模块二日常办公事务任务一维护和管理办公环境单元目标1.良好的职业 ....pptVIP

模块二 日常办公事务 任务一维护和管理办公环境 单元目标 案例展示 2．清理上司的办公区域： ⑴开窗换气、调好空调温度，开启照明系统； ⑵清洁整理上司办公桌，把文件放整齐，文件柜、书架和各种陈设的清洁，地面的打扫及垃圾、废纸清到； ⑶给绿色植物浇水，清除残枝败叶； ⑷茶水或饮品的准备； ⑸经上司授权后定期对上司的文件柜进行整理，把文件进行归类，将无用文件销毁； ⑹检查上司办公区有无存在的安全隐患，及时协调、解决。 办公环境工作环境的清洁、有序直接对组织形象和绩效产生一定的影响。 一个良好的工作环境，有利于公司的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。 案例展示 办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患 （1）地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如离开办公室前不锁门。 （2）室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患，如光线不足或光线耀眼。 （3）办公家具方面的隐患，如电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿态操作。 （4）办公设备及操作中的隐患，如设备电器插头打火或电线磨损裸露。 （5）工作中疏忽大意造成伤害的隐患，如站在带轮的椅子上举放物品。 （6）工作中疏忽大意造成失密的隐患，如复印时将必威体育官网网址的原文件忘在复印机玻璃板上。 （7）火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头，在灭火器前堆放物品。 国家为改善企业的劳动条件，保护员工的安全和健康，保证劳动生产率的提高，从1956年起就制定了《工厂安全卫生规程》，对工作场所的条件提出了具体的规定。例如：第9条“工作场所应该保持整齐清洁”；第17条“工作场所的光线应该充足”；第21条“去暖和降温措施”；第31条“工作场所应该备有急救箱”等，都说明国家一直非常重视员工的安全和健康。 范例: 天地公司隐患记录及处理表 办公室布置程序 ⑴对各部门的业务工作与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工之间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。 ⑵列表将各部门的工作人员及工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需要的空间，设定其空间大小。通常办公室的大小因各人工作性质而异。但一般而言，每人的办公空间，大者可3㎡-10㎡，普通者1.5㎡-8㎡即可以。 ⑶根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。 ⑷绘制办公室座位布置图，然后依图布置。 ⑸对设备的安放提出合理建议。 某公司平面设计图 某办公室设计图 布置办公室的基本要求 ⑴采用一大间办公室，对于光线、通风、监督、沟通，比采用同样大小的若干办公室为优。 ⑵使用同样大小桌子，可增进美观，并促进职员的相互平等感。 ⑶是同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致，以增进美观。 ⑷通常有许多外宾来访的部门置于入口处，若此法不可行时，亦应规定来客须知，使来客不干扰其他部门。 ⑸将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散精力及造成拥挤之处。 ⑹应预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。 ⑺主管座位应位于员工座位之后方，使主管易于观察工作地点发生的事情。 ⑻自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。 ⑼装设充足的电源插座，供办公室设备之用。 ⑽常用的设备与档案应置于使用者附近，切勿将所有的档案置于靠墙之处，档案柜应背对背放置。 此外，如条件允许，应在办公室内设置休息处，并提供便利充分的休息设备，以作为工余休息、自由交谈及用午餐之所需。秘书人员要根据对未来变化的预测，及时调整办公室布置。 某公司办公室平面设计图 * 1.良好的职业道德 2. 较强的协调沟通能力 3.团队合作能力 1．办公环境的构成 2．秘书对办公责任区的管理 3．办公室合理布局 1.能够对上司和自己的办公区域进行环境维护和整理 2.能够对公共区域进行环境维护和管理 3.能够对办公室进行合理布局 其他目标 知识目标 能力目标 本单元实训内容 任务1：你是河源市广晟有限公司的总经理秘书，早上你上班来到办公室，开始了一天的工作，请对你自己的办公桌及上司的办公室进行整理。（1学时） 任务2：今天是每周一次的对办公区域安全隐患进行检查的日子，你把上司和自己的工作区域打理好后，就对公共区域进行安全检查。 （1学时） 任务3：上司来上班了，你跟上司汇报了当天的工作后，上司告知你和他的办公室将一起搬到新楼办公，让你设计一个办公室布局方案。 （2学时） 王小姐是宏远公司秘书。早上上班时，王小姐提前15分钟到公司。她首先把上司办公室的窗帘拉起，窗户打开，桌面的文件按照柜架上贴的标签分类码放，把电脑下纠结的电线梳理清楚，把上司到公司就要审阅的重要文件放在办公桌中间。然后，王小姐用酒精擦拭自己办公桌的电话话筒和传真机，清洁自己办公区域的地面、桌面、柜台的卫生，整理自己保管各类文件。之后，王小姐又到接待