电子邮件使用手册.docVIP

電子郵件使用手冊  一、 收發信軟體介紹 1 二、 準備工作 1 2.1認識Outlook Express 1 2.2如何啟動Outlook Express 1 三、 發送信件 1 3.1送信的準備工作 1 3.1.1新增寄件者電子信件資料 1 3.1.2變更異動人員收發電子信件資料 2 3.1.3建立收件者的通訊錄 2 3.1.4建立寄件者的簽名檔 2 3.2編輯信件 2 3.2.1直接在郵件編輯區內輸入信件 2 3.2.2以附加檔案方式編輯信件 2 3.2.3儲存編輯中的信件 2 3.3發送信件 2 3.3.1立即發送信件 2 3.3.2自訂發送信件時間 2 3.3.3檢視信件發送狀況 2 四、 接收信件 10 4.1接收信件的準備工作 10 4.1.1新增資料夾 10 4.1.2刪除資料夾 10 4.2處理信件 10 4.2.1接收來自不同單位的信件 10 4.2.2開啟信件 10 4.2.3列印信件 10  收發信軟體介紹 目前市面上的收發信軟體琳瑯滿目，例如Microsoft Outlook Express, Microsoft Outlook, Netscape Messenger和 Eudora等。 因Outlook Express 是IE6.0 (Internet Explorer4.0) 的成員之一，所以如果您目前使用的瀏覽器是IE4.0以上的版本，就已經包含Outlook Express，也就是說安裝IE4.0完成後，系統會自動產生一個Outlook Express捷徑在桌面上。本使用手冊以Outlook Express為範例，其他收發信軟體功能大致上都差不多，請自行參閱相關書籍。 準備工作 2.1認識Outlook Express Outlook Express是Internet Explorer4.0 (IE 4.0) 家族中的新成員，負責處理電子郵件與新聞群組，與Office 2000家族中的Outlook 2000或Outlook 98是不同的產品。 2.2如何啟動Outlook Express 按下左下角工作列的開始鈕展開功能表，從程式集子功能表中選取Internet Explorer項中的Outlook Express應用程式圖示選項，Windows就會啟動Outlook Express。 發送信件 3.1送信的準備工作 送信前為了確認寄件者與收件者的身分，有幾件準備工作： 3.1.1新增寄件者電子信件資料 首先必須建立寄件者個人的電子郵件地址、帳號與密碼。 3.1.2變更異動人員收發電子信件資料 人員異動時，則必須變更異動人員的電子郵件地址、收件時的帳號與密碼。 3.1.3建立收件者的通訊錄 當收件對象越來越多時，為了方便記憶就需建立通訊錄。建立通訊錄包括了建立連絡人(個人)與建立群組(單位)。 3.1.4建立寄件者的簽名檔 簽名檔類似我們寫信時附在信尾的署名，可以是文字或圖片。當我們開始編輯信件前會自動加在信尾以方便連繫，同時也可再確認寄件者的身分。 3.2編輯信件 建妥寄件者與收件者資料後，就可以開始編輯信件。編輯信件有兩種方式：直接在郵件編輯區內輸入信件或以附加檔案方式編輯信件。 3.2.1直接在郵件編輯區內輸入信件 3.2.2以附加檔案方式編輯信件 以文書編輯軟體(例如：Microsoft Word)完成後，再以附加檔案方式寄出。 3.2.3儲存編輯中的信件 編輯信件時，我們可能有事暫時離開座位，可以先將信件儲存起來。 3.3發送信件 信件編輯完成後，就可擇時發送信件。 3.3.1立即發送信件 編寫完成後，直接按「傳送」鈕將信件送出。 3.3.2自訂發送信件時間 信件已編寫完成還不想傳送，可以自訂傳送信件時間。 3.3.3檢視信件發送狀況 切換到寄件匣確認信件是否成功傳遞；當網路或郵件伺服器有問題時，信件並不會傳送出去而是暫存在寄件匣，等問題排除後寄件匣才會清空。 3.1.1新增寄件者電子信件資料 步驟一：選取工具功能表的帳戶，出現Internet 帳號視窗後，選擇新增「郵件」。 步驟二：網際網路連線精靈會自動跳出且引導您作設定。共有五個畫面，每一畫面設定完成後按下一步，如果要回到前一畫面按上一步。 回到網際網路帳戶視窗後，您可以發現mail2這個帳號已新增成功，按「關閉」離開。 3.1.2 變更異動人員收發電子信件資料 步驟一：同加入新進人員收發電子信件資料中的步驟一，出現Internet帳號視窗後選擇內容即可變更收發電子信件資料。 步驟二：選擇一般標籤，在此設定使用者在傳送信件時的署名(名稱)，使用者所屬的公司名稱(組織)和電子郵件地址。 步驟三：接下來選擇伺服器標籤。伺