现代秘书学与秘书实务.ppt

《现代秘书学与秘书实务》 授课者：张津津 课前简介: 课程名称：《现代秘书学与秘书实务》 课程号：CLL313 学分：2分 考核方式：考试（2011年1月10日—21日） 课程邮箱163.com 参考书目： 《现代秘书学与秘书实务》，向国敏，华东师范大学出版社2006版 《现代秘书礼仪》，范立荣，首都经济贸易大学出版社2006版 课程简介： 第一讲 现代秘书礼仪 第二讲 秘书日常事务 第三讲 文书写作 第四讲 文书处理 第五讲 会议组织 第六讲 安排领导活动 课程目标 学会如何保持专业形象及社交礼仪 掌握沟通、时间管理、缓解工作压力等职业技巧 掌握公文写作、会议筹划与管理的基本方法 学会如何高效处理办公室事务 了解秘书学系统的运作理论 第一节 形象礼仪 一、仪容 二、服饰 三、举止 一、仪容 发型 个人卫生 化妆 二、服饰 1、女性：庄重、大方、体面、精致 （1）过分时髦 （2）过分暴露 （3）过分正式 （4）过分潇洒 （5）过分可爱 2、男秘书的穿衣礼仪 三、举止 举止指人在活动中的姿态、风度。从公共关系的角度而论，秘书的举止主要包括站姿、坐姿、手姿、表情和日常生活中的习惯。 （1）站姿： 直立、站正。 （2）坐姿： 男士：上身挺直，双肩正平，两手自然放在两腿或扶手上，双膝并拢，小腿垂直落于地面，两脚自然分开成45度。 　　 女士：上身挺直，双肩正平，两臂自然弯曲，两手交叉叠放在两腿中部，并靠近小腹。两膝并拢，小腿垂直于地面，两脚尖朝正前方。着裙装的女士在入座时要用双手将裙摆内拢，以防坐出皱纹或因裙子被打折而使腿部裸露过多。 　　 第二节 谈吐礼仪 一 谈吐要文雅 1、使用敬语 拜托语言：“请多关照”“承蒙关照”“拜托”等 慰问语言：“辛苦了”“您受累了”等 见面语：“久仰”“久违”等 Note: 适用场合 社交场合、会议或者和师长、身份较高的人 根据不同对象使用不同敬语。 2、使用雅语 正规场合、有长辈和女性在场的地方 3、养成使用礼貌用语的习惯是很重要的 问候语 感谢语 道歉语 征询语 应答语 慰问语 “请”字的运用 二、声音要优美 三、“交浅”不“言深” 不涉及疾病、死亡、灾祸等不愉快的事情 年龄、婚姻、住址、收入、信仰等个人隐私问题 谈话对象不愿意或者反感的话题 不直接批评长辈或者身份高的人 四、谈话要有对象性 话要因人而异，根据谈话对象的年龄、性别、职业、社会地位、文化知识水平及思想状况区别对待。 《汉书·艺文志》： “夫言有术，与智者言，依于博；与博者言，依于辩;与辩者言，依于要；与贵者言，依于势；与富者言，依于豪；与贪者言，依于利；与勇者言，依于敢；与愚者言，依于说。” “入境而问禁，入国而问俗，入门而问讳。” 五、保持适当距离 0.5-1.5米 空间距离感： 15厘米以内 ，为个人空间； 15-46厘米 ，为亲密无间； 46-120厘米 ，为社交空间。 第三节 接待礼仪 一、室外接待礼仪 1、去机场、车站迎接 递送名片的礼仪：递送名片式应起立，上身向对方前倾以敬礼状，表示尊敬。用双手的拇指和食指轻轻的握住名片后端，而为了使对方容易看见，名片的正面要朝向对方，递的时候可以同时报上自己的姓名。 接收名片礼仪： 认真拜读、小心收藏 2、准备住宿 3、赠送礼物 二、办公室接待礼仪 1、眼神：注视时间、注视角度 2、笑容：保持微笑，能表示友善、欢迎、亲切，也能表示请求、道歉、谢绝 3、握手：距受礼者约一步（75cm左右)时，上身微微前倾，同时伸出右手。应由主人、年长者、身份地位高者、女性先伸手。一般情况下，坐着握手或者拒绝握手都是很不礼貌的。握手时间最好也不要超过三秒。 方式: 对等式、双卧式、捏手指式 4、招待：请客人入座、奉茶 第四节 通讯礼仪 通讯，是指人们利用一定的通讯设备来进行信息的传递。被传递的信息，既可以是文字、符号，也可以是表格、图像。在日常生活里，商界人士接触最多的通讯手段主要有电话、电报、电传、寻呼、传真、电子邮件等等。通讯礼仪，通常就是指在利用上述各种通讯手段时，所应遵守的礼仪规范。 一、电话礼仪 2、接听电话的基本礼仪 迅速、礼貌接听电话：三声以内、您好、请稍侯等。 认真听对方说话 认真清楚地进行记录：5W1H 了解来电话的目的 平等对人 电话记录单 二、电子邮件礼仪 1.及时回复邮件