办公室邮件处理（参考）.ppt

邮件的寄发 邮件签发 邮件查核 邮件封装、登记 选择寄发方式 会说 会写 会做事 会做人 Company Logo 邮件的寄发 　邮件签发 　　除紧急信件外，秘书应把需领导过目签字的邮件集中在一起，请领导签字后才能寄发。 　查核邮件 　　查核附件是否准确和齐全；查核信封、信皮的格式、姓名、地址、邮编是否正确。 2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题 会说 会写 会做事 会做人 方法! Company Logo 邮件的寄发 　　邮件封装和登记　 ⑴ 为方便收件人拆阅，折叠信纸时宜将信纸的上下或左右纸边留出大约0．5厘米的距离； 　⑵ 若有附件，附件应与信件正文分开，把附件叠好放在正文的最后一叠中，这样收件人取信时，附件也会一同取出； 　⑶ 给邮票和封口上胶水时，要同时使用吸湿器，吸湿器能吸干过量的水份，以免玷污信封。 （4）秘书还应对发出的重要邮件予以登记，以便工作的落实与跟踪。 　 小技法 折叠要注意整齐美观，根据所使　　 用信封的大小，信纸可不折叠， 也可采用二折法、三折法或四折法。 多页应按顺序折叠成一叠， 不能单页折叠。　 2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题 会说 会写 会做事 会做人 Company Logo 邮件的寄发 选择寄发方式 　　 不同类型的邮件往往意味着不同的寄发要求，秘书应该根据信件内容的重要性及时效性选择妥当的传递方式。 　　 可供选择的寄发方式有：平信（本市、国内、国外）、明信片、印刷品、挂号信、包裹、特快专递。 如果时间紧迫，可以采取其他的快速传递方式，如：电子邮件、传真、快递等。 方法! 处理邮件的注意事项 1、要熟悉本公司报刊、邮件、函电收发制度； 2、要了解各种邮政业务，如信函业务、邮政包裹业务、特快专递业务等，特别是要熟悉一些邮政操作方面的小常识，如如何填写业务单式；如何封装包裹；如何查询、更改、撤回邮件等。 3、领导外出不在公司，秘书仍应按规范程序和要求处理各种邮件，但一定要和领导保持联系和沟通，重要邮件要及时请示汇报，处理过的各种来信应保留至领导返回后，请他逐一阅读处理。 　　 相关链接 邮政业务知识 一、信函交寄的范围有哪些？ 信函适用于交寄书面通信、各种公文、印有“内部”字样的书籍、报纸、期刊、教材和各种资料；各种业务性书面材料，如稿件、提货单、请柬、征订单、协议、票据、入场券、邮票、照片、报表；各种证件，如户口迁移证、户口本、团员证等。 二、如何交寄印刷品？ 印刷品交寄时，内部不可夹带信函和现金及其他物品，邮寄时交邮局工作人员验视内件后再进行封装、交寄，不要投入邮筒或信箱，投入邮筒或信箱的按信函处理。挂号邮寄时，除按重量交付邮费外，还要交付挂号费，邮局收寄后出给收据，妥善保存备查。 会说 会写 会做事 会做人 Company Logo 相关链接 三、什么是保价信函？ 保价信函是用户邮寄较贵重的物品和有价证券时，可申报与内件价值一致的保价金额。邮局按特定手续进行收寄处理，并按规定收取保价费，在运递过程中如因邮局责任发生丢失、损毁和短少时，邮局按其保价金额，予以赔偿。 保价信函准寄各种有价证券和寄件人认为重要的文件，如储蓄单、存折、支票、贵重集邮品、国库券、提货单、证据等。保价印刷品的准寄范围与印刷品相同。国内保价信函的保价金额，每件最高以人民币50，000元为限，国际保价函件的保价金额最高不得超过人民币10000元。 会说 会写 会做事 会做人 Company Logo 相关链接 四、如何封装包裹？ 用户交寄包裹时，应按照所寄物品的性质、大小、轻重、寄递路程远近和运输情况，选用 适当包装材料妥为包装。 ⑴ 脆弱易碎物品，内件与箱板之间要留出2厘米的空间，用柔软物料充分填塞。箱内物品不止一件时，还要分别用瓦楞纸、海绵等物包扎，防止运输途中碰撞损坏。流质及易溶物品，要先装入完全密封的容器内，再装入箱内，按上述方法填充箱内。对油腻、腥味、容易受潮的物品及有色的干粉末，应使用不透油的包皮套封后再装入箱内运递。 ⑵ 对柔软、干燥、耐压、不怕碰撞的物品，可以用布、箱包装。 ⑶ 贵重物品，例如，手表、相机、金银物品、珠宝等要装入坚固耐压的纸质或金属箱匣或者木箱内，箱内空隙的地方用柔软物料妥为填塞，箱外再用坚韧的纸或布包装。 用户交寄包裹时，邮局工作人员要验视内件，请交寄前准备好