秘书办文工作(参考).ppt

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案例分析 (一) XX大学人事处秘书林强,参加省教育厅召开 的2000年度职称评审工作会议,带回五份文件,办 完工作后,将上述文件锁进文件柜中。第二年进行 2000年度文件立卷归档时,林强告诉档案室2000年 没有收到上级机关发来的文件,只将本部门的发文 整理后,立卷归档。2001年学校职称评审,评审标 准沿用2000年的文件。秘书林强已于前一个月调到 X省林业厅工作。新来的秘书小陈找不到原来的文件。 请指出错误所在。 (二)XX省文物局为配合国家文物局的文物普查工作,需向全省各地市发一份《XX省文物局关于认真做好文物普查工作的通知》。局领导责成局秘书小陈起草该文件。小陈写完初稿后,本想找领导过目。但领导外出开会,需五天后才能回来。小陈觉得这份文件内容简单,不会出什么差错。就自作主张,将草稿交打字员小李打印。小李与小陈关系不错,不好意思拒绝。文件打印好后,小陈找办公室齐主任盖公章。齐主任发现该份文件既没有填写发文稿纸,也没经局长签发,遂没给该文件盖印、注册和登记,等局长回来后再作处理。 请指出错误所在。 * 四、公文的基本格式与写作要求 1.公文格式构成 公文一般由发文机关、发文字号、签发人标识、标题、题注、受文者(主送机关)、正文、附件、附件日期、附注、成文日期、主题词、抄送机关、印发机关、秘密等级、紧急程度、印章和印发日期等组成。 根据国家质量技术监督局 1999年12月发布的《国家行政机关公文格式》规定,组成公文的各要素划分为:眉首、主体、版记三部分。 1.眉首,包括的项目有:公文名称、发文字号、份数序号、秘密等级和必威体育官网网址期限、紧急程度及上行文签发人。 2.主体,包括的内容有:公文标题、主送机关、正文、无正文说明、附件、签发机关印章或签署、成文日期。 3.版记,包括的内容有:附注、主题词、抄送机关、印发机关和日期、印发份数。 2.公文规范的基本要求: (1)《中国共产党机关公文处理条例》(1996.5) (2)《国家行政机关公文格式》(1999.12) (3)《国家行政机关公文处理办法》(2000.8) 公文格式排版规定: 1.必威体育官网网址等级:“绝密”“机密”“秘密”标注后,加“★”,必要时加期限(如机密★5年),3号或4号黑体。 2.紧急程度:“急”或“特急”,在必威体育官网网址等级下一行,字号字体同必威体育官网网址等级。 3.发文字号:位于文头下方,居中;如有签发人,居左,两者排一行,3号或4号仿宋字。 5.签发人:发文字号右侧,空一格,字号字体同发文字号。 6.标题:标题由作事、事由、文种组成(可省),字数一般不超过50字;除出现法规、规章的标题外,不用书名号;具体形式有齐肩形、正梯形、倒梯形、除号形,公文如经会议讨论通过或批准的,应加题注,即用圆括号居中 7.附件:附件应标明标题、件数、份数。在正文以下日期以上,排出附件号。 8.注释:注释排在日期下方,用4号或小4号仿宋体。 3.公文写作的基本要求: 练习: 按照按照公文写作要求,修改下列语句中的错误 合“法”、求实 合体(体式规范) 简明、严谨、准确、规范完整、清晰、耐久 (主题正确、鲜明;语言准确、精练) (1)语句表达正确与否,是衡量表达能力的重要标志。 (2)我们要为构建和谐社会打下物质基础和精神准备。 (3)语文能力包括口头的说、听和书面的读、写两个方面。 (4)经过一系列的整顿之后,第一车间劳动纪律逐渐走上正轨。 (5)机器质量的好坏是保证生产安全的一个重要条件。 (6)5月3日,我们访问了参加过“五四”爱国运动的当年的爱国老人。 (7)某市教育局关于召开全市中小学校会议的《通知》。 (8)某局关于走私贩私的指示。 (9)某市矿务局关于全市上半年技术改造情况的反映。 (10)东南市人民政府转发国家计委2002年1号文件的通知。 1.根据形成和作用的公务活动领域,公文可分为???(?? ??) A.法定正式公文???B.通用公文 ??C.非法定正式公文????D.专用公文 2.通告的正文部分由哪几部分构成????(????) ?? A.发布通告的依据、目的???B.通告事项??C.结语???D.执行的具体要求 3.北京市政府向国务院各部委制发(主送)的公文属于???(????) A.呈请性文件????B.平行文件 C.上行文件??????D.下行文件 4.非同一系统的任何机关相互行文都使用???(????) A.上行文????B.平行文 C.通知??????D.下行文? 5.以下有关公文的说法错误的有???(????) ? A.公文的基本组成部分有:标题/正文/作者/日期/印章或签署/主题 B.通用公文又称行政公文,指各类机关普遍使用的文件如请示、报告、函等 C.通知的作者广泛,不受机关性质与级别层次的限制 D.函为不相隶属

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