企业档案管理系操统作指导.docVIP

企业档案管理系统操作指导 量子伟业企业档案管理系统根据电子档案管理及利用的特点，提供了建库、数据录入、文档扫描、立卷归档、数据转换、档案统计、档案编研、档案销毁、档案损坏、档案丢失找回、年报管理、库房实体管理、报表输出、光盘制作、查阅、借阅以及网络化浏览、下载、打印等完整、强大的功能。根据档案管理的分工不同，在逻辑上分为信息采集、业务管理、信息利用、系统设置、安全防护五个部分： 其中“信息采集”、“业务管理”及“信息利用”三个部分包括了用户日常档案管理的主要内容，实现了档案信息的收集、整理、管理、利用的网络化和电子化。系统设置和安全防护是整个档案管理系统安全、高效运行的基础。用户在系统设置部分，利用系统提供的模板定制技术来定制本单位的档案管理体系。系统的安全防护主要提供对用户访问系统权限的严密管理以及对电子档案数据的安全存储管理。 系统强大的定制功能使得量子伟业企业可以满足不同行业、不同规模的企（事）业单位的不同应用。并且由于设计的灵活性，可以让用户自己量身定制，使其更加符合用户自身的需求。 一、信息采集 数据收集部分包含建库、接口引入、数据录入、数据转换、立卷归档等功能。实现不同来源的各类档案的数据收集录入工作，是整个系统档案电子化的入口。现行文件信息可以通过与OA、MIS、ERP、PDM等系统建立接口程序，自动采集到预归档库并网上归档；实体纸质档案、照片档案以及音像档案可以通过扫描、非线性编辑等手段采集到档案库里；以前的历史数据可以通过数据转换引入到档案系统里来。 1.建立预归档数据库 预归档数据库主要用于录入和管理文件状态的信息，这包括需要预归档的文件、无须归档的资料，文件信息来源的多样性决定了数据库的管理层次及管理结构要能够灵活的对这种情况灵活适应，系统在建库时提供三个层次的节点管理： （1）分类结点 类似于Windows操作系统里的文件夹，并可以建立下一层分类，系统最多可以支持64层的深度扩展，分类结点主要用来显示并管理“目录树”，并不用于管理具体的数据。 （2）模板结点 用于表示一个管理的类型，模板里将包括该管理类型的数据库结构、录入字段、界面、报表格式、排序设置、网页发布字段等具体管理细则。 （3）数据结点 用于建立管理具体数据的数据库，可以按照年度、分类、项目等任意角度建库，在此库里录入、存储、管理、利用数据。 2.建立档案数据库 档案档数据库主要用于录入和管理档案信息，包括文书、科技、财务、照片、音像、实物、专业、特殊载体以后任意其它用户需要管理的档案类型，档案数据库的建立和预归档数据库的建立基本相似。具体的数据结点支持项目级、案卷级、文件级以及件盒级管理方式。 3.数据录入 （1）目录著录 用户在此进行项目、案卷、卷内、件盒级等不同管理目录的录入工作，系统提供记录增加、插入、删除、编辑、检索、排序等操作。为减少录入工作强度，系统提供以下功能加快录入速度： 项目、案卷、卷内目录关联 用户逐级按照项目、案卷、卷内目录录入数据，系统自动关联项目下的案卷、案卷自动关联其下的卷内目录。可以根据档案模板的设置，将上级目录的相同信息自动携带到下一级目录，系统自动计算整个项目和案卷的起止日期，对文件件数、总页数进行自动记数，在增加、删除、插入记录时自动调整。 指定记录追加携带 使用此功能，可在增加记录时将指定记录的内容自动复制，在此基础上局部修改。 插、删卷状态录入模式 系统支持插、删卷模式，在此模式下，在插入、删除案卷时，系统自动调整案卷号。 字段代码维护 可将常用的有规律的录入字段设置相应代码，录入时自动产生下拉菜单，选择录入。 信息自动生成 可在系统中设置档号的组成规则以及主题词库，在著录时系统自动生成档号、主题词可以通过分析主题词库实现自动标引。 自动查重 系统提供自动查重功能，出现重复信息，系统自动提示。 批量修改、批量删除 系统可对用户选择的一批数据进行统一操作，包括批量修改内容、批量加前缀、批量加后缀、批量删除数据。 （2）文件扫描 用户可以在本模块中对纸质档案进行扫描，根据命名规则，系统自动生成文件名。可以对扫描文件进行图像处理(非标准版本功能)，包括纠偏、去污、去黑边、去杂点、组成文档等操作。 （3）电子文件挂接 单个记录文件上传 将记录对应的文件自动上传到服务器，并且与目录做好对应。 批量挂接 根据文件命名规则，批量将一批文件上传到服务器，并且批量与目录做好对应。 4.数据转换 （1）数据转入 将外部的数据按一定规则转入到当前的档案管理系统中来。 本系统所提供的数据转换功能可支持多种数据库，可以把不同档案整理形成的数据（档案信息）转换到当前的系统，同时也为用户提供了一个通用的转换接口，可以在不同数据库之间进行数据转换。 （2）数据转出 将系统中的数据按一定规则转出去，转出的数据格式为国家