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文件材料立卷归档基本要求 档案馆 2014年4月 - * - 内 容 提 要 三、声像材料归档要求 四、其他需要说明的问题 二、电子、纸质文件归档要求 一、立卷归档基本要求 平时立卷 一、立卷归档基本要求—做好平时归卷工作 一、立卷归档基本要求—明确立卷工作角色 - * - 兼职档案员 完成立卷归档工作 业务科室 分散立卷 档案馆 指导立卷归档工作 集中立卷 兼职档案员 科室分别立卷 分管领导 领导、协调 兼职档案员 办公自动化系统中的电子公文 本单位形成的电子文件 归档保存 一、立卷归档基本要求—明确电子文件双备份 照片 “双备份” 电子材料 （文件、照片） 纸质材料 （文件、照片） 同一份 电子、纸质 纸质制作电子 电子制作纸质 库房 管理系统 档案馆 电子文件 纸质文件 打印 扫描加工 　　 　　　　 一、立卷归档基本要求—明确归档时间 6月份之前 立 卷 立卷 部门 8月底— 10月底 档 案 馆 数 字 加 工 11月底之前 装 订 移 交 立卷 部门 二、电子、纸质文件归档要求—明确归档文件质量 电子 文件 纸质 材料 二、电子、纸质文件归档要求—明确归档文件流程 检查指导 初步集中 立卷 信息录入 （管理系统） 装订 移交归档 兼职档案员 兼职档案员 兼职档案员 档案馆 三、声像材料归档要求——收集意义 声像档案 亦称音像档案、 视听档案。是以音响、形象等方式记录知识信息的特殊载体形式的档案，包括照片、影片、唱片、录音、录像档案等。 声像档案 特点 真实记录性 选材典型性 视听形象性 艺术美感性 交流通用性 声像档案 作用 在宣传教育、传播知识、科学研究、艺术欣赏和历史凭证等方面具有重要作用。 三、声像材料归档要求——收集范围 收 集 范 围 凡是反映学校或本单位工作活动、具有查考利用价值的声像材料均属于收集范围。 重要会议 重大活动 教学科研 活动 三、声像材料归档要求——收集范围 收 集 范 围 外事活动 重要人物 校园 景物、风光 重大 事件、事故 三、声像材料归档要求——著录 照片和光盘著录：包括纸质和上传管理信息系统的著录 文字说明：地点、主要人物、事件 三、声像材料归档要求——平时收集、归档 重要活动 实时收集 重要会议 重要人物 重要事件 建立专门文件夹 （平时收集） …… 集中 保管 档案馆 实 时 归 档 来 年 终 归 档 1．考核：公示收集情况——自评——考评——公示 考评结果 2．对去年的考核情况：声像档案扣分比较普遍 《档案考核验收评定表》一是平时工作的指导性文件；二是年终考核指标，严格按考核指标考评； 对于文件是否收集齐全的考核：档案馆专职档案员平时浏览各分管单位的网站，记录各单位开展的重大活动、举办的重要会议，在来年进行立卷归时，凡是记录重大 活动、重要会议的文件材料和声像材料都要求归档齐全。 四、其他说明