏览正文， 有次序地阅读案卷封面、文件版头及文件的 正文，了解档案的主题内容 进行主题分析后，须确定哪些主题应予标引， 能为利用者提供检索途径，然后依据 主题性质，到《分类表》中查找其所属的类目。 将判定的类别赋予分类标识，给予分类号、 应依据案卷或文件内容的属性、主题多少、 检索需求，准确、一致、适度地进行标引。 审校——最后一道工序、确保标引质量的 最后关口。 审校内容包括：检查验证档案的内容是否得到 全面的分析，主题概念是否准确、恰当， 辨类是否准确，同类档案归类是否一致， 标引的类号是否充分、完整、准确， 书写是否正确无误等。 （二）分类标引工作程序 二、档案分类标引的规则 为了正确使用档案分类法，保证分类标引的准确性和一致性，提高分类标引的质量，故分类标引人员应遵循分类标引规则。 （一）档案分类标引的基本规则（书126） （二）各种类型主题档案的分类标引规则 1.单主题档案的分类规则 2.多主题档案的分类规则 二、档案分类标引的规则 1.单主题档案的分类规则 （1）只记述一种事物或一个问题，内容专一的档案，一般按其内容所属的只能分工范围给予分类标引 （2）从不同只能部门产生的关于统一事物的档案，应分别归入相应只能分工范围的类目。 二、档案分类标引的规则 1.单主题档案的分类规则 例：同一事物：化肥 不同职能部门：生产部门、销售部门…… 化肥生产入化工类的“NQ化学肥料生产”类目； 化肥销售入商业类的“LA22=931化肥”类； 化肥使用入农业类的“MA2154无机肥”类。 二、档案分类标引的规则 1.单主题档案的分类规则 （3）记述同一事物的两个或两个以上方面的档案，如果记述的几个方面属于同一只能分工范围的并列类目，则归入其上位类； 二、档案分类标引的规则 2.多主题档案的分类规则 （1）各主题是并列关系的档案，如有重点，则依重点归类，必要时对另外的主题作附加分类；如无重点，则个主题都给予标引；如各主题属于同一上位类之下的几个并列的小类，则可归入上位类。 例：《统战政策与改善党的宣传工作》归入“A5-11统战”类，或再在“A4宣传”类作附加分类； 二、档案分类标引的规则 2.多主题档案的分类规则 （2）各主题是从属关系的档案，如内容涉及的是上下位类 关系，一般归入上位类； 如果重点是讲较小主题时，则按较小主题的所属类目给予标引。例《普及微型机，加强微型机软件开发》，重点讲的是微型应用软件开发，则入“NK241213应用软件”类。 二、档案分类标引的规则 3.多因素主题档案的分类规则（1）个主题因素是交叉关系的档案，应将设计的几个类目的分类号组配并轮排，或同时归入所涉及的几个类目。如内燃电力两用机车应标引位PA212：PA213，轮排位PA213：PA213；也可归入PA212和PA213两类。 二、档案分类标引的规则 （2）各主题是应用关系的当啊，一般按应用到的方面归类；如果 是综合阐述一事物在各方面的应用情况，则归入该事物所归属的职能的类目。 （3）各主题因素是影响关系或因果关系的档案，一般归入受影响方面或结果方面的类目，但如果是技术一种事物在各方面的影响或结果的，则依发生影响的或作为原因的事物归类。 二、档案分类标引的规则 ? （4）各主题因素是比较关系的档案