2013级公关写作第三讲讲解.ppt

公共关系写作 授课教师：王光辉 二、公函 函的适用范围及特点: 函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询 问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 ???????? 第一篇 沟通协调类文案的写作 1．函的适用范围可分成以下四个方面： (1)平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性、询问性和答复性公务 联系； (2)向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项； (3)业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请求批准的事项； (4)机关单位对个人的公务联系，如复群众来信等。 2．函有如下三个特点： (1)适用范围广泛，使用灵活方便。 既可用于相互商洽工作，询问答复问题，又可用于向主管部门请求批准事项及主管部门审批或答复事项。 (2)行文方向具有多向性。 既可平行，又可以上行、下行，函较多时候作平行文。 (3)短小精悍。 内容单一，语言简洁，简单明了。 (二)函的主要类型 1．按内容和用途分，函可分成三种类型： (1)商洽函。 指用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。 如商调干部函、联系租赁函、洽谈业务函等。 (2)询问、答复函。 指不相隶属机关之间互相询问、答复处理有关问题的函。 (3)请批、批准函。 向不相隶属的业务主管部门制发的请批函， 业务主管部门向不相隶属的机关单位制发的批准函。 请批函和批准函常误用为请示、报告、批复。 2．按照文面规格，函可分为——公函和便函。 公函——按一般公文格式和要求行文。 便函——格式灵活、简便，写法较自由，可不写标题、不编文号。 便函不列入正式文件范围。 3．按照行文方向，函可分为去函和复函。 去函——也叫来函，即主动发出的函。 复函——是针对来函所提出的问题或事情，被动答复的函。 (三)函的结构和写法 1．标题。 函的标题有多种写法，一种是： 发文机关+事由+回复函对象+文种， 如《×县人民政府办公室关于棉籽价格问题给××县人民政府办公室的复函》。 另一种只写：事由+文种，省略发文机关， 如《关于请求拨款举办“民间艺术节”的函》——去函标题， 《关于拨款举办“民间艺术节”的复函》——复函标题。 2．正文。 （1）去函 “开头”——一般先写商洽、请求、询问或告知事项的依据、背景、原由。 “事项”部分——叙述和说明，是什么就写什么，要简明扼要，又要交待清楚。 “要求”部分——可多可少，如果事项很简单，可同事项写在一起，一气呵成。 （2）复函的正文写法同批复正文写法基本一样，由“引语”和“答复意见”两部分组成。“引语”——引述来函标题及来函文号。 “答复意见”——针对来函所提出的商洽、询问或请求等问题予以答复。 常用结语有——“特此函复”，“此复”，等等。 例文： 公 函 上海市x x x x事务管理处： 兹有我公司客户经理x x x女士，受新加坡有关方面邀请，拟于2000年x月x日至x月x日赴新加坡x x公司访问并进行商务考察。经研究，我公司同意派遣x x x女士赴新加坡访问和考察。现将有关材料呈现贵处，敬请审核，并帮助办理相关手续。 此致 敬礼 上海x x公共关系有限公司（盖章） 2000年x月x日 关于XX活动有关问题的复函 X X X X 股份有限公司 X X X总经理： 您好！ 贵公司X月X日送来的函件收到。对贵公司提出的问题，本公司有关领导进行了认真研究，现答 复如下： 由贵公司委托本公司策划和实施的X X活动，已于日前结束。本公司认为，这一活动总体上 是成功的，舆论反响也是好的。至于活动中出现的个别操作失误，对整个活动并无大的影响。 何况，造成这一失误的原因，与贵公司某些现场执行人员自行其是、不按实施计划执行有一定 关系，似不应由本公司承担全部职责。所以，贵公司据此提出要扣除合同中议定的公关服务费 用，似于理不合。敬请贵公司领导重新审议此事。本公司不希望因为这一细节问题而诉诸法律 ，并因此影响双方的友好合作关系。 专此复函，顺颂商祺！ 上海X X 公共关系有限公司（盖章） 2000年X 月X 日 网聚财富主角阿里巴巴年终客户答谢会邀请函 尊敬的××先生/女士： 　　过往的一年，我们用心搭建平台，您是我们关注和支持的财富主角。 新年即将来临，我们倾情实现网商大家庭的快乐相聚。为了感谢您一年来对阿里巴巴的大力支持，我们特 于200