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第二章 档案收集工作 通过讲授，使学生明确收集工作的重要性。了解档案的主要收集方式、归档、接收和征集，以及收集工作中需要注意的问题。要求学生掌握收集档案的标准，学会合理收集。[教学目的与要求] 通过讲授，使学生明确档案收集工作的重要性。了解档案的主要收集方式、归档、接收和征集，以及在档案收集工作中需要注意的问题。要求学生掌握收集档案的标准，学会合理收集档案。 [教学重点与难点] 教学重点：1、档案收集工作的内容和要求； 2、归档制度及其内容。 [教学内容] 本章主要了解档案收集工作的要求与特点，特别要重视归档制度的内容，档案室、档案馆接收档案的途径。 第一节 档案收集工作概述 本节主要掌握档案收集工作的内容、要求与收集工作的特点。 档案是开展档案管理的物质基础，是档案信息资源开发的必要条件。因而，档案的收集活动在整个档案业务管理工作中占有重要的地位，是一个关键性的业务工作环节。做好档案的收集工作，必须了解和把握其工作内容、方法和途径，明确其指导思想与要求，处理好该项工作中的质与量、优化与丰富馆(室)藏等方面的关系。 一、档案收集工作的内容 档案收集工作就是按照党和国家的有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，把分散在各单位、单位内部各机构和个人手中的档案，以及散失在社会上的零散档案，有计划地分别集中到有关的档案室和各级各类档案馆，实行集中统一管理。 在档案学中，对“收集”这个概念的运用有着不同的理解。英国的希里拉·詹金逊1947年在伦敦大学为新开档案管理课程所做的开课演讲中说：档案不是搜集物，我甚至希望能够把“搜集”这个词从档案工作者的词汇中去掉。在俄国、法国、美国等一些档案学著作和档案工作条例中，也常使用文件、档案材料的“补充”、“集中”或“接收”等词。从对档案的本质的理解方面来说，档案是特定的机关或个人在其工作活动中形成的文件有机体，是自然形成的历史记录，不是人们随意搜集的拼凑体。而作为对档案管理一项活动的描述来说，难以完全避免“收集”这个概括性和专指性的习惯通用术语。应该指出的是，所谓档案的收集，就是按照档案形成的规律，把分散的材料接收、征集、集中起来。所以，我国档案界还是通用“收集”之称。 档案收集的工作内容，从工作方式上来说，可以概括为两个方面：一是档案的接收，二是档案的征集。档案的接收，是指档案馆(室)收存档案的活动过程。它是整个档案收集工作的中心内容，是档案部门取得和积累档案的主渠道。档案的征集，是指档案馆按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动。它是档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道。从具体的工作内容上来说，档案收集工作包括以下4个方面： (1)政府机关、企业、事业单位的档案室对本单位(部门)需要归档的档案的接收； (2)政府机关、企业、事业单位对那些未及时归档的档案的补充收集； (3)档案馆对现行机关、撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中和接收； (4)档案馆对中华人民共和国建立以前各个历史时期形成的档案的接收与征集。 二、档案收集工作的特点 1、预见性与计划性 档案文件作为人类各种社会活动的产物，其产生和形成具有明显的分散性特点。所以，必须在调查研究的基础上，科学地分析和预测其形成、使用、管理的规律和特点，才能作好档案的收集工作。此外，档案实体管理部门还必须全面了解和掌握本档案馆(室)主要档案用户的利用动向、特点和规律，使收集来的档案文献符合档案用户当前的和长远的需要。所以，档案收集工作要有计划性、主动地进行。 2、针对性与及时性 档案收集工作，必须根据各级各类档案馆(室)的收集档案的范围来进行，不能违反国家规定，擅自收集不属于本馆(室)收集工作范围的档案，以保证收集工作能够有目的、有重点地进行；档案收集工作还具有及时性的特点。它要求档案人员必须具有明确的时间意识，将应当接收和征集的档案及时收集进馆(室)。应避免拖延迟误，在掌握有关线索的前提下，采取相应的方式，尽快将档案收集起来。 3、系统性与完整性 档案收集工作的系统性，从横的方面来讲，就是收集来的档案在种类、内容方面应齐全完整，同一项社会活动的档案应当是一个有机的整体；从纵的方面说，要保证收集来的档案能够历史地反映出一个地区、一个部门、一个专业系统、一个单位的历史脉络。此外，在收集档案时，应充分考虑到档案的科学文化价值及其在当前的工作、生产、科研活动中所能起到的积极作用。这样才能使档案室真正成为机关、单位的参谋与咨询部门，使档案馆成为社会各方面开发利用档案史料的中心。 三、档案收集工作的意义 (一)档案收集工作是档案工作的起点 档案工作的对象是档案。有了档案，档案室和档案馆才有进行整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等各项工作的物质条件。档案馆(室)所管理的档案，主要不是由档案馆(室)自己