采购部制度.doc

采购部管理制度 一、总则 （一）为规范管理，有效控制酒店运营成本，本着搞好采购供应，维护经营管理，保障酒店运作的工作方针，根据行业相关要求和本酒店实际情况，制定本制度。 （二）酒店采购方式分为采购申请单采购、鲜活类每日订单采购和合同、协议采购等。 （三）酒店采购物品种类分为食品类（包括鲜活食品、干货、冻货、调味品、酒水等），用品类（包括一次性客用品、布草、印刷品、办公用品、工程维修配件及工具、百货类等）说明原因。 维修等服务项目 四、采购物品品质规定 1. 索证规定。所有供应商均须提供有效期内的合格企业资质证明。 2．供应商的规定。所有采购物品的品质须保持一贯稳定。大宗物品供应商的变更，须在采购单上明确说明，报公司主管领导、财务总监、总经理审批后方可执行。 3. 质量规定。使用部门如申请对定型及计划内订货的物资样版改版，须经主管领导、总经理审批后，重新打版封样，采购员才能落实订货。 4. 责任规定。使用部门、采购部、仓管部各负其责，对酒店采购物品的品质按照相应职责划分负责。 五、食品类采购工作流程 （一）分类采购的规定 1、时令蔬菜、水果、海鲜类为鲜活类每日电子请购单采购方式。对于蔬菜水果类食品，由行政总厨出具基本规格要求，每半月由采购部组织大厨、人力资源部、财务部、仓管部四大部门市场询价，共同采购部分样品，按版进货收货。 2、鲜肉类产品为每日电子订单采购。每日进货的鲜活类食品，由中西厨、酒吧、员工食堂于进货前一天的下午14：30前将鲜活类每日请购单审核，采购员根据存货原料报价单生成订单，然后通知客户按规格、按要求及时送货。 3、冻货、调味品、干货等的采购，由中西餐行政总厨或被指定人员对食品的规格、品牌、质量、使用起止日期等提出具体要求，采购部据此招投标，确定供应商补货采购。 4、酒水类采购采取签订供销协议和采购申请单采购相结合。每次采购按照招投标定价或存货价格表定价采购。 5、饮用水、饮料、咖啡、鲜活类食品采用供货协议采购。 6、使用部门需要的某种新原料、在市场上发现或客户提供的新品种，由采购员呈交行政总厨鉴定，接到书面确认通知后，由采购员按相应的审批程序办理订货。 7、海鲜鱼池的品种，使用部门按前一天实际的使用数量与财务收银员及时核对。如遇客人点菜的品种鲜活类食品报价单上没有且数量不大的，按创价网当日网上报价定价。 （二）食品类定价 1、一次性采购的食品，按以下办法定价。 （1）市场变化较大的产品，如蔬菜、水果、海鲜、水产品、每半月定价一次；冻品、鲜肉等每一个月报价一次；干货、酒水、粮油等每次采购按照招投标定价或存货价格表定价采购。如有价格发生变化，采购员填写价格变更单，说明价格变更原因交采购部经理核定价格后签名，并呈交主管领导、财务总监审核价格，总经理批准同意后采购员方可按此价格执行。鲜活类的定价须集体询价集体定价，询价组成员由采购员、财务成本组核算员、仓管部收货员、中西厨房大厨、员工食堂的代表组成。询价后采购部组织询价小组开会研究后，出定价报告，报主管领导、财务总监审批执行。 （2）属不常用、季节性较强、价格易变或特殊品种，不是急用的非询价品种，事前要了解市场价格，经三家对比价格，部门经理建议供货单位后报主管领导审批，急用的非询价品种，要立即进行多家询价，选择价低者，并提请经理确认。 （三）货款结算工作规程 客户的货款结算，按照合同约定或采购单注明的结款方式结算，凭客户交来的发票、采购申请单和收货组的收货单，采购员核对品种及单价后签名确认，部门经理审批后交财务部办理结算手续。 六、用品类的采购工作规程 （一）分类采购规程 1、一次性客用品、印刷品、布草、工服等定型物品及计划内仓存物资的请购，由仓管部根据物资库存的最高储备量、最低储备量及使用部门的使用情况，下采购申请单，采购员根据定价填写请购单后交采购部经理签名，分管副总审核后，按相应申购程序办理采购。 2、工程维修配件及工具、百货类等非定型及计划外物资请购，由使用部门根据营业上的需要，直接填采购申请单（一式四联）申购，并注明申购物资的名称、规格、型号、数量（必要时提供样品），由使用部门经理签名后交仓管部核实库存情况，采购员根据定价填制请购单后交采购部经理核定，并呈交财务总监、副总、总经理审核。 3、各部门每月的办公用品，由行政办公室、仓管部统计品种、数量，于每月的25日前统一填请购单申购，采购员联系各客户订货，并于次月的7日前将用品送至仓管部。 4、各部门急需使用、订货金额不大的物资，可填写一式四联的紧急订单（总办加盖加急章），请购部门经理签名后转采购部办理，采购员根据定价填制后交采购部经理、财务总监审核、分管副总审批签名并办理订货手续。 5、对于采购固定资产、大型设备、金额大的物资，使用部门先草拟报告上报批准后，执行询价比价程序确定供应商后签订购销合同。合同注明购货